Die Implementierung von Business Intelligence ist keine Raketenwissenschaft, erfordert aber sorgfältige Vorbereitung und die Einhaltung eines schrittweisen Prozesses:
1. Entwickeln Sie eine Strategie zur Implementierung von Business Intelligence: Ohne eine klare Strategie treffen Mitarbeiter Annahmen über unklare Geschäftsbegriffe und Definitionen, verwenden unterschiedliche Daten und befolgen widersprüchliche Anweisungen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Datenqualität bei solchen unstrukturierten und ungeplanten Bemühungen nur beiläufig berücksichtigt wird.
Bei der Erstellung eines Fahrplans ist es unerlässlich, dass Sie diese grundlegenden Fragen beantworten.
Was bietet Ihr Unternehmen? Was ist Ihr Endziel? Welche Technologien/Ressourcen benötigen Sie?
Erstellen Sie eine Liste der für die Datenspeicherung zuständigen Abteilungen und der aktuell verfügbaren Daten. Ermitteln Sie anschließend, ob Sie zusätzliche Daten benötigen und welche Ressourcen für deren Beschaffung erforderlich sind. Notieren Sie sich, wo Sie die aus den Daten gewonnenen BI-Erkenntnisse einsetzen und wie Sie damit Ihre Geschäftsziele gestalten werden.
Durch die Festlegung von Zielen und den gezielten Einsatz von Daten erreichen Sie Ihre Ziele effizient. Entwickeln Sie außerdem eine Vision für Ihr zukünftiges BI-System – ob es die bestehende Struktur integrieren oder ersetzen soll. Erst mit einer soliden BI-Implementierungsstrategie können Sie weitere Schritte unternehmen.
2. Experten für die BI-Implementierung beauftragen: Sobald die Strategie entwickelt ist, muss ein Expertenteam für die Umsetzung zusammengestellt werden. Das Implementierungsteam sollte Vertreter aller Abteilungen umfassen, da Business Intelligence im Wesentlichen eine abteilungsübergreifende Aufgabe und nicht nur eine IT- oder Finanzinitiative ist.
Auch Mitarbeiter, die im Rahmen des Projekts mit Geschäftsdaten arbeiten, sollten einbezogen werden. Um den üblichen Widerstand gegen Veränderungen zu überwinden, sollte die gesamte Belegschaft des Unternehmens sorgfältig darüber informiert werden, wie jeder Einzelne von der BI-Implementierung profitieren wird.
3. Relevante KPIs definieren: Analysieren Sie die Geschäftsziele und Schwachstellen Ihres Unternehmens, um festzustellen, welche KPIs entscheidend, welche besonders effektiv und welche verzichtbar sind. Kategorisieren Sie die KPIs, um den Einstellungsprozess zu beschleunigen.
Beispiele hierfür sind Projektmanagement-Kennzahlen (ROI und Produktivität), Finanzkennzahlen (Nettogewinn, Umsatzwachstum, Liquiditätsgrad), Marketingdaten (Kundenakquisitionskosten, Kosten pro Lead, Konversionsrate), Kundenkennzahlen (Social-Media-Traffic, Kundenwert, monatliche Neukundenzahl) und HR-Kennzahlen (Kosten pro Einstellung, Nettogewinn pro Mitarbeiter). Es ist außerdem von großer Bedeutung zu wissen, welche KPIs Sie zur Leistungsmessung im gesamten Unternehmen einsetzen.
4. Finden Sie einen zuverlässigen Softwareanbieter: Moderne Unternehmen sind stark von IT abhängig. Daher ist die Verwendung der richtigen Softwarelösungen unerlässlich für die Integration von Geschäftsinformationen. Natürlich können Sie es auch selbst versuchen und auf Ihr internes Team vertrauen.
In diesem Fall sollte das Team aus einem Projektmanager, einem Datenqualitätsanalysten, einem Anwendungsleiter und ETL- Leitentwickler, einem Data-Mining-Spezialisten, einem Daten- und Datenbankadministrator sowie einem Projektmanager bestehen.
5. Wählen Sie die richtige BI-Technologie und die passenden Tools: Heutzutage gibt es eine Vielzahl von Business-Intelligence-Technologien und -Tools. Um aus dieser Auswahl die richtige Wahl zu treffen, ist es wichtig, Ihre funktionalen Bedürfnisse und nicht-funktionalen Anforderungen (Sicherheit, Leistung, Verfügbarkeit usw.) zu berücksichtigen.
Ihre Entscheidung hängt maßgeblich davon ab, wie Sie die Daten erfassen, visualisieren und mit den Kennzahlen interagieren. Standardlösungen sind ausreichend, wenn Ihre Data-Intelligence-Aktivitäten von mittlerem Umfang sind. Wenn Sie jedoch tiefer in die Analyse einsteigen möchten, sollten Sie über die Investition in spezialisierte Tools nachdenken, die optimal zu Ihrer Vision von Business Intelligence passen.
Sie können sich jedoch den Aufwand der Auswahl von BI-Tools ersparen, indem Sie dem gewählten Anbieter die vollständige Kontrolle über alle technischen Aspekte überlassen. Dies ist in der Regel die beste Vorgehensweise.
6. Infrastruktur berücksichtigen: Datenspeicherung und BI-Plattform sind die beiden wesentlichen Infrastrukturkomponenten für die Umsetzung von Business-Intelligence-Projekten. Lokale Datenbanken gelten als veraltet und umständlich und können mit den heutigen enormen Datenmengen und den sich ständig ändernden Anforderungen an das Datenmanagement kaum noch mithalten.
Aus diesem Grund entscheiden sich die meisten Unternehmen für Enterprise Data Warehouses (EDW), die große Datenmengen aus zahlreichen Systemen und Anwendungen (wie ERP, CRM und HRM) effizient verarbeiten und speichern können. Lokale BI-Plattformen sind ebenfalls veraltet und werden zunehmend durch Cloud-Dienste ersetzt.
Probieren Sie Hybridlösungen aus, die das Beste aus beiden Welten vereinen und einen ausgewogenen Kompromiss zwischen dem Grad der Kontrolle und den Speicherkosten der jeweiligen Lösung darstellen.
7. Datenaufbereitung: Die Datenaufbereitung beansprucht etwa vier bis fünf Mal die gesamte Entwicklungszeit von Business Intelligence. Datensilos, also das Phänomen, dass verschiedene Abteilungen unterschiedliche Tools, Techniken, Codes, Speichermuster usw. verwenden, müssen zuerst behoben werden. Sobald die Datenintegrität gewährleistet ist, sind weitere Datenqualitätsmetriken zu berücksichtigen (Vollständigkeit, Gültigkeit, Konsistenz, Relevanz, Genauigkeit, Eindeutigkeit).
8. Einen Feedback-Kreislauf einleiten: Der aktuelle Projektstatus sollte regelmäßig evaluiert, etwaige Änderungen sollten in regelmäßigen Abständen umgesetzt und Treffen der BI-Stakeholder geplant werden.
9. Klein anfangen: Es wird dringend empfohlen, einen Testlauf mit einigen wenigen wichtigen KPIs zu starten. Sammeln Sie Feedback zur Effektivität und zu etwaigen identifizierten Engpässen, um den Gesamtplan gegebenenfalls zu verbessern.
10. BI-Implementierung im größeren Maßstab: Nachdem Sie sichergestellt haben, dass die notwendigen Anpassungen vorgenommen wurden und Ihr Ansatz effektiv ist, integrieren Sie Business Intelligence mit zusätzlichen KPIs. Um das Projekt erfolgreich abzuschließen und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, evaluieren Sie den Prozess regelmäßig und optimieren Sie Problembereiche.
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