Kategorienmanagement für Einkaufsleiter: Teil 2 – KPIs, Best Practices und Herausforderungen zur Risikominderung

In unseren bisherigen Beiträgen zum Thema Category Management haben wir über den Einstieg, die Prinzipien und eine praktische 8-Schritte-Anleitung gesprochenDieHier gehen wir einen Schritt weiter und erläutern die KPIs im Category Management sowie bewährte Methoden für effektives Category Management. Nachdem wir nun den Begriff Category Management kennengelernt haben, betrachten wir zunächst, was es nicht ist. Dieses Verständnis unterstreicht die Bedeutung der richtigen Vorgehensweise bei der Kategorieanalyse.

Was ist Kategorienmanagement nicht?

Kategorienmanagement ist nicht gleichzusetzen mit strategischer Beschaffung.

Strategische Beschaffung ist Teil des Kategorienmanagements. Sie ist kurzfristig orientiert und beschränkt sich auf eine oder wenige Kategorien. Es handelt sich eher um eine einmalige Maßnahme, um die Kosten für die Deckung des unmittelbaren Bedarfs niedrig zu halten. Kategorienmanagement hingegen umfasst auch das Lieferantenmanagement und den Aufbau langfristiger Beziehungen.

Kategorienmanagement ist nicht dasselbe wie Lieferantenbeziehungsmanagement.

Das Lieferantenmanagement ist, genau wie die strategische Beschaffung, Teil des umfassenderen Kategorienmanagements. Es ist zudem ein wesentlicher Bestandteil, der das Kategorienmanagement langfristig vorteilhaft macht. Von der Lieferantenauswahl und -bewertung bis hin zur Risikobewertung spielt das Lieferantenmanagement eine wichtige Rolle im Kategorienmanagement.

Kategorienmanagement ist keine einmalige Implementierung

Das Ziel des Kategorienmanagements ist es, durch einen ganzheitlichen Beschaffungsansatz den Wert zu maximieren, Kosten zu senken und die Lieferantenbeziehungen zu verbessern. Das ist allgemein bekannt. Doch die meisten Führungskräfte betrachten es als einmalige Angelegenheit. Kehren wir zu unserer Organisationsanalogie zurück: Die Organisation ist nicht abgeschlossen – sie muss kontinuierlich gepflegt und überprüft werden, um gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Als nächstes wollen wir uns damit befassen, wie man den Erfolg der Strategien, der Lieferantenbeziehungen und der gesamten Beschaffungsaktivitäten innerhalb verschiedener Ausgabenkategorien messen kann , d. h. anhand der Category Management KPIs.

Leistungsindikatoren für ein effektives Kategorienmanagement

Zur besseren Übersicht können verschiedene Kennzahlen (KPIs) im Category Management gemessen werden. Dazu gehören unter anderem Kategorieumsatz, Bruttomarge, Kostenvermeidung, verwaltete Ausgaben, Kategoriekonformität, Lieferantendiversität und Gewinn nach Kategorie.

Anstatt das Kategorienmanagement separat zu betrachten, sollten wir einen Schritt weitergehen und es als Teil der Beschaffung betrachten und dann die KPIs besprechen.

Hier sind diewichtigsten KPIs für Beschaffungs-Governance, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Kategorienmanagement, Auftragsmanagement und Rechnungsmanagement.

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Schauen wir uns nun die für das Kategorienmanagement relevanten Aspekte an:

Das sind zweifellos hervorragende KPIs, mit denen sich verschiedene Aspekte des Kategorienmanagements messen lassen. Schauen wir uns die einzelnen KPIs genauer an:

Obwohl jeder dieser KPIs umfassender ist und möglicherweise mehr Unterparameter hat, helfen sie Organisationen dabei, ihre Bemühungen effektiv zu messen und zu bewerten, indem sie die Beschaffungsfunktion als Ganzes betrachten.

Herausforderungen im Kategorienmanagement und Ihr Expertenleitfaden zur effektiven Risikominderung

Glauben Sie, dass ein Startup vor denselben Herausforderungen steht wie ein multinationaler Konzern? Wahrscheinlich nicht. Auch wenn die meisten Organisationen mit einigen gemeinsamen Herausforderungen konfrontiert sind, hängen die spezifischeren Herausforderungen davon ab, wo die organisatorischen Fähigkeiten und der Reifegrad liegen.

Gleiches gilt auch für das Kategorienmanagement. Die damit verbundenen Herausforderungen hängen vom Reifegrad (siehe Abbildung unten) sowie von der Gesamtstrategie und deren Umsetzung ab.

Einige Herausforderungen, denen Unternehmen in diesen unterschiedlichen Reifestadien begegnen können, sind:

Stufe 1:Grundlagenbildner: Ihnen fehlt es an Klarheit bei den Kategoriedefinitionen und Zielsetzungen, und sie haben ein begrenztes Verständnis der Geschäftsziele und Beschaffungspraktiken.

• Wie lässt sich dem entgegenwirken? Sie müssen den Input aller internen Interessengruppen einholen und zunächst die Kategorien anhand gemeinsamer Merkmale und Verwendungszwecke klar definieren.

Stufe 2:Strategischer Organisator: Sie haben Schwierigkeiten, Kategorien nach ihrer strategischen Bedeutung zu priorisieren und Lieferanten zu bewerten und zu segmentieren.

• Wie lässt sich dem entgegenwirken? Sie müssen die Ausgabendaten analysieren, um Kategorien mit höherem Ausgabenvolumen und Einsparpotenzial zu identifizieren und eine grundlegende Lieferantensegmentierung durchzuführen.

Stufe 3:Wertoptimierer: Sie stehen vor der Herausforderung, kurzfristige Kosteneinsparungen mit langfristigen Lieferantenbeziehungen in Einklang zu bringen.

• Wie lässt sich dem entgegenwirken? Sie müssen ein Lieferantenleistungsmanagementsystem einführen, um die Leistung der Lieferanten regelmäßig zu verfolgen und zu bewerten.

Stufe 4:Leistungsinnovator: Ihnen fällt es schwer, das Kategorienmanagement in funktionsübergreifende Teams und Abteilungen zu integrieren.

• Wie lässt sich dem entgegenwirken? Falls dies noch nicht geschehen ist, sollte ein abteilungsübergreifendes Team mit verschiedenen Abteilungen aufgebaut werden. Dadurch wird auch sichergestellt, dass alle über die aktuellen Markttrends informiert sind.

Stufe 5:Strategischer Visionär: Auch wenn dies wie ein Ziel klingt, das alle Unternehmen erreichen müssen, stehen sie vor der Herausforderung, inmitten organisatorischer Komplexität einen zukunftsorientierten Ansatz beizubehalten.

• Wie man dem entgegenwirken kann: Pflegen Sie langfristige Beziehungen zu wichtigen Lieferanten, indem Sie Ziele aufeinander abstimmen und infortschrittliche Analysefähigkeiteninvestieren.

Gemeinsame Herausforderungen, denen sich Organisationen aller Reifegrade gegenübersehen

Zusätzlich zu den oben genannten Herausforderungen können in Organisationen in unterschiedlichem Ausmaß die folgenden Herausforderungen auftreten.

• Datenqualität und Integration
• Änderungsmanagement und Genehmigungen durch die Stakeholder
• Ressourcenbeschränkungen
• Widerstand gegen Zusammenarbeit
• Technologiemangel

Best Practices für das Kategorienmanagement im Einkauf

Nachdem wir den Prozess und die Herausforderungen des Kategorienmanagements verstanden haben, werfen wir nun einen Blick auf einige der besten Praktiken, die jeder Einkaufsleiter beachten sollte:

Sichern Sie sich die Zustimmung der Stakeholder:Gewinnen Sie die Unterstützung wichtiger Stakeholder, indem Sie die strategischen Vorteile des Kategorienmanagements aufzeigen. Heben Sie Kosteneinsparungen, Risikominderung und verbesserte Lieferantenbeziehungen hervor, um eine optimale Ausrichtung des Unternehmens zu gewährleisten.

Prozesse dokumentieren:Etablieren Sie detaillierte und standardisierte Prozesse für das Kategorienmanagement. Dokumentieren Sie Arbeitsabläufe, Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungskriterien, um Konsistenz und Transparenz im gesamten Beschaffungszyklus zu gewährleisten.

Zusammenarbeit fördern:Durch die Einbindung von Abteilungen jenseits des Einkaufs wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gestärkt. Finanzen, Betrieb und Marketing sollten einbezogen werden, um die Kategorienstrategien mit den übergeordneten Geschäftszielen und -anforderungen in Einklang zu bringen.

Nutzen Sie Daten:Setzen Sie fortschrittliche Analyse- und Business-Intelligence-Tools ein, um aus Ausgabendaten handlungsrelevante Erkenntnisse zu gewinnen. Identifizieren Sie Trends, Chancen und potenzielle Risiken, um fundierte Entscheidungen zu treffen und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

Definieren Sie klaren Umfang und eine klare Taxonomie:Legen Sie präzise Kategorien fest und erstellen Sie eine gut strukturierte Taxonomie. Kategorisieren Sie Ausgabenposten präzise, um genaue Analysen, Berichte und strategische Entscheidungen zu ermöglichen.

Überwachen und optimieren:Überwachen Sie kontinuierlich die Kategorieperformance anhand der festgelegten KPIs. Überprüfen Sie regelmäßig die Kategoriestrategien und passen Sie diese an veränderte Marktbedingungen und organisatorische Bedürfnisse an, um eine fortlaufende Optimierung zu gewährleisten.

Technologien optimal nutzen:Implementieren Sie innovative Beschaffungstechnologien. Setzen Sie KI, maschinelles Lernen und Automatisierung ein, um die Datengenauigkeit, die Zusammenarbeit mit Lieferanten und die Entscheidungsfindung in Echtzeit zu verbessern.

Der Weg nach vorn: die Daten nutzen

In diesem sich ständig wandelnden Umfeld kann die Nutzung von Daten neue Wege zu Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen eröffnen. Um dies effizient umzusetzen, benötigen Sie jedoch eine hohe Datenqualität, Dezentralisierung, strategische Ausrichtung, fortschrittliche Analysefähigkeiten usw. – und genau hier können wir Sie unterstützen!Kontaktieren Sie uns,umIhren Datenlebenszyklus zu optimierenDie