Lyft dina användningsfall med de 15 viktigaste nyckeltalen för upphandling

Redaktörens anmärkning – Även om nyckeltal (KPI:er) för upphandling kan hjälpa till att hantera komplexa förändringar, kommer de att göra mer skada än nytta om de inte är i linje med er övergripande strategi för upphandlingsanalys och funktionella behov. Och det är därför vi har samarbetat med branschexperter för att skapa ett periodiskt system för upphandling och särskilda ramverk som hjälper er att förstå den korrekta processen för att använda dessa mätvärden, vilket säkerställer att ni, som upphandlingsledare, håller er på rätt spår.

Vägen till att mäta framgångar inom upphandling med analys

"Upphandling är som ett schackspel; det kräver strategi, planering och en djup förståelse av marknaden"

Att minska utgifter, förbättra betalningscykler, främja synergier mellan team, hålla ett öga på leverantörernas prestanda, listan kan göras lång... allt detta faller under mätnings- och framgångsområdet för inköpsledare som du. Detta placerar dig i ett korsningsfält mellan flera avdelningar, för att inte tala om att hantera komplexiteten över olika vertikaler. Det är uppenbart att detta kräver att du gör analys till din bästa vän!

Enligt McKinsey kan användningen av analyser inom upphandling öka värdeleveransen med 10–40 %. Några av fördelarna med upphandlingsanalys är:

1. Öka slutresultatet: Enligt McKinsey ger inköpsanalys i genomsnitt 3–8 % kostnadsbesparingar . Det förbättrar också rörelsekapitalet genom att optimera betalningsvillkor och minska cash-to-cycle-tiderna.

2. Förbättra leverantörshanteringen:En studie av ASCM visade att 93 % av inköpspersonalen har mött utmaningar på grund av dålig leverantörsdata. Genom att mäta mätvärden som leverans i tid och produktkvalitet (KPI:er spoiler alert) kan du identifiera och samarbeta med högpresterande leverantörer.

3. Förbättra tjänsteleveransen: Från att effektivisera förfrågningsprocessen till exakta efterfrågeprognoser för att minska gissningsarbetet. Det är användbart för att förbättra flexibilitet och synlighet – för ett effektivare upphandlingsarbetsflöde.

Även om artikeln handlar om nyckeltal (KPI:er), som vi har uttryckt tidigare, är det viktigt att koppla det till analysstrategin – sedan får vi se var nyckeltalen står i hela processen. För detta föreslår vi att man har:

5-stegsstrategi för upphandlingsanalys

Dessa 5 steg guidar dig genom processen att etablera rätt praxis för upphandlingsanalys.

1. Identifiera och prioritera användningsfall för analys

Vi har identifierat fler än 75 användningsområden för upphandling inom olika områden – styrning, kontraktshantering, kategorihantering, leverantörshantering, orderhantering och fakturahantering – som tar upp finansiella, operativa och strategiska mål. Av dessa kan vissa vara relevanta för dig, medan andra kanske inte är det.

Så prioritera nu de som är relevanta för dig inom olika kategorier. Till exempel kan leverantörsriskhantering vara viktigt för ett tillverkningsföretag, medan prisefterlevnad och efterfrågeprognoser kan vara högsta prioritet för detaljhandeln. Kontraktsefterlevnad och leverantörskvalificering är ett måste för läkemedelsföretag. Även om detta är vanliga trender som vi har sett inom dessa branscher, beror prioriteringsordningen på dina affärsmål, krav och kapacitet.

2. Utför en mognadsbedömning för de identifierade användningsfallen

När du har prioriterat dina användningsområden för upphandlingsanalys med hjälp av vårt periodiska system är nästa fråga: "Vad händer nu?". Och ja, prioritering är bara början. För att skapa värde behöver vi följa en strukturerad metod. För det föreslår vi att du använder följande fem parametrar – datakällor, datatillgång, rapporteringsramverk, beslutsramverk och avancerad analys.

Vi kommer att fokusera på den tredje parametern – rapporteringsramverket lite senare – eftersom det är där dina nyckeltal, dashboards och andra rapporteringsverktyg kommer till liv.

3. Bygg en pålitlig datatillgång för att utvinna information från data

Du vet vilka användningsfall du vill ha och mognaden hos dessa användningsfall – nästa steg ligger i att förbättra mognaden! Men för att göra detta måste du identifiera rätt datatillgång för källorna. Mellan interna och tredjepartskällor. Även om det här steget låter väldigt litet, involverar processen omfattande ETL-, ELT-, datainmatnings-, MDM- och transformationsfunktioner.

4. Identifiera rätt användningsfall och extrahera information från data

Du har kartlagt dina användningsfall till deras mognad och identifierat datakällorna – för dem kan du se att de ser ut så här:

Förbättra var och en av parametrarna med dessa fyra steg – Upptäck, accelerera, utför och transformera

Vilka användningsfall bör du börja prioritera är nästa fråga. Till exempel, i fallet ovan är fakturacykeltiden fortfarande i upptäcktsfasen, vilket innebär att det finns mycket utrymme för förbättringar, dvs. att fastställa de användningsfall som skulle ha maximal inverkan på hela processen.

5. Konstruera en kontinuerlig värdeplan

Slutligen är upphandlingsanalys inte ett engångsprojekt. Det sista steget innebär att konstruera en färdplan som kommer att generera värde och vägleda framtida förbättringar för att säkerställa att den håller sig uppdaterad med branschstandarder. Den kan struktureras med hjälp av en 4-punkts mognadsskala (som sågs ovan), vilket möjliggör spårning av varje användningsfalls utveckling från dess initiala skede till ett transformativt skede. Och spårning av KPI:er som är kopplade till användningsfallen.

Ange upphandlings-KPI:er: nyckeln till upphandlingslåset

Vi har tidigare diskuterat nyckeltal för kategorihantering ingående, men många av er har efterfrågat fler nyckeltal i detalj för att knyta an till den övergripande upphandlingspraxisen.

1. Rapporteringsramverket där du skapar dashboards och rapporter som hjälper upphandlingschefer att snabbt fatta välgrundade beslut.

2. Förstå användningsfallens mognad

3. Styrning under upphandlingsomvandlingen

Kort sagt: KPI:er är allestädes närvarande! Några av de viktigaste mätvärdena inkluderar:

15 viktigaste nyckeltalen att följa vid upphandling

Upphandlingsstyrning

a. Finansiell

Rapportering om utgifter under förvaltning (SUM) – Procentandel av organisationens totala utgifter som aktivt förvaltas av inköpsavdelningen. Varför det är viktigt – Visar kontrollen över upphandlingen, vilket bidrar till att driva besparingar och efterlevnad av kontrakt.

b. Strategisk

Hållbara utgifter - Andel miljövänlig och socialt ansvarsfull upphandling jämfört med totalsumman. Hållbara utgifter = (Värde av hållbara upphandlingar / Totala upphandlingsutgifter) * 100. Varför det är viktigt - Återspeglar mål för företagens sociala ansvar (CSR) och hållbarhetsinitiativ.

c. Operativ

Processefterlevnadsgrad (% av transaktioner som följer standardprocessen) - Andel upphandlingstransaktioner som följer fastställda procedurer. Varför det är viktigt - Det hjälper till att upprätthålla bästa praxis och minska risker.

Kategorihantering

a. Finansiell

Noggrannhet i prognoser för artikelpriser – Mäter inköpspersonalens effektivitet i framtida prognoser med hjälp av historiska data, marknadstrender och leverantörsinsikter. Varför det är viktigt – Ge mer kontroll över ekonomiska beslut och förbättra budgetplaneringen.

b. Strategisk

Kontroll över köp av småskaligt material – Det innebär att kontrollera och optimera upphandlingen av inköp av lågt värde och icke-strategiska skäl. Kontroll över köp av småskaligt material = (Kontroll över utgifter av småskaligt material) / Totala utgifter av småskaligt material. Varför det är viktigt – Minskar okonventionella utgifter genom att förbättra kostnadskontrollen vid inköp av lågt värde, vilket så småningom ackumuleras över tid.

c. Operativ

Sourcingcykeltid - Mäter den tid det tar att slutföra hela sourcingprocessen, från begäran till kontrakt. Formel - Total sourcingtid / Antal sourcinghändelser. Varför det är viktigt - Snabbare tid innebär snabbare kontraktsgenomförande och bättre utförande.

Leverantörshantering

a. Strategisk

Leverantörsprestanda (viktad poäng) – Rangordnar leverantörer baserat på deras prestanda – leverans, kvalitet och kostnad. Varför det är viktigt – Hjälper till att analysera leverantörernas prestanda och fatta beslut därefter.

b. Operativ

Leverantörsorder-till-fakturering (OB) cykeltid - Den tid som leverantörer tar för order, uppfyllande och fakturering. Formel: OB cykeltid = Orderläggningstid + Orderuppfyllelsetid + Fakturagenereringstid. Varför det är viktigt - kortare cykeltider innebär bättre prestanda och hjälper till med lagerhantering.

Avtalshantering

a. Finansiell

Finansiella åtaganden – Övervakar de monetära åtaganden som leverantörer måste uppfylla. Varför det är viktigt – Förbättrar kassaflödeshanteringen och minskar den finansiella risken.

b. Strategisk

Kontraktsefterlevnad - Mäter kontraktsfullgörande i termer av uppfyllande av villkor. Formel - Faktisk prestation / Avtalsenlig prestation x 100 Varför det är viktigt - Riskminskning och bättre leverantörsrelationer.

c. Operativ

Avtalscykeltid - Total tid det tar att slutföra hela kontraktets livscykel. Formel: Avtalscykeltid = Datum för kontraktsundertecknande - Datum för kontraktsstart. Varför det är viktigt - kortare cykler innebär snabbare implementering.

Orderhantering

a. Strategisk

Prisefterlevnad - Mäter avvikelsen mellan faktiska inköpspriser och kontraktsmässigt överenskomna priser. Formel: (Summa av prisavvikelser / Totalt kontraktsvärde) Varför det är viktigt - Detta hjälper till att säkerställa att förhandlade avtal följs och förbättrar leverantörsrelationer.

b. Operativ

Krav på ordercykel-

Det är den genomsnittliga tid som krävs för att omvandla en inköpsrekvisition till en inköpsorder. Varför det är viktigt - kortare tid innebär flexibilitet i upphandling och snabbhet i att anskaffa nödvändiga varor och tjänster.

Fakturahantering

a. Finansiell

Rörelsekapitalhantering - Det genomsnittliga antalet dagar det tar för ett företag att betala sina fakturor. Formel: (Leverantörsskulder / Kostnad för sålda varor) x Antal dagar. Varför det är viktigt - Avgör effektiviteten och anpassar upphandlingsbeslut till den övergripande ekonomiska hälsan.

b. Strategisk

Effektivitet i e-fakturering – Det ger en minskning av faktureringsfel, manuella kontaktpunkter och handläggningstid tack vare anpassningen av e-fakturering. Formel: (Minskning av fel + Minskning av handläggningstid) / Antal behandlade fakturor. Varför det är viktigt – Främjar processeffektivitet och tidsbesparingar.

c. Operativ

Faktureringscykeltid – Den genomsnittliga tiden det tar från fakturamottagning till betalning. Varför det är viktigt – Förbättrad leverantörsrelation och ekonomisk hantering.

Övervakning av nyckeltal för upphandling med hjälp av dashboards

Vi har diskuterat Varför (behovet av upphandlings-KPI:er med analyser) och Vad (de faktiska KPI:erna) – nu ska vi diskutera Hur – du behöver dem presenterade i ett lättsmält format (Vem vill ha fler tabeller!). Detta gör att du kan:

• Upptäck ineffektivitet och flaskhalsar i samma ögonblick som de uppstår
• Säkerställ efterlevnad och minska risker kontinuerligt
• Spåra ekonomisk utveckling, som rörelsekapital eller kostnadsbesparingar

Med sådana dashboards kan realtidsuppföljning av upphandlings-KPI:er förvandla ditt beslutsfattande från reaktivt till proaktivt. Allt eftersom mognaden växer (de fyra stegen som diskuterats ovan) kan nyanserna och data med KPI:erna mäts omvärderas.

Slutsats – Vägen mot expertis inom upphandlingsanalys

Förstå nyckeltalen – Kontrollera ✔

Anpassa nyckeltalen till din upphandlingsstrategi – Kontrollera ✔

Skapa dashboards för det – Kontrollera ✔

Tanken bakom den här artikeln, 5-stegsramverket eller till och med vårt periodiska system för upphandling är att erbjuda ett strukturerat sätt att prioritera och spåra de användningsfall som verkligen spelar roll. Så om du är redo att höja din upphandlingsstrategi börjar allt med rätt användningsfall och korrekt användning av nyckeltal! Om du kämpar någon gång i detta, låt oss veta – våra experter på upphandlingsanalys finns här för att hjälpa dig!