Vat dit blogbericht samen met:
Noot van de redactie: Begrijp de impact van 'tail spend', oftewel grote volumes kleine aankopen, op uw bedrijf. We hebben de belangrijkste problemen, uitdagingen en voordelen van 'tail spend' belicht, en laten zien hoe u kunt beginnen met een analyse van 'tail spend' voor kostenbesparingen, leveranciersconsolidatie en procesefficiëntie.
Heeft u aan het eind van de maand wel eens naar uw creditcard- of bankafschrift gekeken en gedacht: Waar is al dat geld gebleven? Dan kent u vast wel dat gevoel van kleine uitgaven die zich kunnen opstapelen en een ongewenste last op uw bankrekening kunnen vormen. Vandaag bespreken we hoe deze kleine inkoopuitgaven, oftewel de zogenaamde 'tail spend', een bedrijf beïnvloeden. We gaan kijken hoe dit gebeurt, waarom het relevant is en waar u kunt beginnen met het beheersen ervan.
Let op: Niet alle uitgaven aan inkoop kunnen zomaar als slecht of onnodig worden beschouwd – ze moeten worden geanalyseerd om te bepalen of er een probleem is en hoe ze geoptimaliseerd kunnen worden.
Iedereen weet wat 'tail spending' is: de uitgaven met een lage waarde en een hoog volume, meestal aangeduid als C-spend, waarbij een breed scala aan leveranciers met een laag risico betrokken is. Dit vertegenwoordigt ongeveer 10-20% van de totale uitgaven van een organisatie.
Hoewel er veel manieren zijn om het uit te leggen, is een van de meest gebruikte het Pareto-principe: 20% van de uitgaven voor 80% van de artikelen (dit kan variëren van 70% tot 90% van het volume en van 10% tot 30% van de waarde, afhankelijk van de uitgaven van de organisatie). Andere methoden zijn gebaseerd op de definitie van elke organisatie, aan de hand van een getal dat zij zelf bepalen (bijvoorbeeld 10.000 of 100.000) op basis van hun uitgavengegevens.
We zullen niet dieper ingaan op de definitie, maar laten we eens kijken waaruit het bestaat:
- Onconventionele uitgaven: Dit zijn uitgaven die buiten het vastgestelde inkoopproces plaatsvinden. Het gaat hierbij doorgaans om zaken die niet strategisch van aard zijn en daarom kan het worden beschouwd als een subcategorie van 'tail spend'.
- Eenmalige aankopen
- Kleine artikelen/Contante aankopen
- Tactische aankopen
- Automatische verlenging of maandelijkse abonnementen
Enkele voorbeelden van 'tail spend' (uitgaven die niet direct gerelateerd zijn aan de reguliere inkoop) zijn kantoorartikelen, onderhouds- en reparatiematerialen, reiskosten, koeriers- en verzendkosten, abonnementskosten, opleidings- en studiekosten, enzovoort. Hoewel sommige van deze uitgaven gepland zijn, slagen veel bedrijven er niet in ze te categoriseren of in kaart te brengen vanwege het lage volume.
Hoewel het vaak wordt gezien als de zwakke schakel in de inkoopuitgaven, is het belangrijk te onthouden dat niet alle kleine uitgaven per definitie slecht zijn. In de meeste organisaties is een zekere mate van kleine uitgaven, zoals contante aankopen of uitgaven op laag niveau, normaal en onderdeel van de algemene bedrijfsvoering. Het probleem zit hem echter in de zichtbaarheid en de registratie ervan.
Om te begrijpen waarom het in kaart brengen van de uitgaven aan specifieke doelgroepen belangrijk is, moet je ook de voordelen ervan begrijpen. Hier zijn drie belangrijke voordelen:
Kostenbesparing: Het verlagen van de uitgaven behoort al minstens de afgelopen jaren tot de top drie prioriteiten van inkoopmanagers. Volgens een onderzoek van de Hackett Group hebben inkooporganisaties in het bovenste kwartiel, zowel qua bedrijfswaarde als operationele excellentie, een voordeel van 90% ten opzichte van concurrenten op het gebied van kostenbesparing. Aangezien de zogenaamde 'tail spend' (uitgaven die niet direct relevant zijn) tot wel 20% van de totale uitgaven uitmaakt, zou zelfs een besparing van 5-10% een aanzienlijke impact hebben op het bedrijfsresultaat.
Bron: BCG Leveranciersconsolidatie: Omdat de meeste leveranciers met een lage risicospreiding een laag risico vormen, beschouwen de meeste organisaties ze als niet-kritisch. Volgens het leverancierssegmentatiemodel van Kraljic vallen ze doorgaans onder de categorieën niet-kritisch of knelpuntleveranciers. De beste manier om hun efficiëntie te verbeteren is door de behoeften te bundelen, maatwerkoplossingen te ontwikkelen en/of geconsolideerde leveranciers te vinden om schaalvoordelen te behalen en de onderhandelingspositie te versterken. U kunt de haalbaarheid aantonen om individuele orders indien nodig efficiënt te verwerken en de afhankelijkheid van knelpuntleveranciers te verminderen.
Procesefficiëntie: Uitgavenlekken ontstaan wanneer u te maken hebt met niet-goedgekeurde, niet-voorkeurs- of niet-gecontracteerde leveranciers. Bij het omgaan met dergelijke leveranciers, die doorgaans geen gestroomlijnd proces doorlopen en op basis van specifieke toepassingen worden ingezet, leidt dit tot meer wrijving en inefficiënte uitgaven.
Om dit te voorkomen kunnen bedrijven vooraf goedgekeurde leveranciers inschakelen, e-marketplaces goedkeuren of catalogi maken voor hun 'tail spend' (uitgaven die niet direct gerelateerd zijn aan de klant). Volgens onderzoek van Hackett Group uit 2023 vond meer dan 70% van de leiders dat tools voor het beheer van 'tail spend' hun verwachtingen hadden overtroffen of eraan hadden voldaan.
Andere voordelen zijn onder meer kortere doorlooptijden, de mogelijkheid om uitgaven te richten op duurzamere of goedgekeurde leveranciers, een lager risico, enzovoort.
Maximaliseer het potentieel van uw inkoopgegevens
Identificeer de juiste KPI's met behulp van onze periodieke tabel voor inkoop en bepaal de volwassenheid van uw inkooppraktijk.
Geef uw inkoopanalyse een vliegende start. Maar hoe weten we of uw uitgaven aan de 'tail spend' (uiteindelijke kosten van inkoop) een probleem vormen? Als u zich dit afvraagt, herzie dan uw aanpak van deze uitgaven. De meeste organisaties vinden de implementatie van dit proces te duur. Maar voor hen is het juist veel duurder om de 'tail spend' niet te analyseren. De potentiële besparingen worden vaak over het hoofd gezien vanwege een lage verwachting van rendement, gebrek aan inzicht, interne middelen en benchmarkgegevens.
Je hebt mogelijk een probleem als je steeds weer dingen hoort zoals: "Waarom betalen we leverancier B een hogere prijs voor hetzelfde product als leverancier A?", "Dit zijn niet onze normale algemene voorwaarden", "Er is geen centrale leveranciersdatabase", "Deze transacties worden niet in ons ERP-systeem weergegeven", enzovoort.
Groot aantal leveranciers: Een gefragmenteerde leveranciersbasis kan leiden tot minder onderhandelingsmacht bij volumekortingen, een hogere administratieve last en gemiste kansen op kostenbesparingen.
Moeilijkheden bij het volgen en rapporteren: De moeilijkheid om gegevens te categoriseren, classificeren of consolideren maakt het lastiger om uitgavenpatronen te monitoren, mogelijkheden voor kostenbesparing te identificeren en weloverwogen beslissingen te nemen.
Gebrek aan inzicht en transparantie: Zonder duidelijk inzicht in de categorieën of gegevens wordt het lastig om aankopen effectief te beheren en te optimaliseren. Dit kan het gevolg zijn van een te grote afhankelijkheid van handmatige processen zoals e-mails en spreadsheets, zonder een gemeenschappelijke database.
Mismatch tussen financiën en inkoop: Wanneer de financiële en inkoopteams hun uitgaven met een lage waarde anders definiëren, of omdat het begrip rondom dergelijke uitgaven binnen uw organisatie onvoldoende is, kan dit leiden tot een rekenfout in de inkoopfacturen door een van beide teams.
Overvolle voorraad: Dit betekent dat het inkoopprobleem is doorgedrongen tot het voorraadbeheer. Dit ontstaat wanneer meerdere afdelingen of functies hun voorraadbeheer onafhankelijk van elkaar uitvoeren, wat leidt tot hogere opslag- en beheerkosten.
Als u denkt dat u met een of meer van deze problemen te maken hebt, kunt u een audit van de inkoop of de uitgaven aan specifieke producten (tail spend audit) laten uitvoeren om de kosten te verlagen.
Voordat we ingaan op wat tail spend-analyse, mapping en het implementatieproces ervan precies inhouden, is het belangrijk om kort in te gaan op de redenen waarom tail spend lastig te beheren is.
Enkele voorbeelden zijn:
- Gebrek aan expertise binnen de categorie
- Geen interne of externe benchmarking
- Geen strategische onderbouwing
- Gebrek aan zichtbaarheid
- Gebrek aan steun vanuit het management
- Verhoogde verwerkingskosten
Hoewel we ze vandaag niet zullen bespreken, is het wel belangrijk om aan te geven waar het probleem ligt. Zodra je de steun van het management hebt voor een gedegen analyse van de zogenaamde 'tail spend', moet je beginnen bij de plek waar de meeste inkoopmanagers problemen mee hebben, namelijk een gebrek aan expertise of inzicht.
Hier volgt een stappenplan van 5 stappen voor het optimaliseren van uw uitgaven aan de staart van de markt:
Stap 0: Een taxonomie definiëren
Dit wordt stap 0 genoemd en niet stap 1, omdat zonder een effectieve taxonomie, oftewel het groeperen van gegevens in verschillende klassen met behulp van codes of nummers, geen van de andere stappen mogelijk zou zijn. Als u geen codes hebt gedefinieerd, begin dan daarmee. U moet codes toewijzen aan de goederen en de leveranciers voor een gemakkelijke analyse.
Stap 1: Classificeer uw gegevens over uitgaven aan staartgebieden.
De uitgaven aan producten in de staart van de markt zijn zeer verspreid en breed, omdat de producten en marges kunnen variëren afhankelijk van hun positie.
De eerste stap in de segmentatie is bepalen of de artikelen strategisch van aard zijn of onder de categorie 'tail spend' vallen. Zodra deze segmentatie is voltooid, kan de 'tail spend' zelf verder worden onderverdeeld in vier verschillende categorieën.
- Verborgen kostenposten: Deze kunnen zelfs voorkomen bij strategisch beheerde uitgaven. Het kan hierbij gaan om artikelen die buiten het contract vallen en die bij dezelfde leveranciers worden besteld, enzovoort.
- Kop van de staart: Inkoop van laagwaardige producten waarbij leveranciers kunnen worden geconsolideerd.
- Midden in de staart: Spot-aankopen waarbij de inkoopprocessen efficiënter en gestroomlijnder kunnen worden gemaakt.
- Het staartje van de staart: aankopen met een lage waarde die voornamelijk een transactioneel karakter hebben.
Dit classificatieniveau kan inzicht geven in de gebieden waar de fragmentatie en prijsvariatie het grootst zijn.
Stap 2: Segmentatie van leveranciers
Je moet de leveranciersmarkt begrijpen om je inkoopkracht in verschillende categorieën en regio's te kunnen inschatten. Normaal gesproken wordt leverancierssegmentatie binnen een organisatie uitgevoerd met behulp van ABC-analyse, waarbij leveranciers in categorie "A" de aandacht van het management krijgen. Er zijn meerdere manieren om dit te doen; we bespreken vandaag de drie belangrijkste.
De eerste methode is om de leveranciers in kaart te brengen aan de hand van een heatmap. Je kunt eenvoudig de categorieën en het aantal leveranciers per regio weergeven, afhankelijk van je behoeften.
Bron: McKinsey Tweede methode: Leveranciersclustering. Dit kan u niet alleen helpen het aantal leveranciers te begrijpen, maar ook om ze te bundelen en te clusteren op basis van vergelijkbare aankopen. Enkele veelgebruikte machine learning-algoritmen die hierbij van pas kunnen komen, zijn k-means clustering, hiërarchische clustering, mean-shift clustering, Gaussiaans mengmodel, spectrale clustering, enzovoort.
Derde methode: Model voor uitgavenallocatie. Met dit model kunt u leveranciers in kaart brengen op basis van hun risico en hun waarde (vergelijkbaar met het model van Kraljic). Dit kan helpen bij het beoordelen van de routekaart en het ontwikkelen van een strategie voor de korte en lange termijn.
Deze drie typen leverancierssegmentatie kunnen niet alleen worden gebruikt voor 'tail spend', maar voor elke vorm van leverancierssegmentatie. Het is met name belangrijk voor 'tail spend', omdat de mapping en verdere analyse ervan tot onrealiseerde kostenbesparingen kunnen leiden.
Stap 3: Bepaal de strategie en de basisstatistieken
De strategie voor het in kaart brengen van de zogenaamde 'tail spend' moet vanuit het management zelf komen. Begrijp eerst de hiërarchieën waarop de 'tail spend' in kaart wordt gebracht. Hier is bijvoorbeeld een voorbeeld van een hiërarchisch niveau:
Niveau 1: Bedrijfsstrategie
Niveau 2: Functionele strategie
Niveau 3: Categoriestrategie
Niveau 4: Kop/Staart Uitgaven
(Volgende niveaus kunnen specifiek voor organisaties worden ontwikkeld)
Niveau 5: Inkoopoplossingen
Niveau 6: Gebruikte oplossingen
De strategie of het type hiërarchieën moet worden gedefinieerd op basis van de manier waarop de inkoopstrategieën worden ontwikkeld, de sourcinginstrumenten, het uitvoeringsniveau, enzovoort. Door de uitgaven aan de hoofd- en onderkant van de keten op strategisch niveau te scheiden, kan een aanpak met helder inzicht worden geïmplementeerd.
Stap 4: Kritieke gebruiksscenario's identificeren
Zodra een strategie is vastgesteld, moet u de KPI's definiëren voor de analyse van de 'tail spend' (uitgaven die niet direct relevant zijn voor de organisatie) en ook de belangrijkste en meest kritieke use case voor implementatie bepalen. U kunt de aanpak niet in één keer op de hele organisatie toepassen; u moet deze eerst op een aantal use cases toepassen, gebaseerd op functie of probleem. Bij twijfel kunnen de vastgestelde KPI's worden geraadpleegd om de meest winstgevende of urgente use case te identificeren.
De KPI's die het meest worden gebruikt bij de analyse van uitgaven aan kleine bedrijven zijn:
- % van de uitgaven onder kop versus staart
- Variatie in aankoopprijs
- Contractbesparingen en -kortingen
- Kwaliteitsprestaties bij verschillende leveranciers
- Doorlooptijd van inkoopaanvragen
- Tail spend leverancierstarief
Door deze KPI's regelmatig te monitoren en te analyseren, kunnen organisaties verbeterpunten identificeren, inkoopprocessen optimaliseren en kostenbesparingen realiseren.
Bekijk ons vorige blogbericht voor meer voorbeelden van toepassingen van inkoopanalyses .
Stap 5: Schalen en monitoren
Wat we tot nu toe hebben besproken, valt voornamelijk onder de strategie of de start van de implementatie. Wat daarna komt, kan bepalend zijn voor het succes van uw tail spend analytics. Voor de implementatie en opschaling moet u de juiste tools selecteren, rapporten leveren die aanpasbaar zijn en waardevolle inzichten bieden.
Zodra de testpilot voor de use-case is afgerond, moet u de activiteiten opschalen naar alle benodigde functies en vervolgens zowel de KPI's als de processen blijven monitoren.
Het beheren van uitgaven, en zeker van de zogenaamde 'tail spend', is een lastige klus. Om maximale besparingen of resultaten te behalen, is het belangrijk een team samen te stellen dat zowel de technische als de functionele aspecten van inkoop beheerst, en daarbij gebruik te maken van technologie voor 'tail spend' voor een betere efficiëntie.
Hier kunnen wij u helpen. Ontdek onze diensten op het gebied van inkoopanalyse of stuur ons een bericht en we nemen zo snel mogelijk contact met u op!