Upphandlingsanalys 101: Nybörjarguide 2025

Introduktion

Kalla data för den "nya oljan" eller det "nya vattnet", det spelar ingen roll. För oavsett vad jämförelsen än må vara, till och med "luft", vet alla att den är allestädes närvarande och viktig för organisationer. Det gäller även för upphandling. När du väl inser hur avgörande data kan vara för att skapa värde, är allt som krävs ett steg mot dataresan inom upphandling. Så ta det första steget genom attförstå vad inköpsanalys är, vilket värde det ger, och några användningsfall för analys inom upphandling.

Vad är upphandlingsanalys

Upphandlingsanalys är processen att samla in, rensa och analyseradata från upphandling för insikter och beslutsfattandeLåter det enkelt? Låt oss ta en kort sammanfattning av de olika typerna av data som är tillgängliga inom upphandling – leverantörsdata, kostnad per artikel, kanaldata, utgifter per kategori, besparingar, data om upphandlingspolicy etc., och detta är bara toppen av isberget.

Upphandlingsdata som samlas in från flera källor och datasystem är i allmänhet osammanhängande och distribuerade över olika system, vilket gör det svårt att analysera dem. All denna data lagras sedan, rengörs effektivt och klassificeras för att användas enligt affärsbehov eller användningsområden.

Låt oss i detalj förstå några av de utmaningar som upphandlingsanalys har och de många olika användningsområden där användare kan förstå det värde det skapar.

Utmaningar för upphandlingsanalys

En 2021Deloittes globala CPO-undersökningfann att CPO:er:s prioriteringar har förändrats dramatiskt under de senaste åren. För nästan 78 % av dem är det att driva operativ effektivitet som står högst på agendan istället för kostnadsbesparingar. Ett av de viktigaste sätten att uppnå detta är med hjälp av upphandlingsanalys. Detta visar att de flesta företag är intresserade av att implementera analyser men inte kan göra det. Några av anledningarna kan vara:

• Icke-standardiserade upphandlingsprocesser mellan affärsenheterna
• Brist på integration mellan olika tekniker
• Brist på synkronisering mellan mätvärden som ska spåras
• Avsaknad av enhetliga data över organisationer för bättre förhandlingar
• Ineffektiv kostnads- och betalningsspårning

Du kanske undrar varför vi har pratat om utmaningarna först istället för att gå in på exemplen, ochanvändningsfall för upphandlingsanalys, det beror på att när man väl förstår vad problemet är är det lättare att identifiera lösningen.

Viktiga upphandlingsvillkor

Innan vi går in på fördelarna och värdet som upphandlingsanalys ger kan det vara bra att förstå några nyckeltermer för de som inte är bekanta med ämnet. Om inte, hoppa gärna till nästa avsnitt.

Sourcing

Sourcing är processen att identifiera behov, hantera leverantörer och uppfylla dessa behov för att uppfylla de resurskrav som organisationer behöver dagligen. Det involverar strategi, forskning och utvärdering. Det handlar mer om att bedöma, välja och hantera leverantörer, dvs. leverantörsrelationer. Även om detta ofta förväxlas med upphandling, kan det betraktas som en del av den övergripande upphandlingen.

Anskaffning

Upphandling är en heltäckande process som hanterar sourcing, dvs. att hitta leverantörer till betalning, inklusive planering, förhandling, lagerhantering, utfärdande av inköpsordrar etc. Organisationer använder upphandlingsdata för att utvärdera leverantörer, identifiera möjligheter till kostnadsbesparingar, minska kontrakts- och sourcingtid etc. Den kan delas in i strategisk och transaktionell upphandling.

Källa-till-betalning

Processen för heltäckande upphandling kallas vanligtvis för Source-to-Pay-cykeln eller S2P-cykeln och är vidare indelad i två delar - S2C- och P2P-cykler. Source-to-Pay omfattar hela processen, från att hitta leverantörer till att betala dem efter att leveransen av varorna är slutförd.

Källa till kontrakt

Denna del av Source-to-Pay-cykeln, kallad Source-to-contract, inkluderar funktioner som sourcing, leverantörshantering, kontraktshantering och kategorihantering. Den handlar om att identifiera rätt leverantörer och upprätthålla en relation med dem.

Köp för att betala

Denna del av Source-to-Pay-cykeln, kallad Purchase-to-Pay, inkluderar hantering av inköpsorder, fakturahantering, inköp och betalningshantering. Denna cykel handlar mer om att uppfylla de krav som teamet ställer när det behövs.

Utgiftsanalys

Denna term är ett av de mest kända användningsfallen för upphandlingsanalys. Utgiftsanalys eller utgiftsanalys avser analys av utgiftsdata från flera källor, som fakturanalys per kategori, inköpsorderanalys för att förstå cykeltider eller leverantörshantering, och betalningsterminsanalys för att identifiera eventuella avvikelser eller utrymme för förbättringar. Vi kommer att diskutera mer om utgiftsanalys nedan.

Vilka är de fyra olika typerna av upphandlingsanalys?

Precis som alla andra analysfunktioner kan upphandling delas in i beskrivande, diagnostisk, prediktiv och preskriptiv analys baserat på hur användarna vill att data ska analyseras. Om du är nybörjare inom ämnet:

Beskrivande analys:Använd historiska data för att ta reda på "vad som hände", några användningsfall inkluderar klassificering, klusteranalys och regressionsanalys.

Diagnostisk analys:Det här handlar om att använda statistiska metoder för att identifiera "varför något hände", tekniker inklusive tidsserieanalys, ROI-beräkning, kanalanalys för de bästa plattformarna etc. Teknikerna beror på vilket användningsfall som behövs.

Prediktiv analys:Att hitta mönster i data för att hjälpa till att förutse situationer för effektivt beslutsfattande i framtiden. Några exempel inkluderar rotorsaksanalys, marknadskorganalys, efterfrågeprognoser etc.

Preskriptiv analys:Att ta ett steg längre för att analysera flera scenarier och identifiera sannolikheter. Detta kan till exempel innebära att analysera data från flera leverantörer för bästa kostnadsbesparingar eller optimerad tid.

Även om de flesta organisationer bestämmer nivån påanalysmognad behövsBaserat på ovanstående fyra typer finns det ytterligare ett sätt att bestämma upphandlingsanalysprocesserna, dvs. baserat på vem som ska använda eller hur den ska användas.

Operativ analys:Analysera mätvärden som behövs för den dagliga verksamheten, såsom cykeltider, status, väntande order etc.

Finansiell analys:Mått om ekonomisk effektivitet, som kassaflödesanalys, påverkan på resultat och förlust etc.

Strategisk analys:KPI:er som analyserar strategiska processer för att följa organisationens policyer

Denna kategorisering är viktig när organisationen kan ha olika nivåer av analyskrav för sina olika avdelningar eller affärsenheter. Är du osäker på vilken analysnivå som behövs eller vilka affärsbehov som finns för implementeringen? Oroa dig inte, vår workshop om dataupptäckt kan hjälpa dig med detsamma.

Datakällor för upphandlingsanalys

Några av de datakällor som skulle involveras i hela STP-cykeln, och som skulle vara användbara för analys, är masterdata med produkter och användare.

• Betalningsrelaterade uppgifter
• Leverantörsdata
• Källdata
• Avtalsdata
• Fakturering och varuuppgifter

Att förstå var all data finns och sammanställa den är det första steget redan innan analysen kommer in i bilden. Därför, om du vill analysera din upphandlingsdata, är det viktigt att förstå de olika datakällorna och integrera dem med masterdata. Låt oss nu prata om några av de viktigaste användningsområdena för upphandlingsanalys.

Användningsfall för upphandlingsanalys

Upphandling som funktion har vuxit under åren, och med de nuvarande tekniska framstegenallt från datahantering till business intelligence, mognadsnivån för analyser har ökat från reaktiv till proaktiv. Därför är det viktigt att känna till några av de viktigaste användningsområdena för att förstå hur man kan möta de ökande behoven.

Analysera leverantörsprestanda

Skapa detaljerade dashboards eller matriser för att analysera leverantörers prestanda med olika mätvärden och nyckeltal, som processen till ankomsttid, riskanalys, hållbarhetsprestanda och socialt ansvar för varje leverantör, CO2-analys etc. Med transaktionell och strategisk rapportering om leverantörerna kan du identifiera förseningar, hantera aktuellt lager och minska flaskhalsar.

Förbättra cykeltiden från upphandling till betalning

Upphandlings-till-betalningscykeln omfattar alla transaktionella aktiviteter, från benchmarking till betalning. Därför kan nyckeltal som snabbhet till marknaden, efterfrågeuppfyllelsegrad, upphandlingseffektivitet etc. identifieras. Denna process gör det möjligt att koppla samman flera avdelningar och förhindra dataisolering för att förhindra flaskhalsar. Interna operationer och trender kan identifieras för att minska effektiv upphandlingstid.

Detaljerad utgiftsanalys för kostnadsbesparingar

Utgiftsanalys, som nämnts ovan, är studiet av utgifter över kategorier, geografiska områden, SKU:er och produkter. Med effektiv utgiftsanalys kan flera kategorier analyseras om en organisation har andra leverantörer som erbjuder liknande produkter eller tjänster till lägre priser i andra affärsenheter. Du kan också analysera historiska pristrender, jämföra med andra konkurrenter, analysera betalningsvillkor och analysera faktureringsdata. Utgiftsprognoser är en annan avancerad gren av utgiftsanalys där du kan studera effekterna av utgifter på lönsamhet.

Realisera större besparingar

Du kan påverka ditt slutresultat och skapa effektiva besparingar med tekniker som effektiv prisvariansanalys, rationalisering av leverantörsbas, kategorianalys och oseriösa utgifter. Effektiva upphandlingsstrategier med databas kan hjälpa dig att skapa nya områden där upphandling kan behövas i motsats till tidigare sourcing, vilket minskar slösaktiga utgifter. Framtida behovsförändringar kan också identifieras för att minska kostnaderna.

Minska upphandlingsrisken

Även om data utgör en integrerad del av hela upphandlingscykeln, hanterar P2P-cykeln kvantitativa data för cykeltid, och STC-data hanterar upphandlingshanteringsdata där leverantörsrisker och avtalsvillkor är av största vikt. Du kan minska sourcingrisker genom att analysera leverantörernas prestanda och kontrollera efterlevnaden av normer. Enligt forskning från Deloitte spårade endast 18 % av CPO:erna risker i sin Tier-1-leverantörsbas.

Kontraktsanalys

Många tror att när ett kontrakt väl är undertecknat behöver det inte analyseras mer. Om du är en av dem har du fel, eftersom kontrakt är en viktig del av hela leverantörsrelationen. Villkor i kontraktet, som betalning, förnyelse, utgång, leveranser etc., är oerhört viktiga för att förstå prestanda och produktvillkor. Vissa produkter kan över tid behöva ändra avtalsvillkoren baserat på strategisk betydelse, och att hålla koll på och begära ändringar skulle vara fördelaktigt för både leverantören och företagen. Analys kan också hjälpa dig att hantera kontraktsutgångar med aktuella aviseringar.

Sammantaget kan upphandlingsanalys hjälpa dig att besvara frågor som:

• Vilka kategorier har de största utgifterna?
• Vad är leveransbarheten för varor och tjänster?
• Finns det några förseningar i betalningarna?
• Finns det någon variation mellan leverantörer för samma vara?
• Vad är den genomsnittliga tiden för hela STP-cykeln?
• Finns några viktiga avvikande värden bland leverantörerna inom affärsenheterna?
• Finns det några leverantörer som företaget har flaskhalsar med eller är alltför beroende av?
• Utnyttjar företaget säsongsrabatter?

... och mer.

Fördelar och värde med upphandlingsanalys

Nu när du har förstått de olika användningsområdena för upphandlingsanalys, låt oss sammanfatta dem i kortare fördelar och det värde det tillför din verksamhet. Analys berör många aspekter av hela källa-till-betalning-processen. Några av de viktigaste områdena är kostnadsmodellering, budanalys, avtalsanalys, transaktionsanalys, utgiftsspårning etc., vilket gör det mycket viktigt att förstå.

Källa: Accenture

Fördelarna med upphandlingsanalys kan ses när den väl har implementerats. Vissa organisationer kan se besparingar från mindre strategiska förändringar i upphandlingen, som att effektivisera all produktupphandling från leverantörer.

• Identifiering av besparingsmöjligheter genom att optimera leverantörer
• Analys inom hållbarhet och företagens sociala ansvar
• Analys i resultatrapportering för finanssektorn
• Analys inom riskhantering för leverantörer och minskning
• Analys av kontraktshantering

Det här är de få främsta fördelarna med analyser utöver utgiftsanalys, som vi har diskuterat ett flertal gånger ovan.

Avslutningsvis

De flesta IT-chefer förstår nu vikten av analyser men vet inte var de ska börja eller hur de ska gå vidare. Det är här vårexperter på upphandlingsanalyskan hjälpa dig med. Med våra detaljeradeworkshop om dataupptäckt, mognadsbedömning och expertdiskussioner kan vi hjälpa er organisation med implementering och införande av upphandlingsanalys. Om ni är intresserade, fyll i ert formulär idag.