Wie ein globales Produktions-Collection-Center die Personalplanung und -auslastung transformierte

Problemstellung

Der Kunde ist das Global Coordinator Center (GCC) eines weltweit führenden Fertigungsunternehmens und unterstützt die Personalplanung und -steuerung für 5.500 Mitarbeiter in den Bereichen Technologie und Geschäftsbetrieb. Um die zunehmende Komplexität der Planung zu bewältigen, wechselte das Unternehmen von einer tabellenkalkulationsbasierten Koordination zu einem vernetzten, auf Anaplan basierenden Personalplanungsmodell. Dieses ermöglicht einen transparenten Überblick über Projektbedarf, Auslastung, Einstellungsprozesse, Zeiterfassung, Budgetkontrolle und Managementberichte.

Um dieses Problem zu lösen, implementierte Polestar Analytics eine vernetzte Lösung für das Handelsförderungsmanagement und die Brutto-Netto-Planung auf Anaplan, die die Planung von Werbeaktionen, die Preisgestaltung, das Finanzreporting, die Abgrenzungen und die Abrechnungsprozesse in einem integrierten Planungsökosystem zusammenführt.

Wichtigste Engpässe

• Fragmentierte Hierarchien in der Belegschaft schränkten die Transparenz zwischen den Ebenen des Technologiezentrums und der Unternehmensführung ein.
• Projektplanung, Ressourcenzuweisung und Zeiterfassung waren nicht in einer einheitlichen Struktur miteinander verbunden.
• Die Erfassung von Arbeitszeiten auf Aktivitätsebene im Rahmen spezifischer Projekte führte zu einem hohen Aufwand an Detailanalyse und Genehmigung.
• Die prognostizierten Stunden, die tatsächlichen Stunden, der abrechnungsfähige Aufwand und die Auslastungsabweichung waren in einem einzigen gesteuerten Ablauf nicht verfügbar.
• Offene Stellen, Einstellungsgenehmigungen und der Status der Auftragsabwicklung boten keine durchgängige Transparenz des Arbeitsablaufs.
• Budgetversionen, Prognoseänderungen, Projektfeedback und NPI-Berechnungen waren schwer zu kontrollieren und nachzuvollziehen.
• Den Führungskräften fehlten rollenbasierte Dashboards mit klarer Segmentierung, Drilldown-Funktionen und Planungsübersicht.

Lösung implementiert

• Vernetzte Personalplanung: Verknüpfung von Projektbedarf, Ressourcen, Hierarchien, Zuständigkeiten und Führungsperspektiven in Anaplan.
• Zeiterfassungsmanagement: Ermöglichte die Erfassung von Arbeitszeiten auf Aktivitätsebene, Genehmigungen, die Nachverfolgung abrechnungsfähiger Stunden und die Rechnungsstellung.
• Auslastungsverfolgung: Verknüpfte geplante Stunden, tatsächlicher Aufwand, Abweichungen, Kapazitätslücken und Zuteilungsrisiken in einer Ansicht.
• Transparenz des Einstellungsprozesses: Offene Stellen, Genehmigungen, Besetzungsstatus und Einstellungsbedarf werden im Vergleich zu den Projektplänen verfolgt.
• Projekt-Feedback & NPI-Steuerung: Verknüpfung von Projekt-Feedback, Ressourcendaten und Aufwandseingaben für nachvollziehbare NPI-Berechnungen.
• Budget-Governance: Standardisierte Budgetversionen, Prognoseänderungen, Genehmigungen, Prüfer- und Verantwortlichkeitsprüfung sowie Nachverfolgung der Eigentumsverhältnisse.
• UX-basierte Dashboards: Es wurden fast 100 rollenbasierte Dashboards für Projekte, Stunden, Einstellung, Auslastung, Budget und Führungsberichte erstellt.