Vat dit blogbericht samen met:
Noot van de redactie: Is het frustrerend om jaar na jaar te horen: "Waarom lukt het ons niet om meer te besparen?", zelfs als u ervan overtuigd bent dat u het meest kostenefficiënte inkoopplan hebt? Dat is wat de meeste inkoopmanagers met wie we hebben gesproken, zeggen. Echte strategische excellentie ontstaat wanneer u plannen voor de lange termijn verfijnt op basis van categorieën.
In het steeds competitievere landschap kan categoriebeheer de echte leiders van de achterblijvers onderscheiden en de weg vrijmaken voor kostenbesparing door middel van uitgavenanalyse, analyse van kleine uitgaven en het leggen van de basis voor inkoopanalyses .
"Volgens een analyse van McKinsey leidt een verbetering van 1 procent in de kosten van verkochte goederen tot een gemiddelde stijging van de EBITDA met meer dan 18 procent."
De eenvoudigste manier om categoriebeheer uit te leggen is "bundelen". Het bundelen of groeperen van ingekochte artikelen op basis van vraag, leverancier, doel en andere kenmerken zoals het type, enz., om de efficiëntie te verhogen, schaalvoordelen te behalen, relaties te versterken en processen te stroomlijnen.
Laten we het simpel uitleggen: we hebben allemaal wel eens een video gezien zoals "The Home Edit" of een vergelijkbare video over het organiseren van je huis. Bundelen is vergelijkbaar met het proces waarbij je alle producten die je samen gebruikt, dezelfde kleur hebben of van hetzelfde seizoen zijn, bij elkaar zet om je dagelijkse werkzaamheden efficiënter te maken. Alleen gebruiken organisaties in plaats van kleuren de VN-standaardcode voor producten en diensten (UNSPSC) of definiëren ze hun eigen taxonomieën.
Om de vraag te beantwoorden waar te beginnen, hebben we dit zelfs al besproken tijdens de analyse van de uitgaven : de eerste stap, het creëren van de taxonomie, moet worden beschouwd als de eerste stap in categoriebeheer.
Maar voordat we ingaan op het 8-stappenproces en de bouwstenen van categoriebeheer definiëren, moet u zich als inkoopmanager de volgende vragen stellen:
- Hoe staat het er momenteel voor met mijn categoriebeheer? Is het gestroomlijnd? Zijn er belangrijke acties ondernomen?
- Zijn er in de praktijk de benodigde systemen en instrumenten beschikbaar voor de uitvoering van de strategie?
- Is de huidige strategie afgestemd op alle onderdelen en functies van de organisatie?
- Zijn de belanghebbenden het eens over de noodzakelijke vereisten?
- Worden de voordelen overal duidelijk gecommuniceerd?
Het is belangrijk om deze vragen te stellen en te beantwoorden, omdat ze een aantal fundamentele principes vormen.
1. Contractbeheer
Contracten beschrijven de voorwaarden, prijzen, kwaliteitsnormen, leveringsschema's en andere belangrijke aspecten van de materiaalinkoop. Effectief contractbeheer draagt bij aan kostenbeheersing, risicobeperking en duidelijkheid in het inkoopproces. Dit is met name belangrijk omdat categoriebeheer geen kortetermijnproces is, maar juist rekening moet houden met volumes, kortingen en schaalvoordelen op de lange termijn.
2. Samenwerking tussen verschillende afdelingen
Belanghebbenden van verschillende teams, zoals inkoop, financiën, operations en andere relevante afdelingen, moeten samenwerken. Idealiter bestaan teams uit mensen die het systeem gaan gebruiken en mensen die verantwoordelijk zijn voor een specifieke categorie, bijvoorbeeld door het RACI-model te gebruiken om een team te vormen. Deze samenwerkingsaanpak is nodig om rekening te houden met kosten, kwaliteit en interne vereisten op basis van de specifieke gebruiksscenario's.
3. Categorisatie en aggregatie
Door soortgelijke producten te groeperen (categorisatie) en de inkoopvolumes van artikelen te verhogen (aggregatie) kan het aantal transacties en overeenkomsten worden verminderd, wat op zijn beurt de totale prijzen verlaagt. Dit is de eerste stap in het analyseren van bestedingspatronen en het benutten van inkoopkracht om kostenbesparingen te realiseren. Dit principe verhoogt de efficiëntie en vermindert de complexiteit van inkoopprocessen.
4. Standaardisatie
Standaardisatie kan tweeledig zijn. Ten eerste: processen. Een reeks stappen, processen of richtlijnen voor alle teams binnen de organisatie voor de inkoop van goederen per categorie. Ten tweede: specificaties. Door de specificaties te standaardiseren, kunt u de leveranciersbeoordeling vereenvoudigen, de interactie met leveranciers stroomlijnen, de kwaliteitscontrole verbeteren en fouten verminderen.
5. Leveranciersmanagement
Hoewel we hier al eerder kort over gesproken hebben, kan effectief leveranciersmanagement met prestatiebewaking, communicatie en risicobeoordeling de betrouwbaarheid, de duurzame waardecreatie en de wederzijdse voordelen voor een langere periode verbeteren. Laten we, met deze principes in gedachten, beginnen met een procesaanpak van 8 stappen voor categoriemanagement.
Laten we eens dieper ingaan op hoe je praktisch aan de slag kunt met categoriebeheer.
1. De categorieën definiëren
Categorieën moeten worden gedefinieerd op basis van de functie die het product vervult. De indeling kan worden gemaakt op basis van waarde, leverancier, type of volume. Voor segmentatie op basis van waarde versus volume kunt u technieken gebruiken zoals het model van Kraljic, een uitgavenallocatiemodel, of op basis van het gebruik, zoals directe en indirecte materialen, of CPV (Common Procurement Vocabulary) , ECLASS, GPC (Global Product Classification) , enzovoort. Het is meestal beter om meerdere hiërarchieën van categorieën en subcategorieën te definiëren, wat verder nuttig is voor uitgaven-/kostenanalyses.
2. Categorieën identificeren en prioriteren
Zodra de categorieën zijn gedefinieerd, moet u de belangrijkste categorieën classificeren op basis van risico, volume en waarde. Dit kan worden gedaan door een kostenanalyse uit te voeren (per categorie, leverancier, belanghebbende) met behulp van technieken zoals ABC-analyse, Pareto-principe, leveranciersimpactanalyse, enz., waarbij rekening wordt gehouden met factoren zoals TCO, marktvolatiliteit, strategische afstemming en complexiteit van de toeleveringsketen.
3. Gegevens verzamelen
Effectief databeheer, -governance en datakwaliteit spelen hier een belangrijke rol. Er is een bekend gezegde over data-analyse: "Garbage in = Garbage out" (waardeloze invoer leidt tot waardeloze uitvoer). Het waarborgen van de integriteit van data in alle systemen is essentieel voor alle analyseprocessen, niet alleen voor categoriebeheer. Enkele belangrijke bronnen waaruit data wordt geraadpleegd (zelfs voor latere activiteiten zoals uitgavenanalyse) zijn:
- Inkooporders en facturen
- ERP-systeemgegevens
- Gegevens over leverancierscontracten
- Gegevens uit de leveranciersscorekaart
- Financiële rapporten
- Voorraadbeheersystemen
- Onkostennota's
- Input van interne belanghebbenden
- Nalevingsgegevens
Daarnaast kunnen er gegevens afkomstig zijn van externe bronnen of ERP-/inkoopsystemen van leveranciers.
4. Evaluatie en identificatie van kansen
Hier wordt een gedetailleerde analyse uitgevoerd van alle leveranciers, ingedeeld naar categorie, op basis van parameters zoals vraag, waarde, logistiek (levertijd, voorwaarden, verzendkosten, enz.), volume (frequentie, voorraad, aanvulling, enz.) en/of eventuele problemen met bestaande leveranciers of producten. Dit kan specifieke verbeterpunten aan het licht brengen en kansen identificeren voor kostenbesparingen, procesverbeteringen en betere relaties met leveranciers.
5. Marktanalyse
Vervolgens is een grondige analyse van de marktdynamiek, inclusief prijstrends, concurrentielandschap en opkomende technologieën, essentieel. U denkt misschien dat u de beste contractuele en prijsvoorwaarden hebt, maar tenzij u een benchmark uitvoert die gebaseerd is op inzicht in de structuur van lokale, nationale en internationale markten, is dit niet gevalideerd. U kunt hiervoor gebruikmaken van informatieaanvragen (RFI's), een internetzoekopdracht in verschillende browsers (hoewel dit eenvoudig klinkt, kunnen verschillende browsers soms verschillende zoekresultaten opleveren) , aggregatorwebsites, B2B-marktplaatsen, handelsondersteunende overheidsorganisaties, professionele industriële beurzen, enzovoort.
6. Formuleer een strategie
Naast het bekijken van de categorie waartoe ze behoren, moet de algehele strategie gebaseerd zijn op de waarde die aan de organisatie kan worden geboden.
Bron: BCG
Afhankelijk van de benodigde schaal en de beschikbare koopkracht en leveranciersmacht kan de strategie per categorie exclusief, selectief, hybride, op aanbesteding gebaseerd, enzovoort zijn. Naast de zeven bovengenoemde niveaus moeten ook de totale eigendomskosten (TCO) en transactiekosten in overweging worden genomen.
7. Stel KPI's vast
Geen enkel proces is compleet zonder de output en de impact ervan op de organisatie daadwerkelijk te meten. Enkele belangrijke KPI's zijn:
- Categorieomzet
- Brutowinstmarge
- Kostenbesparing
- Uitgaven onder beheer
- Conformiteit met de categorie
- Diversiteit aan leveranciers
- Winst per categorie, enz.
In onze volgende blog bespreken we de KPI's in detail.
8. Evalueer en herhaal
Het belangrijkste onderdeel van elk proces is het evalueren van de voortgang en het aanpassen van de stappen op basis van deze evaluatie. Bedrijven zouden de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) moeten hanteren voor continue verbetering. Door regelmatig de prestaties van leveranciers te beoordelen en strategieën aan te passen aan veranderende marktomstandigheden of interne vereisten, kan het bedrijf relevant blijven in deze snel veranderende omgeving.
Nu je begrijpt wat categoriebeheer inhoudt, uit welke bouwstenen het bestaat en waar je ermee kunt beginnen, gaan de volgende vragen over hoe je het kunt verfijnen of hoe je de veelvoorkomende uitdagingen kunt aanpakken.
Dit zijn de vragen die we in de volgende blog van onze inkoopserie beantwoorden. Welke KPI's moeten worden gemeten, welke best practices moeten in acht worden genomen, waar bevindt u zich in het traject van categoriebeheer en hoe kunt u de uitdagingen waarmee u te maken krijgt, dienovereenkomstig aanpakken?