Der ultimative Leitfaden zur Beherrschung der Power BI-Lizenzierung für Unternehmen

Power BI Desktop ist kostenlos: Warum sollte man also dafür bezahlen?

Von allen Fragen, die wir als Power BI-Implementierungsexperten beantworten, ist die am häufigsten gestellte: Warum sollten wir upgraden, wenn Power BI Desktop kostenlos ist? Zwar ist das Erstellen von Berichten mit Power BI Desktop (jetzt Microsoft Fabric Free Account) kostenlos, Microsoft berechnet jedoch Gebühren für:

- Berichte veröffentlichen und mit anderen Benutzern teilen

- Bessere Infrastruktur hinsichtlich Datenmodellgrößen, Kapazität, Aktualisierungsraten und Zugriff auf Arbeitsbereiche

- Integration und Zugriff auf andere Anwendungen wie KI, ML, Data Marts und Echtzeitanalysen

- Zugriff auf One Lake-Speicher , Netzwerkfunktionen, One Lake-Cache und mehr...

Wenn Sie Power BI also über den persönlichen Gebrauch hinaus nutzen möchten, z. B. Dashboards für größere Datensätze erstellen , die leistungsstarken Tools verwenden und diese mit anderen teilen möchten, dann müssen Sie sich möglicherweise zwischen Power BI Pro, Power BI Premium, Power BI Embedded oder Microsoft Fabric SKUs (in denen Power BI enthalten ist) entscheiden.

Kurzer Hinweis zu den Details der Power BI-Lizenztypen und der Preisgestaltung (sowie natürlich zur Fabric-Terminologie): In diesem Leitfaden verwenden wir Begriffe wie Kapazität, Speicherplatz, Aktualisierungsrate und SKUs. Sind Sie damit bereits vertraut? Dann können Sie diesen Abschnitt überspringen.

Welche Schlüsselkonzepte sind wichtig, um die Lizenzkosten und die Preisgestaltung von Power BI zu verstehen?

Nach der Einführung der Microsoft Fabric SKU gibt es nun vier SKU-Typen für Power BI: A, P, F und EM. Die Auswahl der passenden SKU hängt von der Art Ihrer Power BI-Lösung ab, die Sie bereitstellen möchten: Power BI Pro, Power BI Premium, Power BI Embedded oder Microsoft Fabric.

Bitte beachten Sie: Power BI EM-SKUs (EM1, EM2, EM3) sind kapazitätsbasierte Lizenzen im Rahmen von Power BI Premium. Sie wurden speziell für die Einbettung von Power BI-Inhalten in Microsoft 365-Anwendungen wie SharePoint, Teams und PowerPoint (Einbettung mit benutzereigenen Daten) entwickelt. Da sie eng mit Microsoft 365-Integrationen verknüpft sind, gehen wir hier nicht näher darauf ein.

Der Einfachheit halber folgt nachfolgend ein kurzer Überblick über die beiden Aspekte.

*Für F-Typ F64 und höher ist Power BI verfügbar.

Hinweis: Gemäß der offiziellen Ankündigung von Microsoft wurden die Power BI Premium-Kapazitätslizenzen (Typ P) für Neukunden zum 1. Juli 2024 offiziell eingestellt. Die vollständige Umstellung muss bis zum 1. Januar 2025 abgeschlossen sein. Diese wurden durch Microsoft Fabric-Kapazitäten (Typ F) ersetzt, die Analysen über Power BI, Azure Synapse und Azure Data Factory hinweg vereinheitlichen.

Für die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit an Microsoft Fabric benötigen Sie mindestens eine F64-Kapazitätslizenz und eine Benutzerlizenz.

Wir werden Microsoft Fabric und die Migrationsdetails später in diesem Leitfaden noch einmal genauer betrachten.

Nun zurück zu Power BI.

Welche Schlüsselkonzepte sind wichtig, um die Lizenzkosten und die Preisgestaltung von Power BI zu verstehen?

Nachdem Sie nun die SKU-Typen verstanden haben, wollen wir uns die einzelnen Power BI-Lizenztypen ansehen, die im Jahr 2025 verfügbar sein werden.

Wir haben festgestellt, dass Power BI je nach Kapazität und Freigabemöglichkeiten Gebühren erhebt. Die Lizenzen, einschließlich der Power BI-Lizenztypen und -kosten, sind wie folgt:

• Nutzerbasiert – Bezahlung nach Anzahl der Nutzer
• Kapazitätsbasiert – Bezahlung entsprechend der benötigten Kapazitätsknoten

Basierend auf Benutzeranzahl und Kapazität lassen sich die Arten von Power BI-Lizenzen wie folgt auflisten:

Darüber hinaus gibt es auch Microsoft Fabric, über das wir zusammen mit der Preisgestaltung dieser Typen etwas später sprechen werden, also haben Sie bitte bis dahin noch etwas Geduld.

Welcher Power BI-Treiber ist Ihr Ansatz?

Unserer Erfahrung nach beginnen die meisten Nutzer auf diese Weise mit Power BI. Jedes dieser Szenarien hat unterschiedliche Gründe und Ursachen – und zu verstehen, was auf Sie zutrifft, hilft Ihnen bei der Auswahl der richtigen Power BI-Lizenzen und der kosteneffizienten Verwaltung Ihrer Power BI-Lizenzen.

Basisszenario: Szenario Null

Melanie, eine Bestandsanalystin, erstellt mit dem kostenlosen Power BI Desktop einen umfassenden Bestandsbericht.

Der Bericht lieferte wertvolle Einblicke in die Nachfrage und half dabei, potenzielle Lieferengpässe zu erkennen.

Obwohl sie visuell ansprechende Dashboards erstellen konnten, konnten sie diese nicht mit ihren Teammitgliedern teilen.

- Berichte mit Power BI Free können nur mit einem Premium-Arbeitsbereich oder einer Premium-Anwendung angezeigt werden.

Obwohl sie visuell ansprechende Dashboards erstellen konnten, konnten sie diese nicht mit ihren Teammitgliedern teilen.

- Berichte mit Power BI Free können nur mit einem Premium-Arbeitsbereich oder einer Premium-Anwendung angezeigt werden.

Um diese Einschränkung zu überwinden, entschieden sie sich, die Power BI Pro-Testlizenz für 30 Tage zu nutzen, die es ihnen ermöglichte, Dashboards nahtlos innerhalb des Teams zu teilen.

Mit Power BI Free erzieltes Ergebnis: Die Möglichkeit, Dashboards mit vorhandenen Daten zu erstellen und Erkenntnisse zu gewinnen.

Szenario 1: Power BI Pro

• Anschließend leitete Melanies Team den Bericht an die Vertriebsleiter für die EMEA-Märkte weiter: Daniel, Taylor, Emma und Michael.
• Sie waren von den Berichten begeistert und wollten ihre Erkenntnisse mit ihrem Vertriebsteam teilen, das aus jeweils 10 Personen bestand.
• Sie haben also die Power BI Pro-Lizenz zum Preis von 14 US-Dollar pro Benutzer/Monat (Stand: April 2025) erworben und haben damit begonnen, eigene Dashboards für den Vertrieb zu erstellen.
• Melanie und Michael möchten nun Anwendungen für ihre Daten erstellen, aber die Speicherkapazität schränkt ihre Analysemöglichkeiten ein, und sie können auch ihre riesigen historischen Daten nicht einsehen.

Letztendlich geht es ihnen vor allem darum, die Kosten für die Erweiterung des Speicherplatzes und die damit verbundene Nutzerzahl zu decken.

Mit Power BI Pro erhalten Sie freigegebene Datensätze, Excel-Integration für Ad-hoc-Analysen, ein Datensatzlimit von 1 GB, 8 Aktualisierungen pro Tag und 10 GB Speicherplatz pro Benutzer.

Der Haken? Die Kosten für Power BI Pro steigen mit der Anzahl der Nutzer. Mehr Nutzer bedeuten höhere monatliche Kosten.

Wichtigste Erkenntnis: Die Kosten für Power BI Pro steigen linear mit der Anzahl der Nutzer. Je mehr Zusammenarbeit stattfindet, desto höher sind auch die Lizenzkosten pro Nutzer.

Mit Power BI Pro erzielte Ergebnisse: Sie können zertifizierte Datensätze freigeben, Ad-hoc-Analysen in Excel durchführen, auf 1 GB semantische Modelle zugreifen, 8 Berichtsaktualisierungen pro Tag durchführen und einen maximalen Speicherplatz von 10 GB pro Benutzer nutzen.

Szenario 2: Power BI Premium-Lizenz pro Benutzer

• Der Datensatz, mit dem Melanie und Michael angefangen haben zu arbeiten, ist mittlerweile mehr als 1 GB groß.
• Sie haben sich für Power BI Premium mit nutzerbasierter Lizenzierung entschieden. Damit erhalten sie Zugriff auf 100 GB Modellspeicher, 48 Aktualisierungen pro Tag und erweiterte Funktionen wie Scorecards, Bereitstellungspipelines und Lese-/Schreibzugriff auf XMLA-Endpunkte. Das alles für 24 US-Dollar pro Nutzer und Monat.
• Dies ermöglichte ihnen den Zugriff auf zusätzliche Funktionen wie Scorecards und Deployment-Pipelines.

Bitte beachten Sie: Power BI Premium ist pro Benutzer arbeitsbereichsspezifisch und kann nicht mit anderen Power BI-Lizenztypen im selben Arbeitsbereich kombiniert werden. Es empfiehlt sich außerdem, die Ursachen für Ihre großen Modellgrößen zu analysieren (möglicherweise fehlen Ihnen effektive Data-Warehousing-Funktionen). Der Kauf von zusätzlichem Speicherplatz ist unter Umständen nicht hilfreich, wenn Ihre Berichte schlecht performen oder Ihre Daten verstreut sind.

Ihr Hauptziel ist es nun, ein größeres Datenvolumen an Berichten in ihre Anwendungen zu integrieren.

Mit Power BI Premium erzielte Ergebnisse pro Benutzer: Sie können Berichte für größere Datensätze mit einem maximalen Speicherplatz von 100 TB, einer höheren Aktualisierungsrate (von 8 auf 48/Tag) und mit erweiterter KI, Datenflüssen, Datamarts und XMLA-Endpunkt-Lese-/Schreibzugriff erstellen, was für DevOps-Ansätze nützlich ist.

Bei einem Preis von 24 US-Dollar pro Benutzer ist der Kauf der Power BI Premium-Lizenz gerechtfertigt, wenn Benutzer fortgeschrittene Analysen und größere Datenmodelle benötigen.

Szenario 3: Power BI Premium pro Kapazität (Umstellung auf Microsoft Fabric)

Die Bedürfnisse von Melanie und Michael sind deutlich gestiegen. Sie verfügen nun über größere Datensätze und möchten Berichte mit 350 Personen im gesamten Unternehmen teilen.

Der Kostenvergleich:

• Power BI Premium pro Benutzer (PPU): 350 × 24 $ = 8.400 $/Monat
• Kapazitätsbasiertes Modell (Gewebetyp F): Kostengünstiger in diesem Maßstab

Hier werden die Power BI-Lizenzierungsoptionen interessant.

Bisher nutzten Unternehmen Power BI Premium pro Kapazität (P1-SKU) ab 4.995 US-Dollar pro Monat. Microsoft hat die P-SKUs jedoch im Juli 2024 für Neukunden eingestellt. Bestandskunden müssen bis Januar 2025 auf Fabric-Kapazitäten umsteigen.

Der Ersatz: Microsoft Fabric (F-Typ) Kapazitäten

Die Microsoft Fabric (F-Typ)-Kapazitäten ersetzen nun Power BI Premium pro Kapazität und bieten Folgendes:

✓ Alle Power BI Premium-Funktionen bleiben erhalten

✓ Einheitliche Analysen über Power BI, Azure Synapse und Azure Data Factory hinweg

✓ Flexible Lizenzierung, abgerechnet nach Kapazitätseinheiten (CUs) und v-Cores

✓ Ab F64 SKU (ca. 5.003 US-Dollar/Monat) für die Power BI-Nutzung durch kostenlose Nutzer

✓ Zugriff auf einheitliche Workloads – Data Engineering, Data Warehousing, Data Science, Echtzeitanalyse

✓ Integration mit OneLake -Speicher, BCDR , Caching und Netzwerk

✓ Maximaler Datensatzspeicher: 400 TB ✓ Berichtsaktualisierungen: 48/Tag

Für Melanie und Michaels Szenario mit 350 Benutzern ist Fabric F64 (~5.003 US-Dollar/Monat) rund 40 % kostengünstiger als einzelne PPU-Lizenzen – und es ermöglicht Free-Benutzern (mit Viewer-Rolle), Power BI-Inhalte ohne zusätzliche Lizenzen zu nutzen.

Kapazitätsplanung für Fabric verstehen

Eine Schwierigkeit kapazitätsbasierter Modelle besteht in der Berechnung des Kapazitätsbedarfs. Zu berücksichtigende Parameter:

- Datenvolumen

- Benutzerauslastung (gleichzeitige Benutzer)

- Anzahl und Komplexität der Berichte

- Power Query-Transformationen

- Komplexität der Berechnungen in Berichten

- Gewünschte Leistung und akzeptable Latenz

- Infrastrukturtyp (lokal vs. Cloud-basiert)

- Anforderungen an die Interaktivität des Berichts

Basierend auf Ihrer ausgewählten SKU erhalten Sie dedizierte Kapazitätseinheiten (CUs) und v-Cores, die Ihre Rechenleistung und die Grenzen der Parallelität bestimmen.

Kapazitätseinheiten (CUs): Dedizierte Ressourcen, die festlegen, wie viele Workloads gleichzeitig ausgeführt werden können. Mehr CUs bedeuten größere Datenmodelle, häufigere Aktualisierungen und bessere Parallelität.

V-Cores: Virtuelle Kerne repräsentieren die Front-End- und Back-End-Rechenressourcen, die Ihrer Kapazität zugewiesen sind. Administratoren können diese überwachen und nach Bedarf skalieren.

Hier sehen Sie eine Übersicht der CU- und Power BI-v-Cores, die basierend auf Fabric- und Power BI-SKUs zugewiesen wurden.

Rechenleistung zwischen F- und Power BI-SKUs

Die Unterschiede in den Kapazitätseinheiten und v-Cores der verschiedenen Power BI-SKUs spiegeln Unterschiede im Rechendurchsatz wider, nicht im Preis. Nach der Einführung von Fabric begann Microsoft offiziell damit, die Power BI Premium-SKUs pro Kapazität (P-Typ) einzustellen und in die F-Serie mit Fabric-Kapazitäten zu integrieren.

Alle bisher beschriebenen Lizenzen – Free, Pro, PPU und Fabric – basieren auf der internen Nutzung. Jede Power BI-Lizenz ermöglicht die Nutzung mit mehr Benutzern, größeren Datenmengen und verbesserter Leistung. Ein Gewinn für Ihr Team.

Szenario 4: Power BI Embedded (A-Typ-SKUs – Kapazitätsbasiert)

Zurück zu Melanies Geschichte.

• Die Analyseprozesse des Teams haben sich deutlich weiterentwickelt. Nun möchten sie Power BI-Berichte mit Drittanbietern und Vertriebspartnern teilen, ohne ihnen internen Zugriff zu gewähren.
• Sie benötigen außerdem Außendienstmitarbeiter mit Zugriff auf die Dashboards – Mitarbeiter ohne Power BI-Lizenz. Pro oder Premium für alle kaufen? Das ist nicht im Budget.

Power BI Embedded löst dieses Problem. Sie betten Berichte direkt in Ihre Anwendung ein. Es werden keine Einzellizenzen benötigt. Die Daten verbleiben in Ihrer Anwendung und sind durch Ihre eigene Authentifizierungsebene geschützt.

Mit Embedded: Benutzer greifen über Ihre App auf Berichte zu. Es sind keine Power BI Pro- oder PPU-Lizenzen erforderlich.

Ergebnis mit Power BI Embedded: Die Datenhoheit verbleibt bei Ihrer individuell entwickelten Anwendung, und Benutzer benötigen keine separaten Power BI Pro- oder PPU-Lizenzen, um die Berichte anzuzeigen. Die in Power BI erstellte Anwendung verwendet ein einzelnes Power BI-Dienstprinzipalkonto, und die Dashboards können mit Zeilenebenensicherheit und weiteren Funktionen eingebettet werden, die von der Anwendung und Ihren Entwicklern verwaltet werden.

Im Fall von Melanie hat ihr Team ein Partner-Analyseportal entwickelt, das es Vertriebspartnern und dem Außendienst ermöglicht, direkt über die App des Unternehmens auf kuratierte Berichte zuzugreifen – alles basierend auf Power BI Embedded.

Power BI Embedded Preisgestaltung verstehen

Power BI Embedded verwendet kapazitätsbasierte Preisgestaltung (SKUs vom Typ A), bei der Sie für die Rechenkapazität und nicht für einzelne Benutzer bezahlen. Die Preise skalieren mit den von Ihnen gewählten virtuellen Kernen und Speichergrenzen .

Hier ein Überblick über die ersten SKUs der A-Serie gemäß der aktualisierten Preisgestaltung von Microsoft (April 2025):

Dieses Modell eignet sich besonders gut für Organisationen, die Analysen für externe Benutzer, groß angelegte Anwendungen oder Kundenportale einbetten – wo die Lizenzierung einzelner Benutzer einfach keinen Sinn macht.

Wie sich Power BI Embedded im Vergleich zu Fabric schlägt

Während Microsoft Fabric (F-Typ) für den internen Verbrauch in großem Umfang ausgelegt ist, wurde Power BI Embedded (A-Typ) speziell für die externe Verteilung und Einbettung entwickelt.

💡 Profi-Tipp

Bei kleinen und überschaubaren externen Zielgruppen können Sie den Azure AD B2B-Gastzugriff unter Fabric nutzen (jeder Gast benötigt jedoch eine Power BI Pro-Lizenz). Für größere Zielgruppen empfiehlt sich die Fabric F64-Kapazität, die die Funktion „Unbegrenzte kostenlose Anzeige“ für alle Benutzer (intern oder extern) ermöglicht, die auf diesen Arbeitsbereich oder SKUs vom Typ A zugreifen.

So wählen Sie den passenden Power BI-Lizenztyp aus:

Wir haben Ihnen bereits erläutert, wann und wie Unternehmen die verschiedenen Versionen von Power BI nutzen, z. B. Free, Pro, PPU, Premium pro Kapazität und Embedded – hier ist eine Übersicht mit den Unterschieden und was für Sie am besten geeignet ist.

Was Sie bei der Auswahl einer dieser Lizenzarten und SKUs beachten sollten:

• Sie sollten auch die Abrechnung und die Vertragslaufzeiten prüfen, da einige dieser Angebote jährliche Verpflichtungen beinhalten.
• Ermitteln Sie Ihren Kapazitätsbedarf anhand der oben genannten Liste, z. B. Benutzerbasis und Datenvolumen.
• Überlegen Sie, wie sich Ihre Bedürfnisse in Zukunft verändern werden, und passen Sie Ihre Kapazitäten entsprechend an.
• Faktoren, die zu den Gesamtbetriebskosten beitragen, wie beispielsweise die Kosten für Schulung, Verwaltung und Infrastruktur.
• Suchen Sie sich einen Partner wie Polestar Analytics, der die technischen Details versteht und Ihnen helfen kann, die richtige Lizenz für Sie zu finden!

Microsoft Fabric & Power BI Preisgestaltung

Endlich! Wir wissen, es war ein langer Weg bis hierher. Aber hier ist alles, was Sie über Microsoft Fabric wissen müssen. Wir versuchen, uns kurz zu fassen.

Microsoft Fabric ist, wie Microsoft es definiert, eine umfassende Analyselösung für Unternehmen, die von Datenmigration über Data Science und Echtzeitanalysen bis hin zu Business Intelligence alles abdeckt. Sie vereint Data Factory, Synapse Analytics , Data Explorer und Power BI zu einer einzigen, einheitlichen Benutzeroberfläche in der Cloud.

Weitere Details dazu finden Sie in unserem anderen Blogbeitrag über Fabric und seine Komponenten. Heute konzentrieren wir uns jedoch auf die Preisgestaltung von Fabric im Zusammenhang mit Power BI.

Fabric-Kapazität im Vergleich zur Legacy Power BI Premium-Kapazität – Ungefähre Übersicht

* Die Preise sind Richtwerte und können je nach Region und Angebot variieren.

Hinweis: Eine Speicherkapazität von mindestens 64 F-Bit ist erforderlich, damit Benutzer mit einer kostenlosen (Viewer-)Lizenz Power BI-Berichte anzeigen können. Bei der Migration von älteren P-SKUs sollten Unternehmen ihre bestehende Speicherkapazität und den Bedarf an gleichzeitigen Benutzern einer geeigneten F-SKU zuordnen.

Erste Schritte mit Microsoft Fabric (Kostenlose Testversion)

Wenn Sie Power BI bereits nutzen und eine Testversion von Fabric erhalten möchten, müssen Sie lediglich Folgendes tun:

- Melden Sie sich mit Ihren Power BI-Kontoinformationen bei app.fabric.microsoft.com an, um auf die Fabric-App zuzugreifen.

- Melden Sie sich anschließend über das Kontoverwaltungstool in der App für eine kostenlose Testversion an (keine Kreditkarte erforderlich).

- Einfach!

- Dieser Test umfasst eine Testkapazität von 64 Einheiten (CU), die Ihnen vollen Zugriff auf alle Fabric-Funktionen und -Erlebnisse sowie bis zu 1 TB OneLake-Speicher bietet.

Mithilfe von Fabric und dem darin enthaltenen Co-Pilot können Sie nicht nur visuell beeindruckende und intuitive Berichte erstellen, sondern auch gemeinsam genutzte Workloads berücksichtigen und mit OneLake eine Servicegrundlage schaffen. Dies wird in diesem anschaulichen GIF von BI Polar deutlich.

Quelle: Wo endet Power BI und wo beginnt die BI-Infrastruktur?

Wenn Ihre Frage also lautet: „Wird die Funktion ‚X‘ in Power BI auch in Microsoft Fabric verfügbar sein?“, dann lautet die Antwort höchstwahrscheinlich: Ja, wenn die Funktion in mehreren Power BI-Artefakten verwendet wird. Da Fabric und Power BI dieselben SaaS-Workloads nutzen, ergeben sich auch für sie Verbesserungen und Vorteile.

Möchten Sie mit Microsoft Power BI oder Fabric loslegen?

Haben Sie noch Fragen zu Microsoft Power BI-Lizenztypen, den Lizenzkosten oder Preisen von Power BI Pro oder möchten Sie auf Fabric upgraden? Benötigen Sie Informationen zu Power BI-Lizenztypen und -kosten? Als Microsoft-Partner und Power BI-Experten helfen wir Ihnen gerne, die passende Lizenz auszuwählen und Ihre Kosten zu optimieren. Vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen Beratungs-Workshop.

PS: Wir führen auch Schulungen und Workshops zu Microsoft Fabric und Power BI durch. Wenn Sie daran interessiert sind, können wir Ihnen auch weiterhelfen!

Häufig gestellte Fragen