Upphandlingsanalys är processen att samla in, rensa och analysera data från upphandling för insikter och beslutsfattande. Upphandlingsdata som samlas in från flera källor och datasystem är i allmänhet osammanhängande och distribuerade över olika system, vilket gör det svårt att analysera dem. All denna data lagras sedan, rengörs effektivt och klassificeras för att användas enligt affärsbehov eller användningsområden.
Några av de system som har data är betalningsrelaterad data, leverantörsdata, inköpsdata, avtalsdata, fakturering och varudata.
Några av anledningarna till varför upphandlingsanalys är viktig är:
- Inköpsprocesser som inte är enhetliga över affärsenheterna.
- Brist på integration mellan olika tekniker.
- Inkonsekvens mellan de mätvärden som ska spåras.
- Brist på enhetliga data i hela företaget.
- Ineffektiv kostnads- och betalningsuppföljning.
TechOps: Omstrukturering av upphandlingsmetoder inom läkemedelsindustrin
Utforska vår blogg För att effektivt förstå det värde som upphandlingsanalys tillför är det viktigt att känna till följande termer:
Inköpsprocessen innebär att identifiera behov, övervaka leverantörer och tillgodose deras efterfrågan för att tillgodose företagens löpande resursbehov. Den involverar strategi, forskning och utvärdering. Den fokuserar mer på att utvärdera, välja och hantera leverantörsrelationer. Även om det ofta misstas för upphandling, kan detta betraktas som en del av den totala upphandlingen.
Upphandling är en process som hanterar att hitta leverantörer, hantera dem och betala, inklusive planering, förhandling, lagerhantering, utfärdande av inköpsordrar etc., dvs. från att anlita leverantörer till betalning. Organisationer använder data från upphandling för att identifiera möjligheter till kostnadsbesparingar, utvärdera leverantörer, minska upphandlingstiden etc. Upphandling kan vidare delas in i strategisk och transaktionell upphandling.
Källa-till-betalningscykeln, eller S2P-cykeln, är den kompletta upphandlingscykeln. Den omfattar hela processen, från att hitta leverantörer till att betala dem efter att varorna har levererats. Den är vidare uppdelad i två delar – S2C- och P2P-cykler.
Källa-till-kontrakt-processen omfattar funktioner som sourcing, kontraktshantering, leverantörshantering och kategorihantering. Den handlar om att identifiera rätt leverantörer och upprätthålla en relation med dem.
Purchase-to-Pay omfattar hantering av inköpsorder, fakturahantering, inköp och betalningshantering. Denna cykel handlar mer om att uppfylla de krav som teamet ställer när det behövs.
Utgiftsanalys, eller utgiftsanalys, är ett av de mest använda exemplen på upphandlingsanalys och syftar på analys av utgiftsdata från flera källor, som fakturanalys per kategori, inköpsorderanalys för att förstå cykeltider eller leverantörshantering, och betalningsterminsanalys för att identifiera eventuella avvikelser eller utrymme för förbättringar.