Fassen Sie diesen Blogbeitrag wie folgt zusammen:
Anmerkung der Redaktion: Ist es frustrierend, Jahr für Jahr die Frage zu hören: „Warum können wir nicht mehr einsparen?“, obwohl Sie glauben, den kosteneffizientesten Beschaffungsplan zu haben? Genau das sagen die meisten Beschaffungsleiter, mit denen wir gesprochen haben. Wahre strategische Exzellenz entsteht, wenn Sie Pläne langfristig und kategorienbasiert optimieren.
Angesichts des zunehmenden Wettbewerbsumfelds kann das Kategorienmanagement die wahren Marktführer von den Nachzüglern trennen und den Weg für Kostensenkungen bei der Ausgabenanalyse, der Analyse von Randausgaben ebnen sowie die Grundlagen der Beschaffungsanalyse schaffen.
„Laut einer Analyse von McKinsey führt eine Verbesserung der Herstellungskosten um 1 Prozent zu einer durchschnittlichen Steigerung des EBITDA um mehr als 18 Prozent.“
Kategorienmanagement lässt sich am einfachsten mit dem Begriff „Bündelung“ erklären. Dabei werden gekaufte/beschaffte Artikel basierend auf Nachfrage, Lieferant, Verwendungszweck und anderen Merkmalen wie Art usw. gebündelt oder gruppiert, um Effizienzsteigerungen zu erzielen, Skaleneffekte zu realisieren, Beziehungen zu verbessern und Prozesse zu optimieren.
Ganz einfach erklärt: Wir alle kennen Videos zum Thema „Aufräumen zu Hause“ oder ähnliches. Das Bündeln von Produkten ist vergleichbar mit dem Zusammenstellen von Artikeln, die man zusammen verwendet, die gleiche Farbe haben oder zur gleichen Jahreszeit gehören. So lassen sich die täglichen Abläufe effizienter gestalten. Anstelle von Farben orientieren sich Unternehmen jedoch am UN-Standard für Produkte und Dienstleistungen (UNSPSC) oder definieren eigene Kategorien.
Zur Frage, wo man anfangen soll: Wir haben dies bereits im Zusammenhang mit der Ausgabenanalyse besprochen. Der erste Schritt ist die Erstellung der Taxonomie, die als erster Schritt des Kategorienmanagements betrachtet werden sollte.
Bevor wir uns jedoch mit dem 8-stufigen Prozess befassen und die Bausteine des Kategorienmanagements definieren, sollten Sie sich als Einkaufsleiter folgende Fragen stellen:
- Wie ist der aktuelle Stand meines Kategorienmanagements? Ist es effizient gestaltet? Sind bereits wichtige Maßnahmen eingeleitet worden?
- Gibt es in der Praxis notwendige Systeme und Werkzeuge zur Umsetzung der Strategie?
- Ist die aktuelle Strategie auf alle Organisationsbereiche und Funktionen abgestimmt?
- Sind sich die Beteiligten über die notwendigen Anforderungen einig?
- Werden die Vorteile durchgehend klar kommuniziert?
Es ist wichtig, diese Fragen zu stellen und zu beantworten, da sie einige der grundlegenden Prinzipien bilden.
1. Vertragsmanagement
Verträge regeln die Bedingungen, Konditionen, Preise, Qualitätsstandards, Liefertermine und weitere wichtige Aspekte der Materialbeschaffung. Ein effektives Vertragsmanagement trägt zur Kostenkontrolle, Risikominimierung und Transparenz im Beschaffungsprozess bei. Dies ist besonders wichtig, da Kategorienmanagement kein kurzfristiger Prozess ist, sondern langfristig Mengen, Rabatte und Skaleneffekte berücksichtigen muss.
2. Bereichsübergreifende Zusammenarbeit
Beteiligte aus verschiedenen Teams wie Einkauf, Finanzen, Betrieb und anderen relevanten Bereichen müssen zusammenarbeiten. Idealerweise sollten die Teams aus Systemnutzern und Verantwortlichen für bestimmte Kategorien bestehen, z. B. mithilfe des RACI-Modells. Dieser kollaborative Ansatz ist notwendig, um Kosten, Qualität und interne Anforderungen anhand von Anwendungsfällen zu berücksichtigen.
3. Kategorisierung und Aggregation
Durch die Gruppierung ähnlicher Produkte (Kategorisierung) und die Erhöhung der Einkaufsmengen (Aggregation) lassen sich die Anzahl der Transaktionen und Verträge reduzieren, was wiederum die Gesamtpreise senkt. Dies ist der erste Schritt zur Analyse von Ausgabenmustern und zur Nutzung der Einkaufsmacht, um Kosteneinsparungen zu erzielen. Dieses Prinzip steigert die Effizienz und vereinfacht die Beschaffung.
4. Standardisierung
Standardisierung kann zweifach erfolgen. Erstens: Prozesse. Eine Reihe von Schritten, Prozessen oder Richtlinien für alle Teams im Unternehmen zur Beschaffung von Waren nach Kategorien. Zweitens: Spezifikationen. Durch die Standardisierung der Spezifikationen vereinfachen Sie die Lieferantenbewertung, optimieren die Lieferantenkommunikation, verbessern die Qualitätskontrolle und reduzieren Fehler.
5. Lieferantenmanagement
Wir haben dies bereits kurz angesprochen: Effektives Lieferantenmanagement mit Leistungsüberwachung, Kommunikation und Risikobewertung kann die Zuverlässigkeit, die nachhaltige Wertschöpfung und den beiderseitigen Nutzen langfristig verbessern. Mit diesen Prinzipien im Hinterkopf beginnen wir nun mit einem 8-stufigen Prozessansatz für das Kategorienmanagement.
Lassen Sie uns nun genauer betrachten, wie man praktisch mit dem Kategorienmanagement beginnt.
1. Definition der Kategorien
Kategorien sollten anhand der Funktion der Produkte definiert werden. Die Einteilung kann nach Wert, Lieferant, Art oder Menge erfolgen. Für eine wert- bzw. mengenbasierte Lieferantensegmentierung können Techniken wie das Kraljic-Modell, das Ausgabenverteilungsmodell oder die Verwendung (z. B. direktes und indirektes Material) sowie CPV (Common Procurement Vocabulary) , ECLASS, GPC (Global Product Classification) usw. verwendet werden. Es empfiehlt sich in der Regel, mehrere Hierarchien von Kategorien und Unterkategorien zu definieren, da diese für die Ausgaben-/Kostenanalyse hilfreich sind.
2. Kategorien identifizieren und priorisieren
Sobald die Kategorien definiert sind, müssen Sie die wichtigsten anhand von Risiko, Volumen und Wert klassifizieren. Dies kann durch eine Kostenanalyse (nach Kategorien, Lieferanten und Stakeholdern) mithilfe von Methoden wie der ABC-Analyse, dem Pareto-Prinzip, der Lieferantenwirkungsanalyse usw. erfolgen. Dabei sind Faktoren wie die Gesamtbetriebskosten (TCO), die Marktvolatilität, die strategische Ausrichtung und die Komplexität der Lieferkette zu berücksichtigen.
3. Datenerhebung
Effektives Datenmanagement, Governance und Datenqualität spielen hier eine entscheidende Rolle. Es gibt ein bekanntes Sprichwort zur Datenanalyse: „Müll rein = Müll raus“ . Die Wahrung der Datenintegrität über alle Systeme hinweg ist für alle Analysevorgänge, nicht nur für das Kategorienmanagement, unerlässlich. Zu den wichtigsten Datenquellen (auch für nachfolgende Aktivitäten wie die Ausgabenanalyse) gehören:
- Bestellungen und Rechnungen
- ERP-Systemdaten
- Lieferantenvertragsdaten
- Lieferantenbewertungsdaten
- Finanzberichte
- Bestandsverwaltungssysteme
- Spesenabrechnungen
- Beiträge interner Interessengruppen
- Compliance-Daten
Darüber hinaus könnten Daten aus Drittquellen oder aus ERP-/Beschaffungssystemen von Lieferanten stammen.
4. Bewertung und Identifizierung von Chancen
Hier erfolgt eine detaillierte Analyse aller Lieferanten nach Kategorien anhand von Parametern wie Nachfrage, Wert, Logistik (Lieferzeit, Lieferbedingungen, Versandkosten usw.), Volumen (Häufigkeit, Lagerbestand, Nachschub usw.) und/oder etwaigen Problemen mit bestehenden Lieferanten oder Produkten. Dadurch lassen sich spezifische Verbesserungspotenziale aufzeigen und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung, Prozessoptimierung und Verbesserung der Lieferantenbeziehungen identifizieren.
5. Marktanalyse
Im nächsten Schritt ist eine gründliche Analyse der Marktdynamik, einschließlich Preistrends, Wettbewerbsumfeld und neuer Technologien, unerlässlich. Sie mögen zwar glauben, die besten Vertrags- und Preiskonditionen zu haben, doch ohne Benchmarking, basierend auf dem Verständnis der Struktur lokaler, nationaler und internationaler Märkte, fehlt dieser Eindruck. Nutzen Sie für Benchmarking Ihrer Preisstrategie Anfragen nach Informationen (RFIs), Internetrecherchen mit verschiedenen Browsern (auch wenn es banal klingt, können unterschiedliche Browser unterschiedliche Suchergebnisse liefern) , Aggregator-Websites, B2B-Marktplätze, staatliche Handelsförderungsorganisationen, Fachmessen usw.
6. Strategie formulieren
Neben der Betrachtung der Kategorie, in die sie gehören, sollte die Gesamtstrategie eine Funktion des Wertes sein, der dem Unternehmen geboten werden kann.
Quelle: BCG
Abhängig vom erforderlichen Umfang und der verfügbaren Einkaufs- und Lieferantenmacht kann die Strategie pro Kategorie exklusiv, selektiv, hybrid, ausschreibungsbasiert usw. sein. Zusätzlich zu den sieben oben genannten Ebenen sollten die Gesamtbetriebskosten (TCO) und die Transaktionskosten berücksichtigt werden.
7. KPIs festlegen
Kein Prozess ist abgeschlossen, ohne die Ergebnisse und ihre Auswirkungen auf die Organisation zu messen. Zu den wichtigsten KPIs gehören:
- Kategorieumsatz
- Bruttogewinn
- Kostenvermeidung
- Ausgaben unter Management
- Kategoriekonformität
- Lieferantenvielfalt
- Gewinn nach Kategorie usw.
Die KPIs werden wir in unserem nächsten Blogbeitrag ausführlich besprechen.
8. Überprüfen & Iterieren
Der wichtigste Teil jedes Prozesses ist die Überprüfung des Fortschritts und die darauf basierende Optimierung der einzelnen Schritte. Unternehmen sollten den PDCA-Zyklus (Planen-Durchführen-Überprüfen-Anpassen) zur kontinuierlichen Verbesserung anwenden. Durch die regelmäßige Überprüfung der Lieferantenleistung und die Anpassung der Strategien an veränderte Marktbedingungen oder interne Anforderungen sichern Sie die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens in diesem dynamischen Umfeld.
Nachdem Sie nun verstanden haben, worum es beim Category Management geht, welche Bausteine es umfasst und wo Sie damit beginnen können, geht es in den nächsten Fragen darum, wie Sie es verfeinern oder wie Sie die häufigsten Herausforderungen bewältigen können.
Diese Fragen beantworten wir im nächsten Blogbeitrag unserer Beschaffungsreihe. Welche KPIs sollten gemessen werden, welche Best Practices sind zu beachten, wie lässt sich der eigene Stand im Category Management ermitteln und wie können Herausforderungen entsprechend bewältigt werden?