Die verborgenen Geheimnisse der Mitarbeitertage, die Sie kennen sollten

Wir alle haben schon mal Post-it-Zettel benutzt, sei es, um wichtige Punkte festzuhalten oder als Erinnerungshilfe für unsere Aufgaben. Aber wussten Sie, dass diese Geschäftsinnovation aus den Initiativen von 3M – der „15%-Regel“ und dem „Wissenschaftswettbewerb“ – hervorgegangen ist?

Ähnlich wie Post-it und Klebeband entstanden viele Innovationen wie Gmail oder Google News aus Ideen, die in Meetings, Diskussionen und auf innovativen Marktplätzen entwickelt wurden. Unternehmen erkennen daher heute den Nutzen, das unternehmerische Potenzial ihrer Mitarbeiter zu fördern. Um dies zu unterstützen, führen sie Mitarbeitertage ein, die innovatives Denken und das unternehmerische Potenzial ihrer Mitarbeiter stärken sollen.

Was ist ein Mitarbeiter-Markttag?

Betrachten wir es einmal so: Stellen Sie sich einen lebhaften Marktplatz vor, auf dem Mitarbeiter ihre innovativen Ideen und Produkte präsentieren. Diese dynamische Atmosphäre ist das Wesen eines Mitarbeiter-Markttages, insbesondere im FMCG-Sektor (Fast Moving Consumer Goods). Es mag auf den ersten Blick wie ein reines Mitarbeiter-Benefit-Programm erscheinen (was es auch ist), aber gleichzeitig hilft es den Unternehmen auf zwei Ebenen.

Auf Organisationsebene –

• Diese Initiativen fördern die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Vernetzung der Mitarbeiter und führen so zu einer starken zwischenmenschlichen Beziehung.
• Unternehmen generieren neue Geschäftsideen, indem sie potenzielle neue Produkte oder Verbesserungen sammeln, die weiterentwickelt werden können, um dem Markt einen Schritt voraus zu sein.
• Identifizieren Sie Talente, indem Sie verborgene Talente und unternehmerische Fähigkeiten innerhalb der Organisation aufdecken.
• Damit alle Mitarbeiter ein besseres Verständnis für alle Produkte und deren Artikelnummern (SKUs) entwickeln.

Auf Arbeitgeberebene –

• Wenn Arbeitgeber die Kreativität ihrer Mitarbeiter erkennen und wertschätzen, fördert dies ein Gefühl der Zugehörigkeit und Wertschätzung. Dies führt zu höherer Arbeitszufriedenheit, geringerer Fluktuation und damit verbundenen Rekrutierungskosten.
• Engagierte Mitarbeiter sind motivierter und produktiver. Wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Beiträge wertgeschätzt werden, sind sie eher bereit, sich zusätzlich anzustrengen, was zu einer verbesserten Leistung im gesamten Unternehmen führt.

Betrachtet man das Spektrum der Ideen und Innovationen, die in diesen Programmen entstehen, so haben viele FMCG-Unternehmen wie Nestlé, Unilever, Procter & Gamble (P&G) usw. ihre eigenen, einzigartigen Engagement-Programme entwickelt, wie zum Beispiel den Annual Innovative Marketplace, Foundry IDEAS bzw. Connect+Develop.

Googles bekanntermaßen „TGIF“ (Thank God It's Friday) ist zwar kein spezieller Mitarbeitermarkttag, vermittelt aber einen ähnlichen Geist der Mitarbeiterbeteiligung und des Ideenaustauschs.

Die Organisation von Veranstaltungen dieser Größenordnung bringt zwar ihre eigenen Herausforderungen mit sich, und es liegt auf der Hand, dass der Erfolg solcher Events mit einem hohen Zeit- und Ressourcenaufwand verbunden ist. Natürlich treten auch logistische, regulatorische und Compliance-Probleme auf. Doch mit einer guten Programmstruktur und einem professionellen Management überwiegen die Vorteile stets die Herausforderungen.

Die Frage ist nun also: Was, wie und wer kann Ihnen dabei helfen, diesen Drahtseilakt zu meistern?

Die wesentlichen Elemente eines erfolgreichen Markttagsprogramms

Bei einem Mitarbeiter-Markttag geht es typischerweise darum, dass funktionsübergreifende Teams den Markt besuchen, Produkte präsentieren und Markenbotschafter werden. Genauso wichtig ist aber ein geeignetes Bewertungssystem, um die Leistungen der Teams zu quantifizieren und zu belohnen. So einfach das auch klingt, die Umsetzung kann mühsam und zeitaufwendig sein.

Ist das Ganze aber gut strukturiert, hebt es das gesamte Event-Erlebnis auf ein neues Niveau. Genau das beobachten wir, wenn etablierte Unternehmen wie P&G oder Nestlé ihre Mitarbeiter-Markttage organisieren. Um das Ganze verständlicher zu machen, unterteilen wir den Vorbereitungsprozess in zehn Punkte.

Folgendes passiert:

1. Einen Planungsausschuss bilden

Basierend auf der Zielgruppe der Mitarbeiter sollte ein Planungskomitee eingerichtet werden. Zu den Hauptaufgaben dieses Komitees gehören die Planung von Teams, die Erstellung des Reiseplans, die Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten, die Programmleitung und die Veranstaltungskoordination.

2. Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

Sobald das Planungskomitee steht und die Rollen und Verantwortlichkeiten für die verschiedenen Aspekte der Veranstaltung definiert und zugewiesen sind, kann es zu weiteren Verbesserungen kommen. Beispielsweise entschied sich einer unserer Kunden aus dem Bereich CPG-Analytics dafür, die Leitung des Komitees für seinen Markttag den regionalen Vertriebsleitern zu übertragen. Durch deren Einbindung konnten nicht nur wertvolle Markteinblicke gewonnen werden, die bei der Entscheidungsfindung hinsichtlich Veranstaltungsthemen, Werbeaktionen und Strategien zur Gästebindung halfen, sondern auch sichergestellt werden, dass die Veranstaltung mit den übergeordneten Geschäftszielen der Umsatzsteigerung und Markenbekanntheit im Markt übereinstimmt.

3. Budget- und Ressourcenzuweisung

Nachdem die Strukturen des Organisationsteams festgelegt wurden, sollte zunächst ein umfassender Budgetplan erstellt werden, der alle voraussichtlichen Ausgaben und Einnahmequellen auflistet. Hierbei ist es ratsam, die Geschäftsleitung, einschließlich Vertreter aus den Bereichen Vertrieb und Finanzen, einzubeziehen.

4. Ziele der Veranstaltung für die Teilnehmer definieren und Teamstruktur festlegen

Um die Effektivität der Veranstaltung zu maximieren, ist es wichtig, dass die Teilnehmer klar definierte Ziele haben, damit sie ihre Teams entsprechend strukturieren können. Ein guter Anfang ist die Aufteilung der Mitarbeiter in kleine, funktionsübergreifende Teams. Beispielsweise könnte ein Teammitglied aus dem Vertrieb die Leitung übernehmen. Anschließend besuchen die Teammitglieder verschiedene Verkaufsstellen, werben für die Marke und präsentieren diese den Konsumenten mit innovativen Verkaufsargumenten.

5. Berücksichtigen Sie die Veranstaltungslogistik.

Bei der Planung der Veranstaltungslogistik sowie der Teambildung muss berücksichtigt werden, dass die Teammitglieder bei solchen Veranstaltungen aus verschiedenen Orten anreisen.

6. Die Veranstaltung unter den Mitarbeitern bewerben.

Nun ist es ebenso wichtig, bei den Mitarbeitern Bewusstsein und Begeisterung zu wecken, um sie zur aktiven Teilnahme zu animieren. Beginnen Sie damit, regelmäßig E-Mail-Erinnerungen und Poster per Post an alle Mitarbeiter zu versenden, um das Interesse an der bevorstehenden Veranstaltung zu steigern.

7. Einen Beteiligungsplan entwickeln

Stellen Sie sicher, dass der Registrierungsprozess und die Teilnahmebedingungen einen Monat vor der Veranstaltung über Microsoft Forms/RSVP geteilt werden, um zur Teilnahme einzuladen und entsprechend der erwarteten Teilnehmerzahl zu planen.

8. Planen Sie die Aktivitäten am Veranstaltungstag.

Der Veranstaltungsplan sollte idealerweise geografisch ausgerichtet sein, wobei jedes Team während der Veranstaltung 5–8 Filialen betreut und dort Markenbotschaftertätigkeiten ausübt. Anschließend müssen die Teams ihr Feedback und ihre Reaktionen in der App eingeben, um Echtzeit-Einblicke in die Filialen zu ermöglichen.

9. Befähigung und Unterstützung

Sobald alle organisatorischen Details geklärt sind, stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer am Veranstaltungstag ein Programmheft, Material zur Vorbereitung von Markenpräsentationen und Medieninhalte erhalten. Zusätzlich sollten ihnen am Veranstaltungstag auch Teaminformationen, der Ablaufplan, Feedbackformulare und Fragebögen zur Verfügung gestellt werden.

Angesichts der verfügbaren Ressourcen ist eine App mit allen erforderlichen Funktionen die effektivste Methode, das Erlebnis zu optimieren. Integrieren Sie spielerische Elemente in den Prozess, um das gesamte Event-Erlebnis auf ein neues Niveau zu heben.

Und um Benutzern bei Fragen zum technischen Support oder zur Programmunterstützung zu helfen, wird ein eigenes Support-Team und eine spezielle Warzone-Einrichtung für den D-Day dafür sorgen.

10. Nachbereitung und Anerkennung

Ein Feedback- und Anerkennungsprozess ist bei solchen Veranstaltungen von größter Bedeutung. Die von der App/Plattform (siehe oben) erfassten Daten können daher zur Analyse und zur Gewinnung von Erkenntnissen aus der Veranstaltung genutzt werden. Über die App wird allen Mitarbeitenden nach der Veranstaltung ein Feedbackformular zugesendet, um ihre Erfahrungen, ihr Feedback und Verbesserungsvorschläge für zukünftige Programme zu erhalten.

Nun obliegt es dem Unternehmen bzw. dem Planungskomitee, eine Plattform auszuwählen, die alle genannten Voraussetzungen und notwendigen Ressourcen erfüllt und gleichzeitig ein unterhaltsames und spielerisches Erlebnis bietet. Vor diesem Hintergrund betrachten wir nun die wichtigsten Funktionen, die diese Plattformen/Apps bieten müssen.

Unverzichtbare Funktionen für Markttags-Apps

1. Zentralisierter Informationszugriff

Ein erfolgreiches Markttagsprogramm hängt nicht nur von einer sorgfältigen Planung ab, sondern auch davon, den Teilnehmenden die richtigen Werkzeuge für ihre Beteiligung und Zusammenarbeit bereitzustellen. Um dies zu erreichen, bietet die Markttag-App einen zentralen Informationszugriff auf folgende Punkte:

- Teaminformationen: Detaillierte Informationen zu jedem teilnehmenden Team, einschließlich Namen der Mitglieder, Funktionen und Kontaktdaten, sind enthalten. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern.

- Filialbesuchspläne: Die Mitarbeiter können auf ihre zugewiesenen Filialbesuchspläne zugreifen, sodass sie ihren Tag effizient planen und pünktlich an ihren Zielen ankommen können.

- Markeninformationen: Es bietet außerdem umfassende Details zu den Marken, die Mitarbeiter hervorheben oder über die sie sich informieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Teilnehmer gut informiert und für eine effektive Kommunikation mit den Konsumenten gerüstet sind.

2. Erhöhtes Engagement durch interaktive Inhalte

Interaktive Inhalte sind jetzt jederzeit verfügbar und schaffen so ein dynamisches und ansprechendes Umfeld. Daher umfasst diese Kategorie Inhalte wie:

- Führungsvideos: Diese Videos tragen dazu bei, bei den Teilnehmenden ein Gefühl von Sinnhaftigkeit und Begeisterung zu wecken. Der Zugang zu inspirierenden Videos von Unternehmensführern kann daher Mitarbeitende motivieren und eine bessere Ausrichtung auf die Ziele der Veranstaltung fördern.

- Digitaler Leitfaden: Ein digitaler Leitfaden mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Tipps und bewährten Vorgehensweisen für die Teilnahme an der Veranstaltung ist äußerst hilfreich. Diese Ressource dient den Mitarbeitern den ganzen Tag über als wertvolles Nachschlagewerk.

- Foto- und Video-Uploads: Teilnehmer können Fotos und Videos hochladen, um ihre Erfahrungen zu teilen und ihre Innovationen hervorzuheben. Diese Funktion fördert das Gemeinschaftsgefühl und ermöglicht die Anerkennung herausragender Beiträge.

3. Echtzeit-Feedback und kontinuierliche Verbesserung

Wie bereits erwähnt, ist es unerlässlich, Echtzeit-Feedback von den Teilnehmenden einholen zu können. Durch die Integration effektiver Feedbackmechanismen in die Veranstaltungs-App können Organisationen eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern.

Feedbackformulare: Mitarbeiter sollten an jedem Standort die Möglichkeit haben, Feedback zu geben, um Erkenntnisse und Vorschläge in Echtzeit zu erfassen. Dies ermöglicht es den Organisatoren, Verbesserungspotenziale zu erkennen und während der Veranstaltung notwendige Anpassungen vorzunehmen.

4. Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit

Damit eine Markttag-App wirklich effektiv ist, muss sie Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit gleichermaßen priorisieren. Diese Elemente gewährleisten, dass alle Teilnehmer ohne technische Hürden uneingeschränkt mitwirken können. Dies lässt sich erreichen, indem man Folgendes berücksichtigt:

- Benutzerfreundliche Oberfläche: Die Apps sind intuitiv und einfach zu bedienen, sodass alle Mitarbeiter, unabhängig von ihren technischen Kenntnissen, problemlos damit arbeiten können.

Hohe Kapazität: Die App ist für eine große Anzahl gleichzeitiger Nutzer ausgelegt und gewährleistet einen reibungslosen Zugriff für alle Teilnehmer ohne Leistungseinbußen. Diese Skalierbarkeit ermöglicht größere Veranstaltungen und eine höhere Teilnehmerzahl.

Zusammenfassung

Die Integration von Technologie in das Programm des Mitarbeiter-Markttags durch eine maßgeschneiderte App kann die Mitarbeiterbindung deutlich verbessern. Durch den zentralen Zugriff auf Informationen, die Förderung der Interaktion durch interaktive Inhalte, die Möglichkeit von Echtzeit-Feedback sowie die Gewährleistung von Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit tragen solche Plattformen zu einer besser organisierten, interaktiveren und wirkungsvolleren Veranstaltung bei.

Und es geht nicht nur um die operativen Aspekte, sondern auch darum, wie der Einsatz von Technologie traditionelle Initiativen zur Mitarbeiterbindung verändern und sie dadurch fruchtbarer und besser an die Erwartungen an einen modernen Arbeitsplatz anpassen kann.