Vat dit blogbericht samen met:
Noot van de redactie: Gefragmenteerde processen en veranderende interne klantbehoeften zorgen ervoor dat inkoopmanagers constant alert moeten blijven om op de hoogte te blijven van innovaties in de toeleveringsketen. Categoriebeheer vormt hierop geen uitzondering. Leer hoe u uw inkoopcapaciteiten naar een hoger niveau kunt tillen.
In een eerder artikel over categoriemanagement hebben we besproken waar je moet beginnen, wat de principes zijn en een praktische handleiding in 8 stappen . Hier gaan we een stap verder door te kijken naar de KPI's voor categoriemanagement en hoe je effectief categoriemanagement kunt garanderen met een aantal best practices. Tot nu toe hebben we gezien wat categoriemanagement is. Voordat we dieper ingaan op de details, kijken we eerst naar wat het níét is. Dit inzicht zal het belang van een goede categorieanalyse benadrukken.
Categoriebeheer is niet hetzelfde als strategische inkoop.
Strategische inkoop is een onderdeel van categoriebeheer. Strategische inkoop is gericht op de korte termijn en beperkt zich tot één of enkele categorieën. Het is meer een eenmalige overweging om lage kosten te garanderen voor het voldoen aan directe behoeften. Categoriebeheer daarentegen omvat ook leveranciersmanagement en het opbouwen van relaties voor de lange termijn.
Categoriebeheer is niet hetzelfde als leveranciersrelatiebeheer.
Leveranciersmanagement maakt, net als strategische inkoop, deel uit van het bredere categoriemanagement. Het is bovendien een essentieel onderdeel dat het beheer van categorieën op de lange termijn rendabel maakt. Van de selectie en evaluatie van leveranciers tot de risicobeoordeling, speelt leveranciersmanagement een belangrijke rol in categoriemanagement.
Categoriebeheer is geen eenmalige implementatie.
Het doel van categoriemanagement is het maximaliseren van waarde, het verlagen van kosten en het verbeteren van leveranciersrelaties door middel van een holistische benadering van inkoop . Dit is algemeen bekend. Maar de meeste leiders benaderen dit als een eenmalige actie. Laten we teruggaan naar onze analogie met organiseren: het is niet klaar als je dit eenmaal hebt georganiseerd – je moet het blijven onderhouden en herzien als er wijzigingen nodig zijn.
Laten we vervolgens proberen te begrijpen hoe u het succes van uw strategieën, leveranciersrelaties en algehele inkoopactiviteiten binnen verschillende uitgavencategorieën kunt meten , oftewel de KPI's voor categoriebeheer.
Er zijn diverse KPI's voor categoriebeheer die gemeten kunnen worden voor een beter inzicht. Enkele voorbeelden zijn categorieomzet, brutomarge, kostenbesparing, beheerde uitgaven, naleving van categorierichtlijnen, leveranciersdiversiteit, winst per categorie, enzovoort.
Maar in plaats van categoriebeheer apart te bekijken, laten we een stap verder gaan en het als onderdeel van inkoop beschouwen, en vervolgens de KPI's bespreken.
Hieronder vindt u de belangrijkste KPI's voor inkoopbeheer , contractbeheer, leveranciersbeheer, categoriebeheer, orderbeheer en factuurbeheer.
Let op: Het periodiek systeem van inkoopanalyses is auteursrechtelijk beschermd door Polestar Analytics en mag niet zonder de juiste bronvermelding worden hergebruikt.
Ontgrendel de kracht van inkoopanalyses
Verkrijg inzicht in het raamwerk voor inkoopanalyses, inclusief het volwassenheidsmodel voor inkoop, voor een betere implementatie van analyses.
Dit zijn zonder twijfel uitstekende KPI's die gebruikt kunnen worden om verschillende aspecten van categoriebeheer te meten. Laten we elke KPI eens nader bekijken:
- Analyse van inkoopactiviteiten: Dit omvat het meten van het succes van verschillende inkoopactiviteiten, zoals aanbestedingsprocedures (RFP's). (Aanvraag tot offertes) of omgekeerde veilingen. Dit kan helpen om de effectiviteit van uw inkoopstrategieën te evalueren en kostenbesparingen, de deelname van leveranciers en tijdsbesparing te identificeren.
- Tail Spend Management : Het bijhouden van de vermindering van minder waardevolle, vaak onbeheerde aankopen als percentage van de totale uitgaven, duidt op efficiënte inspanningen op het gebied van categoriebeheer.
- Leveranciersdiversiteit: Een evenwichtige leveranciersbasis die aansluit bij de diversiteits- en inclusiedoelstellingen van uw organisatie. Dit zorgt ervoor dat een breed scala aan bedrijven eerlijke kansen krijgt om in te schrijven op opdrachten en deze ook daadwerkelijk te winnen.
- Doorlooptijd van het inkoopproces: Het meten van de tijd die nodig is om een inkooptraject te voltooien (van identificatie tot contractafsluiting) helpt bij het beoordelen van de inkoopefficiëntie en de snelheid van categoriebeheeractiviteiten.
- Betrokkenheid van leveranciers: Het monitoren van de mate van betrokkenheid en samenwerking met leveranciers kan inzicht geven in de sterkte van uw leveranciersrelaties en het succes van uw inspanningen op het gebied van categoriebeheer.
- Prijsvoorspelling per artikel: Hiermee worden toekomstige prijzen van artikelen binnen een categorie voorspeld. Nauwkeurige voorspellingen maken proactieve besluitvorming en betere onderhandelingsstrategieën mogelijk.
- Beheer van inkoopgolfplannen: Het plannen van inkoopgolven omvat het strategisch inplannen van inkoopactiviteiten. Door te monitoren hoe goed de geplande golven worden uitgevoerd, kunnen de timing van de inkoop en de toewijzing van middelen worden geoptimaliseerd.
- Effectiviteit van inkoopkanalen: Het evalueren van de effectiviteit van verschillende inkoopkanalen (bijv. online platforms, directe onderhandelingen) helpt bij het identificeren van de meest efficiënte en succesvolle methoden voor verschillende productcategorieën.
Hoewel elk van deze KPI's breder is en mogelijk meer subparameters bevat, helpen ze organisaties om inspanningen effectief te meten en te evalueren door de inkoopfunctie als geheel te beschouwen.
Denk je dat een startup dezelfde uitdagingen zou hebben als een multinational? Waarschijnlijk niet. Hoewel de meeste organisaties met een aantal gemeenschappelijke uitdagingen te maken krijgen, hangen de meer specifieke uitdagingen af van de capaciteiten en de mate van volwassenheid van de organisatie.
Hetzelfde geldt voor categoriebeheer. De uitdagingen hangen af van de mate van volwassenheid (zie onderstaande afbeelding) en de algehele strategie en implementatie ervan.
Enkele uitdagingen waar bedrijven in deze verschillende stadia van volwassenheid mee te maken kunnen krijgen, zijn:
Niveau 1: Fundamentbouwer: Ze missen duidelijkheid in categoriedefinities en doelstellingen en hebben een beperkt begrip van de bedrijfsdoelen en inkooppraktijken.
- Hoe kunnen we dit verhelpen? Ze moeten input vragen van alle interne belanghebbenden en beginnen met het duidelijk definiëren van de categorieën op basis van gemeenschappelijke kenmerken en gebruik.
Niveau 2: Strategisch Organisator: Zij hebben moeite met het prioriteren van categorieën op basis van hun strategisch belang en met het evalueren en segmenteren van leveranciers.
- Hoe kunnen we dit verhelpen? Ze moeten uitgavengegevens analyseren om categorieën met hogere uitgaven en potentieel voor kostenbesparingen te identificeren en basisleverancierssegmentatie implementeren.
Niveau 3: Waardeoptimalisator: Zij staan voor de uitdaging om kostenbesparingen op korte termijn in evenwicht te brengen met langetermijnrelaties met leveranciers.
- Hoe kan dit worden verholpen? Ze moeten een systeem voor leveranciersprestatiebeheer implementeren om de prestaties van leveranciers regelmatig te volgen en te evalueren.
Niveau 4: Prestatie-innovator: Zij vinden het moeilijk om categoriebeheer te integreren met multidisciplinaire teams en afdelingen.
- Hoe kunnen we dit verhelpen? Als dat nog niet is gebeurd, moeten ze een multidisciplinair team samenstellen met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen. Dit zorgt er ook voor dat iedereen op de hoogte is van de markttrends.
Niveau 5: Strategisch Visionair: Hoewel dit misschien klinkt als een niveau dat alle bedrijven zouden moeten bereiken, ondervinden ze ook problemen bij het behouden van een toekomstgerichte aanpak te midden van organisatorische complexiteit.
- Hoe dit te voorkomen: Bouw langdurige relaties op met belangrijke leveranciers door doelstellingen op elkaar af te stemmen en te investeren in geavanceerde analysemogelijkheden .
Naast de bovengenoemde uitdagingen kunnen zich in verschillende mate ook de volgende uitdagingen voordoen binnen organisaties.
- Gegevenskwaliteit en -integratie
- Veranderingsbeheer en goedkeuringen van belanghebbenden
- Beperkingen qua middelen
- Weerstand tegen samenwerking
- Gebrek aan technologie
Implementeer succesvolle analyses gedurende de gehele S2P-cyclus.
Beheer uw contracten, facturen, leveranciers, uitgaven en bestellingen, evenals categorieën.
Nu we het proces en de uitdagingen van categoriebeheer begrijpen, laten we eens kijken naar een aantal best practices waar elke inkoopmanager rekening mee moet houden:
Verkrijg draagvlak bij belanghebbenden: Win steun van belangrijke belanghebbenden door de strategische voordelen van categoriebeheer te laten zien. Benadruk kostenbesparingen, risicovermindering en verbeterde relaties met leveranciers om afstemming binnen de organisatie te waarborgen.
Documenteer uw processen: Stel gedetailleerde en gestandaardiseerde processen voor categoriebeheer op. Documenteer workflows, rollen, verantwoordelijkheden en besluitvormingscriteria om consistentie en transparantie gedurende de gehele inkoopcyclus te waarborgen.
Benadruk samenwerking: Stimuleer samenwerking tussen verschillende afdelingen door ook andere afdelingen dan inkoop erbij te betrekken. Betrek financiën, operations en marketing om categorystrategieën af te stemmen op de algemene bedrijfsdoelen en -vereisten.
Benut data: Gebruik geavanceerde analyses en business intelligence-tools om bruikbare inzichten uit uitgavengegevens te halen. Identificeer trends, kansen en potentiële risico's om weloverwogen beslissingen te nemen en continue verbetering te stimuleren.
Definieer een duidelijke reikwijdte en taxonomie: Definieer precieze categorieën en stel een goed gestructureerde taxonomie op. Categoriseer uitgavenposten nauwkeurig, zodat accurate analyses, rapportages en strategische besluitvorming mogelijk zijn.
Monitoren en bijsturen: Bewaak de prestaties van de categorie continu aan de hand van vastgestelde KPI's. Evalueer regelmatig de categorystrategieën en pas deze aan veranderende marktomstandigheden en organisatorische behoeften aan voor voortdurende optimalisatie.
Benut technologieën: Implementeer geavanceerde inkooptechnologieën. Gebruik AI, machine learning en automatisering om de nauwkeurigheid van gegevens, de samenwerking met leveranciers en realtime besluitvorming te verbeteren.
In dit voortdurend veranderende landschap kan het benutten van data nieuwe mogelijkheden bieden voor kostenbesparing en efficiëntie. Maar om dit efficiënt te doen, hebt u een goede datakwaliteit en decentralisatie, strategische afstemming, geavanceerde analysemogelijkheden, enzovoort nodig. Daar kunnen wij u bij helpen! Neem contact met ons op om uw data-levenscyclus te optimaliseren .