SudhaVerslaafd aan data en business intelligence
Meld u aan om de nieuwste inzichten en updates over technologie, AI & data-analyse, datawetenschap en innovaties van Polestar Analytics te ontvangen.
Vat dit blogbericht samen met:
Noot van de redactie:Inkoopanalyse omvat het verzamelen en onderzoeken van inkoopgegevens om waardevolle zakelijke inzichten te verkrijgen en weloverwogen besluitvorming te faciliteren. Met behulp van deze beginnershandleiding begrijpt u de voordelen en de waarde van inkoopanalyse.Inkoopanalysesmet gedetailleerde praktijkvoorbeelden van inkoop en definities van belangrijke termen.
Noem data de "nieuwe olie" of het "nieuwe water", het maakt niet uit. Want ongeacht de vergelijking, zelfs met "lucht", iedereen weet dat data alomtegenwoordig en belangrijk is voor organisaties. Dat geldt ook voor inkoop. Zodra je beseft hoe cruciaal data kan zijn voor het creëren van waarde, is de eerste stap op weg naar een datagedreven inkoopomgeving nog maar een kwestie van tijd. Zet die eerste stap dus.begrijpen wat inkoopanalyse inhoudtwelke waarde het biedt en enkele toepassingsvoorbeelden voor analyses in inkoop.
Inkoopanalyse is het proces van het verzamelen, opschonen en analyseren van inkoopgegevens.Gegevens uit inkoop voor inzichten en besluitvorming.Klinkt eenvoudig? Laten we even kort de verschillende soorten gegevens samenvatten die beschikbaar zijn voor inkoop: leveranciersgegevens, kosten per artikel, kanaalgegevens, uitgaven per categorie, besparingen, gegevens over inkoopbeleid, enzovoort. En dit is nog maar het begin.
Inkoopgegevens, die uit meerdere bronnen en datasystemen worden verzameld, zijn doorgaans onsamenhangend en verspreid over verschillende systemen, waardoor analyse lastig is. Al deze gegevens worden vervolgens opgeslagen, grondig opgeschoond en geclassificeerd om te worden gebruikt op basis van de bedrijfsbehoeften of specifieke toepassingsscenario's.
Laten we eens dieper ingaan op enkele uitdagingen van inkoopanalyses en de verschillende toepassingsmogelijkheden waarin gebruikers de waarde ervan kunnen inzien.
Een 2021Wereldwijde CPO-enquête van DeloitteUit onderzoek blijkt dat de prioriteiten van CPO's de afgelopen jaren drastisch zijn veranderd. Voor bijna 78% van hen staat het verbeteren van de operationele efficiëntie bovenaan de agenda, in plaats van kostenbesparing. Een van de belangrijkste manieren om dit te bereiken is met behulp van inkoopanalyses. Dit toont aan dat de meeste bedrijven wel geïnteresseerd zijn in het implementeren van analyses, maar hier niet toe in staat zijn. Enkele mogelijke redenen hiervoor zijn:
Je vraagt je misschien af waarom we eerst de uitdagingen bespreken in plaats van meteen voorbeelden te geven, en deToepassingsvoorbeelden van inkoopanalysesDat komt doordat het, zodra je begrijpt wat het probleem is, makkelijker is om de oplossing te vinden.
Voordat we ingaan op de voordelen en de waarde van inkoopanalyses, is het wellicht nuttig om enkele belangrijke termen te verduidelijken voor degenen die niet bekend zijn met dit onderwerp. Als u hier niet bekend mee bent, kunt u gerust doorgaan naar het volgende gedeelte.
Inkoop
Sourcing is het proces van het identificeren van behoeften, het beheren van leveranciers en het voldoen aan die behoeften om te voorzien in de dagelijkse resourcevereisten van organisaties. Het omvat strategie, onderzoek en evaluatie. Het gaat vooral om het beoordelen, selecteren en beheren van leveranciers, oftewel de relaties met leveranciers. Hoewel dit vaak wordt verward met inkoop, kan het worden beschouwd als een onderdeel van het algehele inkoopproces.
Inkoop
Inkoop is een integraal proces dat zich bezighoudt met het vinden van leveranciers, van begin tot eind, inclusief planning, onderhandelen, voorraadbeheer en het plaatsen van inkooporders. Organisaties gebruiken inkoopgegevens om leveranciers te evalueren, mogelijkheden voor kostenbesparing te identificeren, de contract- en inkooptijd te verkorten, enzovoort. Het kan worden onderverdeeld in strategische en transactionele inkoop.
Van bron tot betaling
Het gehele inkoopproces, van begin tot eind, wordt doorgaans de Source-to-Pay-cyclus of S2P-cyclus genoemd. Deze cyclus is onderverdeeld in twee delen: de S2C-cyclus en de P2P-cyclus. Source-to-Pay omvat het volledige proces, van het vinden van leveranciers tot de betaling na de levering van de goederen.
Van bron tot contract
Dit onderdeel van de Source-to-Pay-cyclus, Source-to-Contract genaamd, omvat functies zoals inkoop, leveranciersbeheer, contractbeheer en categoriebeheer. Het gaat om het identificeren van de juiste leveranciers en het onderhouden van een relatie met hen.
Aankoop en betaling
Dit onderdeel van de Source-to-Pay-cyclus, genaamd Purchase-to-Pay, omvat het beheer van inkooporders, factuurbeheer, inkoop en betalingsbeheer. Deze cyclus draait vooral om het voldoen aan de eisen van het team wanneer dat nodig is.
Uitgavenanalyse
Deze term is een van de meest bekende toepassingen van inkoopanalyse. Uitgavenanalyse verwijst naar de analyse van uitgavengegevens uit meerdere bronnen, zoals factuuranalyse per categorie, analyse van inkooporders om de doorlooptijden of het leveranciersbeheer te begrijpen, en analyse van betalingstermijnen om afwijkingen of verbeterpunten te identificeren. We gaan hieronder dieper in op uitgavenanalyse.
In dit exclusieve webinar leert u hoe u het potentieel van inkoopanalyses kunt benutten om de inkoopprocessen van uw organisatie te optimaliseren.
Net als elke andere analysefunctie kan inkoop ook worden onderverdeeld in beschrijvende, diagnostische, voorspellende en prescriptieve analyses, afhankelijk van hoe de gebruikers de gegevens willen analyseren. Mocht u nog niet bekend zijn met dit onderwerp:
Beschrijvende analyses:Gebruik historische gegevens om te achterhalen "wat er is gebeurd". Enkele toepassingen zijn classificatie, clustering en regressieanalyse.
Diagnostische analyses:Het gaat hierbij om het gebruik van statistische methoden om te achterhalen "waarom iets is gebeurd". Technieken zoals tijdreeksanalyse, ROI-berekening, kanaalanalyse voor de beste platforms, enzovoort, zijn afhankelijk van de specifieke toepassing.
Voorspellende analyses:Het vinden van patronen in data om situaties te voorspellen en zo in de toekomst effectievere beslissingen te kunnen nemen. Enkele voorbeelden zijn oorzaakanalyse, marktmandanalyse, vraagvoorspelling, enzovoort.
Prescriptieve analyses:Een stap verder gaan door meerdere scenario's te analyseren en de waarschijnlijkheden te bepalen. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat gegevens van meerdere leveranciers worden geanalyseerd om de beste kostenbesparingen of optimale tijdsbesteding te vinden.
Hoewel de meeste organisaties het niveau bepalen vanAnalytische volwassenheid vereistOp basis van de bovenstaande vier typen is er nog een manier om te beslissen over de processen voor inkoopanalyse, namelijk op basis van wie het gaat gebruiken en hoe het gaat worden gebruikt.
Operationele analyses:Het analyseren van meetgegevens die nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering, zoals doorlooptijden, status, openstaande bestellingen, enz.
Financiële analyses:Metrieken over de financiële effectiviteit, zoals cashflowanalyses, impact op de winst- en verliesrekening, enz.
Strategische analyses:KPI's die strategische processen analyseren om te zorgen dat het organisatiebeleid wordt nageleefd.
Deze categorisatie is belangrijk wanneer de organisatie mogelijk verschillende niveaus van analysebehoeften heeft voor haar verschillende afdelingen of businessunits. Weet u niet zeker welk niveau van analyse nodig is of wat de zakelijke behoeften voor de implementatie zijn? Geen probleem, onze Data Discovery-workshop kan u daarbij helpen.
Enkele van de gegevensbronnen die bij de volledige STP-cyclus betrokken zijn en die nuttig zijn voor analyse, zijn stamgegevens met producten en gebruikers.
Inzicht in waar alle gegevens zich bevinden en het verzamelen ervan is de eerste stap, nog voordat de analyse überhaupt begint. Als u uw inkoopgegevens wilt analyseren, is het daarom belangrijk om de verschillende gegevensbronnen te begrijpen en deze te integreren met stamgegevens. Laten we nu eens kijken naar enkele belangrijke toepassingsvoorbeelden van inkoopanalyses.
Inkoop als functie is in de loop der jaren gegroeid, en met de huidige technologische ontwikkelingen wordt dit alleen maar verder versterkt.Van databeheer tot business intelligence.Het volwassenheidsniveau van analyses is toegenomen, van reactief naar proactief. Daarom is het belangrijk om enkele belangrijke gebruiksscenario's te kennen om te begrijpen hoe aan de groeiende behoeften kan worden voldaan.
Analyseer de prestaties van leveranciers
Maak gedetailleerde dashboards of matrices om de prestaties van leveranciers te analyseren met behulp van diverse meetwaarden en KPI's, zoals het proces tot aankomsttijd, risicoanalyse, duurzaamheidsprestaties en maatschappelijke verantwoordelijkheid van elke leverancier, CO2-analyse, enz. Met transactionele en strategische rapportages over de leveranciers kunt u vertragingen identificeren, de huidige voorraad beheren en knelpunten verminderen.
Verbeter de doorlooptijd van het inkoop-tot-betalingsproces.
De inkoop-tot-betalingcyclus omvat alle transactieactiviteiten, van benchmarking tot betaling. Hierdoor kunnen KPI's zoals snelheid van marktintroductie, vraagvervullingspercentages, inkoopefficiëntie, enzovoort, worden vastgesteld. Dit proces maakt het mogelijk om verschillende afdelingen met elkaar te verbinden en data-isolatie te voorkomen, waardoor knelpunten worden vermeden. Interne processen en trends kunnen worden geïdentificeerd om de effectieve inkooptijd te verkorten.
Gedetailleerde uitgavenanalyses voor kostenbesparingen
Zoals hierboven vermeld, is spend analytics de studie van de uitgaven over categorieën, geografische gebieden, SKU's en producten. Met effectieve spend analytics kunnen meerdere categorieën worden geanalyseerd, bijvoorbeeld of een organisatie andere leveranciers heeft die vergelijkbare producten of diensten tegen lagere prijzen aanbieden in andere bedrijfsonderdelen. U kunt ook historische prijstrends analyseren, benchmarken ten opzichte van concurrenten, betalingstermijnen analyseren en factuurgegevens analyseren. Uitgavenprognoses vormen een andere geavanceerde tak van spend analytics, waarmee u de impact van uitgaven op de winstgevendheid kunt bestuderen.
Realiseer grotere besparingen
U kunt uw winstgevendheid verbeteren en effectieve besparingen realiseren met technieken zoals een grondige prijsvariantieanalyse, rationalisatie van uw leveranciersbestand, categorieanalyse en het opsporen van ongecontroleerde uitgaven. Effectieve inkoopstrategieën, onderbouwd met data, kunnen u helpen nieuwe gebieden te ontdekken waar inkoop nodig is, in plaats van de eerdere inkoopmethoden, waardoor verspilling wordt verminderd. Ook toekomstige veranderingen in behoeften kunnen worden geïdentificeerd om kosten te besparen.
Beperk inkooprisico's
Hoewel data een integraal onderdeel vormt van de gehele inkoopcyclus, richt de P2P-cyclus zich op kwantitatieve data voor de doorlooptijd, terwijl STC-data zich richt op inkoopmanagementdata waarbij leveranciersrisico's en contractuele voorwaarden van cruciaal belang zijn. U kunt inkooprisico's verminderen door de prestaties van leveranciers te analyseren en te controleren of ze zich aan de normen houden. Volgens onderzoek van Deloitte hield slechts 18% van de CPO's de risico's bij hun Tier-1-leveranciers in de gaten.
Contractanalyse
Veel mensen denken dat een contract na ondertekening geen verdere analyse meer nodig heeft. Als u tot die groep behoort, hebt u het mis, want contracten vormen een essentieel onderdeel van de gehele relatie met een leverancier. Voorwaarden in het contract, zoals betaling, verlenging, vervaldatum, leveringen, enzovoort, zijn cruciaal voor het begrijpen van de prestaties en de productvoorwaarden. Sommige producten vereisen na verloop van tijd een wijziging van de contractvoorwaarden op basis van strategisch belang. Het bijhouden van deze wijzigingen en het tijdig aanvragen ervan is daarom gunstig voor zowel de leverancier als het bedrijf. Analysetools kunnen u ook helpen bij het beheren van contractverlopen met tijdige meldingen.
Kortom, inkoopanalyses kunnen u helpen bij het beantwoorden van vragen zoals:
...en meer.
Nu u de verschillende toepassingsmogelijkheden van inkoopanalyse begrijpt, vatten we de voordelen en de toegevoegde waarde voor uw bedrijf kort samen. Analyse raakt veel aspecten van het gehele inkoop-tot-betalingsproces. Enkele belangrijke gebieden zijn kostenmodellering, biedingsanalyse, contractanalyse, transactieanalyse, uitgavenregistratie, enzovoort. Het is daarom essentieel om deze aspecten goed te begrijpen.
Bron: Accenture
De voordelen van inkoopanalyses worden zichtbaar zodra ze geïmplementeerd zijn. Sommige organisaties kunnen besparingen realiseren door kleine strategische aanpassingen in hun inkoopproces, zoals het stroomlijnen van de productinkoop bij leveranciers.
Dit zijn de belangrijkste voordelen van analytics, naast de uitgavenanalyse die we hierboven al meerdere malen hebben besproken.
De meeste CPO's begrijpen tegenwoordig het belang van analytics, maar weten niet waar ze moeten beginnen of hoe ze verder moeten gaan. Dit is waar onzeexperts in inkoopanalysekunnen u daarbij helpen. Met onze gedetailleerdeworkshop data-ontdekkingMet een volwassenheidsbeoordeling en deskundige gesprekken kunnen we uw organisatie helpen bij de implementatie en adoptie van inkoopanalyses. Heeft u interesse? Vul dan vandaag nog het formulier in.
Over de auteur
Verslaafd aan data en business intelligence
Wanneer je theorieën ontwikkelt voordat je over data beschikt, begin je onbewust feiten te verdraaien om ze aan te passen aan je theorieën, in plaats van theorieën aan te passen aan de feiten.
Gerelateerde blog
Bhaskar Pathak
Bhaskar Pathak