Optimieren Sie Ihre Anwendungsfälle mit den 15 wichtigsten Kennzahlen im Beschaffungswesen.

Anmerkung der Redaktion: Kennzahlen (KPIs) im Einkauf können zwar helfen, die sich ständig verändernden Komplexitäten zu bewältigen, doch wenn sie nicht mit Ihrer Gesamtstrategie für die Einkaufsanalyse und Ihren funktionalen Anforderungen übereinstimmen, richten sie mehr Schaden als Nutzen an. Deshalb haben wir gemeinsam mit Branchenexperten eine Periodentabelle für den Einkauf sowie spezielle Rahmenwerke entwickelt, die Ihnen helfen, den korrekten Umgang mit diesen Kennzahlen zu verstehen und sicherzustellen, dass Sie als Einkaufsverantwortliche stets auf Kurs bleiben.

Der Weg zur Erfolgsmessung im Einkauf mithilfe von Analysen

„Beschaffung ist wie ein Schachspiel; sie erfordert Strategie, Planung und ein tiefes Marktverständnis.“

Kosten senken, Zahlungszyklen optimieren, die Zusammenarbeit zwischen Teams fördern, die Lieferantenleistung genau im Blick behalten – die Liste ließe sich beliebig fortsetzen… All dies fällt in den Verantwortungsbereich von Einkaufsleitern wie Ihnen und ist entscheidend für deren Erfolg. Sie agieren an der Schnittstelle mehrerer Abteilungen und müssen zudem die Komplexität über verschiedene Branchen hinweg bewältigen. Daher ist es unerlässlich, dass Sie Analysen zu Ihrem wichtigsten Werkzeug machen!

Laut McKinsey kann der Einsatz von Analysen im Einkauf die Wertschöpfung um 10–40 % steigern. Zu den Vorteilen von Einkaufsanalysen gehören:

1. Gewinnsteigerung: Laut McKinsey führen Beschaffungsanalysen zu durchschnittlichen Kosteneinsparungen von 3–8 % . Zudem verbessern sie das Betriebskapital durch optimierte Zahlungsbedingungen und kürzere Cash-to-Cycle-Zeiten.

2. Lieferantenmanagement verbessern:Eine Studie von ASCM ergab, dass 93 % der Einkäufer aufgrund mangelhafter Lieferantendaten vor Herausforderungen stehen. Durch die Messung von Kennzahlen wie pünktlicher Lieferung und Produktqualität (Achtung, Spoiler!) können Sie leistungsstarke Lieferanten identifizieren und mit ihnen zusammenarbeiten.

3. Verbesserung der Servicebereitstellung: Von der Optimierung des Anfrageprozesses bis hin zur präzisen Bedarfsplanung, um Unsicherheiten zu reduzieren. Dies trägt zu mehr Agilität und Transparenz bei – für einen effizienteren Beschaffungsprozess.

Obwohl es in diesem Artikel um KPIs geht, ist es, wie bereits erwähnt, wichtig, sie mit der Analysestrategie zu verknüpfen – nur so lässt sich die Rolle der KPIs im Gesamtprozess besser verstehen. Dazu empfehlen wir Folgendes:

5-stufiger Ansatz zur Beschaffungsanalyse

Diese 5 Schritte führen Sie durch den Prozess der Etablierung der richtigen Vorgehensweise bei der Beschaffungsanalyse.

1. Analytics-Anwendungsfälle identifizieren und priorisieren

Wir haben über 75 Anwendungsfälle im Beschaffungswesen identifiziert, die verschiedene Bereiche abdecken – Governance, Vertragsmanagement, Kategorienmanagement, Lieferantenmanagement, Auftragsmanagement und Rechnungsmanagement – und finanzielle, operative und strategische Ziele adressieren. Einige davon könnten für Sie relevant sein, andere nicht.

Priorisieren Sie nun die für Sie relevanten Punkte aus den verschiedenen Kategorien. Beispielsweise ist für ein produzierendes Unternehmen das Lieferantenrisikomanagement wichtig, während im Einzelhandel Preiskonformität und Bedarfsplanung höchste Priorität haben. Vertragskonformität und Lieferantenqualifizierung sind für Pharmaunternehmen unerlässlich. Obwohl es sich hierbei um branchenübergreifende Trends handelt, hängt die Prioritätenreihenfolge von Ihren Geschäftszielen, Anforderungen und Möglichkeiten ab.

2. Führen Sie eine Reifegradbewertung für die identifizierten Anwendungsfälle durch.

Nachdem Sie Ihre Anwendungsfälle für die Beschaffungsanalyse mithilfe unserer Periodentabelle priorisiert haben, stellt sich die Frage: „Wie geht es nun weiter?“. Die Priorisierung ist erst der Anfang. Um Mehrwert zu generieren, ist ein strukturierter Ansatz erforderlich. Wir empfehlen Ihnen daher die folgenden fünf Parameter: Datenquellen, Datenbestand, Berichtswesen, Entscheidungsrahmen und fortgeschrittene Analysen.

Auf den dritten Parameter – das Reporting-Framework – konzentrieren wir uns etwas später, denn hier werden Ihre KPIs, Dashboards und andere Reporting-Tools zum Leben erweckt.

3. Aufbau einer zuverlässigen Dateninfrastruktur zur Informationsgewinnung aus den Daten

Sie kennen Ihre gewünschten Anwendungsfälle und deren Reifegrad – der nächste Schritt besteht darin, diesen Reifegrad weiter zu steigern! Dazu müssen Sie jedoch die passenden Datenquellen identifizieren, sowohl interne als auch externe. Auch wenn dieser Schritt zunächst einfach erscheint, erfordert der Prozess umfangreiche ETL-, ELT-, Datenaufnahme-, MDM- und Transformationsfunktionen.

4. Die richtigen Anwendungsfälle identifizieren und Informationen aus den Daten extrahieren

Sie haben Ihre Anwendungsfälle ihrem Reifegrad zugeordnet und die Datenquellen identifiziert – im Großen und Ganzen könnte das folgendermaßen aussehen:

Verbessern Sie jeden der Parameter mit diesen vier Schritten: Entdecken, Beschleunigen, Ausführen und Transformieren.

Die nächste Frage lautet: Welche Anwendungsfälle sollten Sie priorisieren? Im obigen Beispiel befindet sich die Rechnungszykluszeit beispielsweise noch in der Ermittlungsphase, was bedeutet, dass hier großes Verbesserungspotenzial besteht. Es gilt also, die Anwendungsfälle zu identifizieren, die den größten Einfluss auf den Gesamtprozess haben.

5. Erstellen Sie eine Roadmap für kontinuierlichen Wert.

Schließlich ist die Beschaffungsanalyse kein einmaliges Projekt. Der letzte Schritt besteht darin, eine Roadmap zu erstellen, die Mehrwert generiert und zukünftige Verbesserungen steuert, um sicherzustellen, dass sie den Branchenstandards entspricht. Sie kann mithilfe einer vierstufigen Reifegradskala (siehe oben) strukturiert werden, die es ermöglicht, den Fortschritt jedes Anwendungsfalls von der Anfangsphase bis zur Transformationsphase zu verfolgen und die zugehörigen KPIs zu erfassen.

Beschaffungs-KPIs eingeben: Der Schlüssel zum erfolgreichen Beschaffungsprozess

Wir haben die KPIs für das Kategorienmanagement bereits ausführlich besprochen, aber viele von Ihnen haben nach detaillierteren KPIs gefragt, die mit der gesamten Beschaffungspraxis verknüpft sind.

1. Das Reporting-Framework, mit dem Sie Dashboards und Berichte erstellen, die Einkaufsleitern helfen, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen.

2. Den Reifegrad der Anwendungsfälle verstehen

3. Governance während der Transformation des Beschaffungswesens

Kurz gesagt: KPIs sind allgegenwärtig! Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören:

Die 15 wichtigsten KPIs im Einkauf

Beschaffungssteuerung

a. Finanziell

Ausgaben unter Managementberichterstattung (SUM) – Prozentsatz der gesamten Organisationsausgaben, die aktiv vom Einkauf verwaltet werden. Bedeutung: Zeigt die Kontrolle des Einkaufs über die Ausgaben und trägt so zu Einsparungen und Vertragstreue bei.

b. Strategisch

Nachhaltige Ausgaben – Anteil umweltfreundlicher und sozial verantwortlicher Beschaffungen am Gesamtvolumen. Nachhaltige Ausgaben = (Wert der nachhaltigen Beschaffungen / Gesamtausgaben für Beschaffung) * 100. Bedeutung: Sie spiegeln die Ziele der sozialen Verantwortung von Unternehmen (CSR) und Nachhaltigkeitsinitiativen wider.

c. Betrieblich

Prozesskonformitätsrate (Anteil der Transaktionen gemäß Standardprozess) – Prozentsatz der Beschaffungstransaktionen, die den festgelegten Verfahren folgen. Bedeutung: Sie trägt zur Durchsetzung bewährter Verfahren bei und reduziert Risiken.

Kategorienmanagement

a. Finanziell

Genauigkeit der Artikelpreisprognose – Misst die zukünftige Prognosegenauigkeit von Einkäufern anhand historischer Daten, Markttrends und Lieferanteninformationen. Warum das wichtig ist – Mehr Kontrolle über Finanzentscheidungen und eine verbesserte Budgetplanung.

b. Strategisch

Optimierung der Beschaffung von nicht-strategischen, geringwertigen Einkäufen. Optimierung der Beschaffung von nicht-strategischen, geringwertigen Einkäufen = (Kontrollierte Beschaffung von nicht-strategischen, geringwertigen Einkäufen) / Gesamte Beschaffung von nicht-strategischen, geringwertigen Einkäufen. Warum das wichtig ist: Es reduziert unkontrollierte Ausgaben durch verbesserte Kostenkontrolle bei geringwertigen Einkäufen, was sich im Laufe der Zeit summiert.

c. Betrieblich

Beschaffungszykluszeit – Misst die Zeit, die für den gesamten Beschaffungsprozess von der Anfrage bis zum Vertragsabschluss benötigt wird. Formel: Gesamte Beschaffungszeit / Anzahl der Beschaffungsvorgänge. Warum das wichtig ist: Eine kürzere Zykluszeit bedeutet eine schnellere und bessere Vertragsabwicklung.

Lieferantenmanagement

a. Strategisch

Lieferantenbewertung (gewichtete Bewertung) – Rangliste der Lieferanten anhand ihrer Leistung in Bezug auf Liefertreue, Qualität und Kosten. Warum das wichtig ist: Es hilft bei der Analyse der Lieferantenleistung und ermöglicht fundierte Entscheidungen.

b. Operativ

Auftragsabwicklungszeit (OB-Zyklus) – Die vom Lieferanten benötigte Zeit für Bestellung, Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung. Formel: Auftragsabwicklungszeit = Auftragserteilungszeit + Auftragsabwicklungszeit + Rechnungserstellungszeit. Warum das wichtig ist: Kürzere Zykluszeiten bedeuten bessere Leistung und erleichtern das Bestandsmanagement.

Vertragsmanagement

a. Finanziell

Finanzielle Verpflichtungen – Überwacht die finanziellen Verpflichtungen der Lieferanten. Warum das wichtig ist – Verbessert das Cashflow-Management und die Minderung finanzieller Risiken.

b. Strategisch

Vertragserfüllung – Misst die Vertragserfüllung anhand der Einhaltung der Vertragsbedingungen. Formel: Tatsächliche Leistung / Vertraglich vereinbarte Leistung x 100. Bedeutung: Risikominderung und bessere Lieferantenbeziehungen.

c. Betrieblich

Vertragszykluszeit – Die Gesamtzeit, die für die Abwicklung des gesamten Vertragslebenszyklus benötigt wird. Formel: Vertragszykluszeit = Datum des Vertragsabschlusses – Datum des Vertragsbeginns. Warum das wichtig ist: Kürzere Zyklen bedeuten eine schnellere Umsetzung.

Auftragsverwaltung

a. Strategisch

Preiskonformität – Misst die Abweichung zwischen tatsächlichen Einkaufspreisen und vertraglich vereinbarten Preisen. Formel: (Summe der Preisabweichungen / Gesamtvertragswert). Warum das wichtig ist: Dies trägt zur Einhaltung ausgehandelter Verträge bei und verbessert die Lieferantenbeziehungen.

b. Operativ

Anforderung zum Bestellzyklus

Es handelt sich um die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um eine Bestellanforderung in eine Bestellung umzuwandeln. Warum das wichtig ist: Kürzere Zeiten bedeuten mehr Flexibilität im Beschaffungsprozess und eine schnellere Beschaffung der benötigten Waren und Dienstleistungen.

Rechnungsverwaltung

a. Finanziell

Working Capital Management – Die durchschnittliche Anzahl an Tagen, die ein Unternehmen benötigt, um seine Rechnungen zu bezahlen. Formel: (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen / Kosten der verkauften Waren) x Anzahl der Tage. Warum es wichtig ist: Es bestimmt die Effizienz und richtet Beschaffungsentscheidungen an der allgemeinen Finanzlage aus.

b. Strategisch

Effizienz der elektronischen Rechnungsstellung – Sie gibt die Reduzierung von Rechnungsfehlern, manuellen Eingriffen und Bearbeitungszeiten durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung an. Formel: (Fehlerreduzierung + Bearbeitungszeitreduzierung) / Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Warum ist das wichtig? – Es fördert die Prozesseffizienz und spart Zeit.

c. Betrieblich

Rechnungszykluszeit – Die durchschnittliche Zeitspanne vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Warum das wichtig ist: Verbesserte Lieferantenbeziehungen und optimiertes Finanzmanagement.

Überwachung der wichtigsten Leistungsindikatoren im Beschaffungsprozess mithilfe von Dashboards

Wir haben das Warum (Notwendigkeit von Beschaffungs-KPIs mit Analysen) und das Was (die eigentlichen KPIs) besprochen – jetzt geht es um das Wie: Sie benötigen die KPIs in einem übersichtlichen Format (wer braucht schon mehr Tabellen!). Dies ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Ineffizienzen und Engpässe sofort erkennen, sobald sie auftreten
• Gewährleisten Sie die Einhaltung der Vorschriften und reduzieren Sie Risiken kontinuierlich.
• Verfolgen Sie die finanzielle Performance, wie z. B. Betriebskapital oder Kosteneinsparungen

Mithilfe solcher Dashboards und der Echtzeit-Verfolgung von Beschaffungs-KPIs können Sie Ihre Entscheidungsfindung von reaktiv auf proaktiv umstellen. Mit zunehmender Reife (den vier oben beschriebenen Stufen) lassen sich die Nuancen und die Daten der gemessenen KPIs neu bewerten.

Fazit – Der Weg zur Expertise im Bereich Beschaffungsanalyse

KPIs verstehen – Check ✔

Abstimmung der KPIs auf Ihre Beschaffungsstrategie – Check ✔

Dashboards dafür erstellen – Check ✔

Die Idee hinter diesem Artikel, dem 5-Schritte-Framework oder unserer Beschaffungs-Periodentabelle ist es, Ihnen eine strukturierte Methode zur Priorisierung und Nachverfolgung der wirklich wichtigen Anwendungsfälle zu bieten. Wenn Sie also Ihre Beschaffung optimieren möchten – alles beginnt mit den richtigen Anwendungsfällen und dem korrekten Einsatz von KPIs! Sollten Sie dabei Schwierigkeiten haben, kontaktieren Sie uns – unsere Experten für Beschaffungsanalysen helfen Ihnen gerne weiter!