Nullbasierte Budgetierung – Bewährte Verfahren

Einführung

Zahlreiche Unternehmen befinden sich nach den wirtschaftlichen Verwerfungen durch COVID-19 im Erholungsmodus. Die Krise hat Führungskräfte gezwungen, das Kostenmanagement zu intensivieren, die Liquidität zu sichern und Budgets genau zu prüfen. Neben kurzfristigen Notfallmaßnahmen – wie der Kürzung von Marketingbudgets oder IT-Projekten – hat die Situation Kostensenkungen angestoßen. Man denke nur an die drastisch gesunkenen Reisekosten, die mit der Verlagerung von Präsenzveranstaltungen zu virtuellen Treffen und Events einhergingen.

Obwohl die Hoffnung auf ein baldiges Ende der Krise weiterhin groß ist, sind erhöhte Volatilität und Unsicherheit unbestreitbar. Dies wirft mehrere entscheidende Fragen auf: Wie können Unternehmen ihre Ressourcenallokation und Budgetplanung künftig überdenken? Wie können sie die im vergangenen Jahr erzielten taktischen Einsparungen sichern? Und wie können sie diese Verhaltensänderungen nutzen und in nachhaltige Einsparungen umwandeln – und den schleichenden Kostenanstieg vermeiden, der unweigerlich auftritt, wenn Kostensenkungsprogramme zur Dauerlösung werden?

Es gibt eine besonders effektive Methode, um die Kostenverwaltung in Unternehmen zu verändern: die Nullbasierte Budgetierung.

Überblick über die Nullbasierte Budgetierung

Pete Pyhrr Er entwickelte das Konzept des Zero-Based Budgeting (ZBB) in den 1970er-Jahren, als er Account Manager bei Texas Instruments, USA, war. Sowohl Großkonzerne als auch Private-Equity-Gesellschaften haben diese Budgetierungsmethode in den letzten Jahren übernommen. Eine detaillierte Studie von Accenture Strategy zum Zero-Based Thinking, die 2018 veröffentlicht wurde, ergab, dass diese Budgetierungsmethode zwischen 2013 und 2017 bei den 85 größten Unternehmen der Welt exponentiell um 57 Prozent pro Jahr zunahm. Zu diesen Unternehmen gehören Mondelez International Inc., Kraft Heinz Co. und Unilever PLC.

Das Hauptziel von ZBB (Zero Budgeting) ist die Ausrichtung der Unternehmensausgaben an der strategischen Gesamtvision des Unternehmens. Ein ZBB-Ansatz erfordert, dass Unternehmen ihr Budget in jeder Periode von Grund auf neu erstellen und alle Budgetbestandteile auf ihre Notwendigkeit und Übereinstimmung mit den strategischen Zielen des Unternehmens überprüfen. Unternehmen aller Größen und Branchen haben mit ZBB solide Ergebnisse erzielt, darunter höhere Gewinnmargen und ein verändertes Ausgabenbewusstsein bei Führungskräften der Geschäftsbereiche und anderen nicht-finanziellen Managern.

Unterschiede zwischen Nullbasisbudgetierung und traditioneller Budgetierung

Nullbasierte Budgetierung	Traditionelle Budgetplanung
Die Budgets des Vorjahres und der Jahre davor werden nicht berücksichtigt. Die Budgetplanung beginnt stets bei null. Das bedeutet, dass die Budgetierung immer wieder mit frischen Ideen angegangen wird, ohne Annahmen oder Zielvorgaben aus den Vorjahren.	Dabei werden bestehende Budgets so angepasst, dass sie den tatsächlichen Ausgaben des Unternehmens möglichst nahekommen. Die traditionelle Budgetplanung berücksichtigt stets, was in der Vergangenheit getan wurde und wie es getan wurde.
Die Nullbasisbudgetierung erfordert eine Begründung der Ausgaben. Jede Investition wird bei dieser Budgetierungsart berücksichtigt, was sie umfassender und realistischer macht. Sie bietet hohe Transparenz über die verschiedenen Kostentreiber und ist somit ein nachhaltigerer Ansatz zur Kostenreduzierung.	Die traditionelle Budgetierung verfolgt einen gemäßigten Ansatz und dient primär der Umsatzsteigerung, weniger der Kostensenkung einzelner Einheiten. Sie erfasst nicht jeden einzelnen Geldbetrag detailliert. Zwar berücksichtigt sie Ausgabenerhöhungen oder Kostensenkungen, jedoch nicht so präzise wie die Nullbasisbudgetierung.
Es erfordert mehr Aufwand und Zeit, da vor der Budgeterstellung alles eingehend analysiert wird. Darüber hinaus sind Schulungen notwendig, um die korrekte Umsetzung der Budgetplanung sicherzustellen.	Es ist allgemeiner gehalten und erfordert im Vergleich zur Nullbasisbudgetierung weniger Aufwand und Zeit. Die Implementierung der traditionellen Budgetierung ist im Vergleich dazu weniger aufwändig, sodass jedes Unternehmen sie schnell ausprobieren kann.
Bei der Budgetplanung mit Nullbasis werden Ausgabenentscheidungen von Managern getroffen. Die Ausgaben hängen davon ab, welche Aktivitäten durchgeführt werden und wie diese kosteneffektiv durchgeführt werden sollten. Der Fokus liegt dabei stärker auf der Kostenoptimierung als auf reinen Umsatzsteigerungen.	Traditionelle Budgetentscheidungen werden von der Unternehmensleitung getroffen. Dabei geht es vor allem darum, wie Geschäftsaktivitäten durchgeführt werden sollen. Details wie die Priorisierung einzelner Aktivitäten werden nicht behandelt.
Es verknüpft Kostensenkungsmaßnahmen besser mit einzelnen Geschäftsaktivitäten. Dadurch wird die Umsetzung und Nachverfolgung deutlich transparenter. Die Aktivitäten werden den jeweiligen Abteilungen zugeordnet, für die sie zuständig sind.	Es geht vielmehr darum, eine für alle geltende Änderung festzulegen, beispielsweise eine Erhöhung der Ausgaben um 1 %. Diese allgemeine Vorgehensweise lässt offen, wie die Aktivitäten mit den Budgets verknüpft sind, was die Umsetzung erschwert.

Vorteile der Nullbasisbudgetierung

Es gibt eine Reihe potenzieller Vorteile für die Nullbasierte BudgetierungZBB-Ansatz. Bei korrekter Implementierung ermöglicht ZBB Ihrer Organisation Folgendes:

• Den Status quo in Frage stellen:Die Nullbasisbudgetierung regt Unternehmen dazu an, genau zu prüfen, was in ihren verschiedenen Prozessen und Geschäftsaktivitäten funktioniert und was nicht. Kostenstellen können neu definiert und Aktivitäten überprüft werden, um eine optimale Mittelverwendung sicherzustellen.
• Kosten senken und gleichzeitig die Effizienz steigern:ZBB ermutigt Abteilungsleiter, effizienter zu werden, sodass steigende Arbeitsbelastungen nicht aktiv zu höheren Ausgaben führen – und somit effektiv herauszufinden, wie man mit weniger mehr erreichen kann.
• Behalten Sie die Kontrolle über das Budget:Anders als bei der traditionellen Budgetierung, bei der viele Budgetverantwortliche das Budget des Vorjahres ohne Begründung einfach übernehmen oder erhöhen, ermutigt die Nullbudgetierung (ZBB) die Abteilungen, alle Aspekte ihres Budgets vor der Einreichung zu überprüfen. Dies ermöglicht eine bessere Budgetkontrolle im gesamten Unternehmen und trägt potenziell dazu bei, ineffiziente Ausgaben zu reduzieren.
• Kontinuierliche Verbesserung der Aktivitäten vorantreiben:Anstatt frühere Budgets als Grundlage für das nächste zu verwenden, ermutigt die Nullbasisbudgetierung die Manager dazu, die Aktivitäten ihrer Abteilung kontinuierlich zu überprüfen und festzustellen, wo Verbesserungen vorgenommen werden können.
• Initiative und Agilität fördern:Um den Anforderungen der Nullbasisbudgetierung gerecht zu werden, müssen Abteilungsleiter kreativ und agil sein und Verantwortung übernehmen.

Bewährte Verfahren für die Nullbasisbudgetierung

Die Geschäftswelt hat sich stark verändert, darunter operative Abläufe, Unternehmenskulturen und Finanzmanagementtechnologien. Entdecken Sie einige der besten Praktiken, mit denen Unternehmen erfolgreich sind.

# Schnelle Erfolge identifizieren

Konzentrieren Sie Ihre Nullbasisbudgetierung typischerweise entweder auf die größeren und stabileren Geschäftsbereiche, die sich um Rentabilität bemühen, oder auf ausgewählte Gemeinkostenbereiche (wie Vertrieb, allgemeine und Verwaltungskosten), in denen hohe indirekte Kosten nicht klar ersichtlich sind. Diese Vorgehensweise untermauert die Notwendigkeit der Nullbasisbudgetierung und ermöglicht gleichzeitig die größten Kosteneinsparungen bei minimalen Auswirkungen auf den Rest des Unternehmens.

# Schaffen Sie eine Kultur der Ausrichtung und Verantwortlichkeit.

Da die Technologie einen tieferen Einblick in die Kosten- und Gewinnfaktoren ermöglicht, können Organisationen sie nutzenNullbasierte Budgetierungum Ressourcen und Investitionen besser auf strategische Ziele auszurichten.

Einerseits kann ZBB (Zero Better Business) Möglichkeiten für strategischere Ausgaben aufzeigen, die bisher übersehen oder als nicht lohnenswert erachtet wurden. Laut Harvard Business Review nutzte ein Unternehmen ZBB, um festzustellen, dass sein Handelsrabatt zu hoch war – eine Ausgabe, die zuvor nicht überprüft worden war. Ein anderes Unternehmen setzte ZBB ein, um ein spezifisches Problem im Bereich der Logistikkosten zu lösen: Die Lohnkosten waren nicht verhandelbar, doch durch eine ZBB-Analyse fand das Unternehmen einen Weg, die Kosten durch Verhandlungen mit Spediteuren zu senken.

ZBB kann auch dazu beitragen, die Denkweise bei der Ausgabenplanung zu verändern. Anstatt die jährliche Budgetplanung als routinemäßigen Prozess auf Basis traditioneller Ausgaben zu gestalten, wird jede Ausgabe daraufhin geprüft, welchen Nutzen sie dem Unternehmen bringt. Dieser Prozess verankert Verantwortlichkeit in den Entscheidungen.

# Die richtige Planungsplattform auswählen

Der Erfolg der Nullbasisbudgetierung hängt von einem tiefen Verständnis der operativen Kostentreiber wie Produktivitätskennzahlen, Aktivitätsvolumen und Inputkosten ab – all dies ist in herkömmlicher Planungs- und Budgetierungssoftware nicht enthalten. Diese älteren Systeme verarbeiten lediglich stark gruppierte Finanzdaten und müssen daher durch umfangreiche Daten aus anderen Quellen, beispielsweise Tabellenkalkulationen, ergänzt werden. Die Bearbeitung dieser Daten in zusätzlichen Tabellenkalkulationen erhöht den Arbeitsaufwand und die Komplexität jeder ZBB-Initiative.

Eine bevorzugte Alternative ist die Speicherung aller detaillierten Finanz- und Betriebsdaten auf einer zentralen Finanzplanungs- und Analyseplattform wie Anaplan. Eine solche Plattform ermöglicht die einfache Modellierung des kausalen Zusammenhangs zwischen Aktivitätsvolumen und dem daraus resultierenden Ressourcenbedarf. Darüber hinaus bietet die proprietäre In-Memory-Berechnungs-Engine von Anaplan die notwendige Rechenleistung zur Verarbeitung der großen Datenmengen.

Abschluss

Es ist wahrscheinlich richtig, dass jedes Unternehmen von einem Versuch mit ZBB profitieren könnte. Insbesondere mit moderner Technologie ermöglicht Zero-Based Budgeting eine inklusivere und fundiertere Entscheidungsfindung bei Investitionen und trägt dazu bei, dass die Beteiligten mehr Verantwortung für ihre Entscheidungen übernehmen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.Polestar Analyticsum einen umfassenden Ansatz für strategischere und erfolgreichere Ergebnisse des ZBB-Programms zu verfolgen.Buchen Sie jetzt einen Termin!