SudhaDaten- und BI-Süchtiger
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Fassen Sie diesen Blogbeitrag wie folgt zusammen:
Anmerkung der Redaktion:Beschaffungsanalysen umfassen das Sammeln und Auswerten von Beschaffungsdaten, um wertvolle Geschäftseinblicke zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Nutzen Sie diesen Leitfaden für Einsteiger, um die Vorteile und den Nutzen zu verstehen, die Beschaffungsanalysen bieten.Beschaffungsanalysemit detaillierten Anwendungsfällen im Beschaffungswesen und Definitionen der wichtigsten Begriffe.
Ob man Daten nun als „das neue Öl“ oder „das neue Wasser“ bezeichnet, spielt keine Rolle. Denn egal, wie man sie vergleicht, selbst mit „Luft“, jeder weiß, dass sie allgegenwärtig und für Unternehmen unerlässlich sind. Das gilt auch für den Einkauf. Sobald man erkennt, wie entscheidend Daten für die Wertschöpfung sein können, ist nur noch ein erster Schritt in Richtung Datennutzung im Einkauf nötig. Gehen Sie also diesen ersten Schritt.verstehen, was Beschaffungsanalyse ist, welchen Nutzen es bietet und einige Anwendungsfälle für Analysen im Beschaffungswesen.
Procurement Analytics ist der Prozess des Sammelns, Bereinigens und Analysierens derDaten aus dem Beschaffungsprozess für Erkenntnisse und EntscheidungsfindungKlingt einfach? Werfen wir einen kurzen Blick auf die verschiedenen Datentypen, die im Beschaffungswesen verfügbar sind – Lieferantendaten, Kosten pro Artikel, Kanaldaten, Ausgaben pro Kategorie, Einsparungen, Daten zu Beschaffungsrichtlinien usw. – und das ist nur die Spitze des Eisbergs.
Beschaffungsdaten, die aus verschiedenen Quellen und Datensystemen stammen, sind in der Regel unzusammenhängend und über verschiedene Systeme verteilt, was ihre Analyse erschwert. Alle diese Daten werden anschließend gespeichert, gründlich bereinigt und klassifiziert, um sie je nach Geschäftsanforderungen oder Anwendungsfall zu verwenden.
Lassen Sie uns einige der Herausforderungen der Beschaffungsanalyse und die verschiedenen Anwendungsfälle, in denen Anwender den dadurch geschaffenen Mehrwert erkennen können, genauer betrachten.
Ein Jahr 2021Globale CPO-Umfrage von DeloitteEine Studie ergab, dass sich die Prioritäten von Einkaufsleitern in den letzten Jahren dramatisch verändert haben. Für fast 78 % von ihnen steht die Steigerung der betrieblichen Effizienz an erster Stelle, nicht die Kostensenkung. Ein wichtiger Weg dorthin führt über Procurement Analytics. Dies zeigt, dass die meisten Unternehmen zwar an der Implementierung von Analytics interessiert sind, diese aber nicht umsetzen können. Gründe hierfür könnten sein:
Sie fragen sich vielleicht, warum wir zuerst über die Herausforderungen gesprochen haben, anstatt auf die Beispiele einzugehen, und dieAnwendungsfälle der BeschaffungsanalyseDenn sobald man das Problem verstanden hat, ist es einfacher, die Lösung zu finden.
Bevor wir uns mit den Vorteilen und dem Nutzen von Beschaffungsanalysen befassen, ist es hilfreich, einige wichtige Begriffe zu erläutern, insbesondere für diejenigen, die mit dem Thema noch nicht vertraut sind. Andernfalls können Sie direkt zum nächsten Abschnitt springen.
Beschaffung
Sourcing ist der Prozess der Bedarfsermittlung, der Lieferantenbetreuung und der Bedarfsdeckung, um den täglichen Ressourcenbedarf von Organisationen zu decken. Er umfasst Strategie, Recherche und Bewertung. Im Kern geht es um die Beurteilung, Auswahl und das Management von Lieferanten, also die Lieferantenbeziehungen. Obwohl Sourcing oft mit dem Einkauf verwechselt wird, kann es als Teil des gesamten Einkaufs betrachtet werden.
Beschaffung
Die Beschaffung ist ein durchgängiger Prozess, der die Lieferantensuche bis zur Bezahlung umfasst, einschließlich Planung, Verhandlung, Bestandsverwaltung, Erstellung von Bestellungen usw. Unternehmen nutzen Beschaffungsdaten, um Lieferanten zu bewerten, Kostensenkungspotenziale zu identifizieren, Vertrags- und Beschaffungszeiten zu verkürzen usw. Sie lässt sich in strategische und transaktionale Beschaffung unterteilen.
Source-to-Pay
Der gesamte Beschaffungsprozess wird üblicherweise als Source-to-Pay-Zyklus (S2P) bezeichnet und ist in zwei Teile unterteilt: den S2C- und den P2P-Zyklus. Source-to-Pay umfasst den gesamten Prozess von der Auswahl der Lieferanten bis zur Bezahlung nach vollständiger Warenlieferung.
Quelle bis Vertrag
Dieser Teil des Source-to-Pay-Zyklus, Source-to-Contract genannt, umfasst Funktionen wie Beschaffung, Lieferantenmanagement, Vertragsmanagement und Kategorienmanagement. Er befasst sich mit der Identifizierung der richtigen Lieferanten und der Pflege der Geschäftsbeziehung zu ihnen.
Kauf und Bezahlung
Dieser Teil des Source-to-Pay-Zyklus, Purchase-to-Pay genannt, umfasst die Verwaltung von Bestellungen, Rechnungen, Einkauf und Zahlungen. In diesem Zyklus geht es vor allem darum, die vom Team gestellten Anforderungen zum richtigen Zeitpunkt zu erfüllen.
Ausgabenanalyse
Dieser Begriff beschreibt einen der bekanntesten Anwendungsfälle von Procurement Analytics. Ausgabenanalyse bezeichnet die Auswertung von Ausgabendaten aus verschiedenen Quellen, wie beispielsweise Rechnungsanalysen nach Kategorien, Bestellanalysen zur Ermittlung von Durchlaufzeiten oder Lieferantenmanagement sowie Zahlungsbedingungenanalysen zur Identifizierung von Abweichungen und Verbesserungspotenzialen. Wir werden die Ausgabenanalyse im Folgenden näher erläutern.
In diesem exklusiven Webinar erfahren Sie, wie Sie das Potenzial von Beschaffungsanalysen nutzen können, um die Beschaffungsprozesse Ihres Unternehmens zu optimieren.
Wie jede andere Analysefunktion lässt sich auch die Beschaffungsanalyse in deskriptive, diagnostische, prädiktive und präskriptive Analysen unterteilen, je nachdem, wie die Nutzer die Daten analysieren möchten. Falls Sie mit diesem Thema noch nicht vertraut sind:
Deskriptive Analytik:Historische Daten können genutzt werden, um herauszufinden, „was passiert ist“. Anwendungsbeispiele hierfür sind Klassifizierung, Clustering und Regressionsanalyse.
Diagnostische Analysen:Hierbei geht es darum, mithilfe statistischer Methoden herauszufinden, „warum etwas passiert ist“. Zu den Techniken gehören unter anderem Zeitreihenanalysen, ROI-Berechnungen und Kanalanalysen zur Ermittlung der besten Plattformen. Die angewandten Techniken hängen vom jeweiligen Anwendungsfall ab.
Vorhersageanalysen:Muster in Daten erkennen, um Situationen vorherzusagen und so zukünftig effektive Entscheidungen treffen zu können. Beispiele hierfür sind Ursachenanalyse, Warenkorbanalyse, Bedarfsplanung usw.
Präskriptive Analytik:Im nächsten Schritt werden verschiedene Szenarien analysiert und Wahrscheinlichkeiten ermittelt. Dies kann beispielsweise die Analyse von Daten verschiedener Anbieter umfassen, um die besten Kosteneinsparungen oder eine optimierte Zeitersparnis zu erzielen.
Obwohl die meisten Organisationen das Niveau vonAnalytische Reife erforderlichAusgehend von den oben genannten vier Typen gibt es noch eine weitere Möglichkeit, über die Beschaffungsanalyseprozesse zu entscheiden, nämlich basierend darauf, wer sie nutzen wird oder wie sie genutzt werden sollen.
Operative Analytik:Analyse von Kennzahlen, die für den täglichen Betrieb benötigt werden, wie z. B. Zykluszeiten, Status, ausstehende Aufträge usw.
Finanzanalyse:Kennzahlen zur finanziellen Effektivität wie Cashflow-Analysen, Auswirkungen auf die Gewinn- und Verlustrechnung usw.
Strategische Analysen:KPIs, die strategische Prozesse analysieren, um die Einhaltung der Organisationsrichtlinien sicherzustellen.
Diese Kategorisierung ist wichtig, wenn die Organisation unterschiedliche Analyseanforderungen für ihre verschiedenen Abteilungen oder Geschäftsbereiche hat. Sind Sie sich unsicher, welcher Analyseumfang benötigt wird oder welche geschäftlichen Anforderungen für die Implementierung bestehen? Keine Sorge, unser Data-Discovery-Workshop hilft Ihnen dabei.
Zu den Datenquellen, die im gesamten STP-Zyklus eine Rolle spielen und für die Analyse nützlich sind, gehören Stammdaten zu Produkten und Benutzern.
Zu verstehen, wo sich alle Daten befinden und sie zusammenzutragen, ist der erste Schritt, noch bevor die eigentliche Analyse beginnt. Wenn Sie also Ihre Beschaffungsdaten analysieren möchten, ist es wichtig, die verschiedenen Datenquellen zu kennen und sie mit den Stammdaten zu integrieren. Im Folgenden betrachten wir einige der wichtigsten Anwendungsfälle für Beschaffungsanalysen.
Die Bedeutung des Einkaufs als Funktion hat im Laufe der Jahre zugenommen, und mit den aktuellen technologischen Fortschritten…von Datenmanagement bis hin zu Business IntelligenceDer Reifegrad von Analysen hat sich von reaktiv zu proaktiv entwickelt. Daher ist es wichtig, einige der wichtigsten Anwendungsfälle zu kennen, um zu verstehen, wie den steigenden Anforderungen gerecht werden kann.
Lieferantenleistung analysieren
Erstellen Sie detaillierte Dashboards oder Matrizen, um die Lieferantenleistung anhand verschiedener Kennzahlen und KPIs zu analysieren, wie z. B. die Durchlaufzeit, Risikoanalysen, Nachhaltigkeitsleistung und soziale Verantwortung der einzelnen Lieferanten, CO2-Analysen usw. Mit transaktionsbezogenen und strategischen Berichten über die Lieferanten können Sie Verzögerungen erkennen, den aktuellen Lagerbestand verwalten und Engpässe reduzieren.
Verbesserung der Beschaffungs- und Zahlungszykluszeit
Der Beschaffungsprozess umfasst alle Transaktionsaktivitäten von der Benchmark-Analyse bis zur Zahlung. Dadurch lassen sich KPIs wie Markteinführungsgeschwindigkeit, Bedarfsdeckungsquote und Beschaffungseffizienz identifizieren. Dieser Prozess ermöglicht die Vernetzung verschiedener Abteilungen und verhindert Datenisolation, um Engpässe zu vermeiden. Interne Abläufe und Trends können erkannt werden, um die effektive Beschaffungszeit zu verkürzen.
Detaillierte Ausgabenanalyse zur Kosteneinsparung
Wie bereits erwähnt, untersucht die Ausgabenanalyse die Ausgaben über verschiedene Kategorien, Regionen, Artikelnummern und Produkte hinweg. Mit einer effektiven Ausgabenanalyse lassen sich mehrere Kategorien analysieren, insbesondere wenn ein Unternehmen ähnliche Produkte oder Dienstleistungen von anderen Lieferanten zu günstigeren Preisen in anderen Geschäftsbereichen anbietet. Darüber hinaus können historische Preistrends analysiert, Benchmarks mit Wettbewerbern erstellt, Zahlungsbedingungen und Rechnungsdaten ausgewertet werden. Die Ausgabenprognose ist ein weiterer fortgeschrittener Bereich der Ausgabenanalyse, in dem die Auswirkungen von Ausgaben auf die Rentabilität untersucht werden können.
Erzielen Sie höhere Einsparungen
Sie können Ihr Geschäftsergebnis positiv beeinflussen und durch Techniken wie effektive Preisabweichungsanalyse, Lieferantenoptimierung, Kategorieanalyse und die Identifizierung von Sonderausgaben erhebliche Einsparungen erzielen. Effektive, datengestützte Beschaffungsstrategien helfen Ihnen, neue Beschaffungsbereiche zu identifizieren, die über die bisherigen Beschaffungsmethoden hinausgehen, und so unnötige Ausgaben zu reduzieren. Auch zukünftige Bedarfsveränderungen lassen sich erkennen, um Kosten zu senken.
Beschaffungsrisiken mindern
Obwohl Daten ein integraler Bestandteil des gesamten Beschaffungszyklus sind, befasst sich der P2P-Zyklus mit quantitativen Daten zur Zykluszeit, während STC-Daten das Beschaffungsmanagement betreffen, bei dem Lieferantenrisiken und Vertragsbedingungen von zentraler Bedeutung sind. Sie können das Beschaffungsrisiko reduzieren, indem Sie die Lieferantenleistung analysieren und die Einhaltung von Normen überprüfen. Laut einer Studie von Deloitte erfassten nur 18 % der Einkaufsleiter die Risiken in ihrem Tier-1-Lieferantennetzwerk.
Vertragsanalyse
Viele glauben, ein Vertrag bedürfe nach der Unterzeichnung keiner weiteren Analyse. Doch das stimmt nicht, denn Verträge sind ein wesentlicher Bestandteil der gesamten Geschäftsbeziehung mit Lieferanten. Vertragsbedingungen wie Zahlung, Verlängerung, Ablaufdatum, Liefergegenstände usw. sind extrem wichtig, um die Leistung und die Produktbedingungen zu verstehen. Bei manchen Produkten kann es im Laufe der Zeit aufgrund ihrer strategischen Bedeutung zu Anpassungen der Vertragsbedingungen kommen. Daher ist es für Lieferanten und Unternehmen gleichermaßen vorteilhaft, den Überblick zu behalten und gegebenenfalls Änderungen anzufordern. Analysen können Ihnen zudem helfen, Vertragsabläufe durch rechtzeitige Benachrichtigungen im Blick zu behalten.
Insgesamt können Beschaffungsanalysen Ihnen bei der Beantwortung von Fragen wie den folgenden helfen:
… und vieles mehr.
Nachdem Sie die verschiedenen Anwendungsfälle von Beschaffungsanalysen kennengelernt haben, fassen wir diese nun in Kürze zusammen und erläutern den Mehrwert für Ihr Unternehmen. Analysen berühren viele Aspekte des gesamten Beschaffungsprozesses. Zu den wichtigsten Bereichen gehören Kostenmodellierung, Angebotsanalyse, Vertragsanalyse, Transaktionsanalyse, Ausgabenverfolgung usw. Daher ist es unerlässlich, diese zu verstehen.
Quelle: Accenture
Die Vorteile von Beschaffungsanalysen werden nach deren Implementierung sichtbar. Einige Unternehmen können bereits durch kleinere strategische Änderungen im Einkauf Einsparungen erzielen, beispielsweise durch die Optimierung der gesamten Produktbeschaffung bei Lieferanten.
Dies sind die wichtigsten Vorteile von Analysen zusätzlich zu Ausgabenanalysen, die wir oben schon mehrmals besprochen haben.
Die meisten CPOs verstehen mittlerweile die Bedeutung von Analysen, wissen aber nicht, wo sie anfangen oder wie sie vorgehen sollen. Genau hier setzt unser Service an.Experten für Beschaffungsanalysenkönnen Ihnen dabei helfen. Mit unserer detailliertenWorkshop zur DatenermittlungMithilfe von Reifegradanalysen und Expertengesprächen unterstützen wir Ihr Unternehmen bei der Implementierung und Einführung von Beschaffungsanalysen. Bei Interesse füllen Sie noch heute das Formular aus.
Über den Autor
Daten- und BI-Süchtiger
Wenn man Theorien aufstellt, bevor man Daten hat, beginnt man unmerklich, Fakten so zu verdrehen, dass sie zu den Theorien passen, anstatt Theorien so, dass sie zu den Fakten passen.
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