Procurement Analytics ist der Prozess der Erfassung, Bereinigung und Analyse von Beschaffungsdaten, um Erkenntnisse zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Beschaffungsdaten, die aus verschiedenen Quellen und Datensystemen stammen, sind häufig unzusammenhängend und über diverse Systeme verteilt, was ihre Analyse erschwert. Alle diese Daten werden anschließend gespeichert, gründlich bereinigt und klassifiziert, um sie je nach Geschäftsanforderungen oder Anwendungsfall nutzen zu können.
Zu den Systemen, die Daten enthalten, gehören unter anderem Zahlungsdaten, Lieferantendaten, Beschaffungsdaten, Vertragsdaten, Rechnungsdaten und Warendaten.
Einige Gründe, warum Beschaffungsanalysen wichtig sind:
- Einkaufsprozesse, die in den verschiedenen Geschäftsbereichen nicht einheitlich sind.
- Mangelnde Integration verschiedener Technologien.
- Inkonsistenz zwischen den zu erfassenden Kennzahlen.
- Fehlende einheitliche Daten im gesamten Unternehmen.
- Ineffiziente Kosten- und Zahlungsverfolgung.
Um den Nutzen von Procurement Analytics effektiv zu verstehen, ist es wichtig, die folgenden Begriffe zu kennen:
Der Beschaffungsprozess umfasst die Bedarfsermittlung, die Überwachung von Lieferanten und die Deckung des Bedarfs, um den laufenden Ressourcenbedarf von Unternehmen zu decken. Er beinhaltet Strategie, Recherche und Bewertung. Der Fokus liegt dabei auf der Evaluierung, Auswahl und dem Management von Lieferantenbeziehungen. Obwohl er häufig mit dem Einkauf verwechselt wird, kann er als Bestandteil des gesamten Beschaffungsprozesses betrachtet werden.
Beschaffung ist ein Prozess, der die Suche, das Management und die Bezahlung von Lieferanten umfasst, einschließlich Planung, Verhandlung, Bestandsverwaltung, Erstellung von Bestellungen usw. – also von der Lieferantensuche bis zur Zahlung. Unternehmen nutzen Beschaffungsdaten, um Kostensenkungspotenziale zu identifizieren, Lieferanten zu bewerten, Beschaffungszeiten zu verkürzen usw. Die Beschaffung lässt sich weiter in strategische und transaktionale Beschaffung unterteilen.
Der Source-to-Pay-Zyklus (S2P-Zyklus) ist der vollständige Beschaffungsprozess. Er umfasst alle Schritte von der Auswahl der Lieferanten bis zur Bezahlung nach erfolgter Warenlieferung. Er gliedert sich in zwei weitere Teile: den S2C-Zyklus (Source-to-Pay) und den P2P-Zyklus (Pay-to-Pay).
Der Source-to-Contract-Prozess umfasst Funktionen wie Beschaffung, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement und Kategorienmanagement. Er befasst sich mit der Identifizierung der richtigen Lieferanten und der Pflege der Geschäftsbeziehung zu ihnen.
Purchase-to-Pay umfasst die Verwaltung von Bestellungen, Rechnungen, Einkauf und Zahlungen. In diesem Zyklus geht es vor allem darum, die vom Team gestellten Anforderungen zum richtigen Zeitpunkt zu erfüllen.
Ausgabenanalyse, eines der am häufigsten verwendeten Beispiele für Beschaffungsanalysen, bezieht sich auf die Analyse von Ausgabendaten aus verschiedenen Quellen, wie z. B. Rechnungsanalyse pro Kategorie, Analyse von Bestellungen, um die Durchlaufzeiten oder das Lieferantenmanagement zu verstehen, und Analyse von Zahlungsbedingungen, um Abweichungen oder Verbesserungspotenzial zu identifizieren.