Verbeter uw use cases met de 15 belangrijkste prestatie-indicatoren voor inkoop.

Noot van de redactie: Hoewel KPI's (Key Performance Indicators) voor inkoop kunnen helpen bij het beheersen van de steeds veranderende complexiteit, zullen ze meer kwaad dan goed doen als ze niet zijn afgestemd op uw algehele inkoopanalysestrategie en functionele behoeften . Daarom hebben we samen met experts uit de branche een periodiek systeem voor inkoop ontwikkeld, evenals speciale frameworks om u te helpen het juiste proces voor het gebruik van deze KPI's te begrijpen, zodat u als inkoopmanager op koers blijft.

De weg naar het meten van inkoopsucces met behulp van analyses

"Inkoop is als een schaakspel; het vereist strategie, planning en een diepgaand begrip van de markt."

Het verlagen van uitgaven, het verbeteren van betalingscycli, het bevorderen van synergie tussen teams, het nauwlettend in de gaten houden van de prestaties van leveranciers – de lijst is eindeloos… al deze zaken vallen onder de verantwoordelijkheid van meetbare resultaten voor inkoopmanagers zoals u. Dit plaatst u op het kruispunt van meerdere afdelingen, om nog maar te zwijgen van het beheren van de complexiteit binnen verschillende branches. Het spreekt voor zich dat u analytics tot uw beste vriend moet maken!

Volgens McKinsey kan het gebruik van analyses in inkoop de waardecreatie met 10-40% verhogen. Enkele voordelen van inkoopanalyses zijn:

1. Verbeter de winstgevendheid: Volgens McKinsey leidt inkoopanalyse tot een gemiddelde kostenbesparing van 3-8% . Het verbetert ook het werkkapitaal door de betalingsvoorwaarden te optimaliseren en de cashflow te verkorten.

2. Verbeter het leveranciersmanagement:Uit een onderzoek van ASCM bleek dat 93% van de inkoopprofessionals problemen ondervond door gebrekkige leveranciersgegevens. Door metrics zoals tijdige levering en productkwaliteit te meten (KPI's, let op!) kunt u goed presterende leveranciers identificeren en met hen samenwerken.

3. Verbetering van de dienstverlening: Van het stroomlijnen van het aanvraagproces tot nauwkeurige vraagvoorspellingen om giswerk te verminderen. Het is nuttig om de flexibiliteit en transparantie te vergroten – voor een efficiëntere inkoopworkflow.

Hoewel het artikel over KPI's gaat, is het, zoals we al eerder hebben aangegeven, belangrijk om het te koppelen aan de analysestrategie. Dan zullen we zien welke rol KPI's in dit hele proces spelen. Hiervoor raden we aan om het volgende te gebruiken:

5-stappenplan voor inkoopanalyse

Deze 5 stappen begeleiden u bij het opzetten van de juiste inkoopanalysepraktijk.

1. Identificeer en prioriteer toepassingsscenario's voor analyses

We hebben meer dan 75 use cases voor inkoop geïdentificeerd, verspreid over verschillende domeinen – governance, contractbeheer, categoriebeheer, leveranciersbeheer, orderbeheer en factuurbeheer – die financiële, operationele en strategische doelstellingen ondersteunen. Sommige hiervan zijn wellicht relevant voor u, andere mogelijk niet.

Geef nu prioriteit aan de aspecten binnen de verschillende categorieën die voor u relevant zijn. Zo kan bijvoorbeeld leveranciersrisicomanagement belangrijk zijn voor een productiebedrijf, terwijl prijsnaleving en vraagvoorspelling voor de detailhandel wellicht de hoogste prioriteit hebben. Contractnaleving en leverancierskwalificatie zijn onmisbaar voor farmaceutische bedrijven. Hoewel dit algemene trends zijn die we in deze sectoren zien, hangt de prioriteitsvolgorde af van uw bedrijfsdoelen, -vereisten en -mogelijkheden.

2. Voer een volwassenheidsbeoordeling uit voor de geïdentificeerde gebruiksscenario's.

Nadat u uw use cases voor inkoopanalyses hebt geprioriteerd met behulp van ons 'Periodiek Systeem', is de volgende vraag: "Wat nu?". En inderdaad, prioriteren is slechts het begin. Om waarde te creëren, moeten we een gestructureerde aanpak volgen. Daarvoor raden we u aan de volgende 5 parameters te gebruiken: gegevensbronnen, gegevensomgeving, rapportagekader, besluitvormingskader en geavanceerde analyses.

We zullen ons later richten op de derde parameter - het rapportagekader - want dit is waar uw KPI's, dashboards en andere rapportagetools tot leven komen.

3. Bouw een betrouwbare dataomgeving op om informatie uit de data te halen.

Je weet welke use cases je wilt en hoe volwassen deze zijn – de volgende stap is het verbeteren van die volwassenheid! Maar om dit te doen, moet je de juiste dataomgeving voor de bronnen identificeren. Tussen interne en externe bronnen. Hoewel deze stap klein lijkt, omvat het proces uitgebreide ETL-, ELT-, data-ingestie-, MDM- en transformatiemogelijkheden.

4. Identificeer de juiste gebruiksscenario's en haal informatie uit de gegevens.

Je hebt je use cases gekoppeld aan hun volwassenheidsniveau en de databronnen geïdentificeerd. Over het geheel genomen zouden ze er als volgt uit kunnen zien:

Verbeter elk van de parameters met deze vier stappen: ontdekken, versnellen, uitvoeren en transformeren.

De volgende vraag is: welke use cases moet je prioriteren? In het bovenstaande voorbeeld bevindt de factuurcyclus zich nog in de verkenningsfase, wat betekent dat er veel ruimte is voor verbetering. Oftewel, bepaal welke use cases de grootste impact hebben op het gehele proces.

5. Stel een continue waardeketen op.

Ten slotte is inkoopanalyse geen eenmalig project. De laatste stap omvat het opstellen van een routekaart die waarde creëert en toekomstige verbeteringen stuurt om ervoor te zorgen dat de analyse actueel blijft met de industriestandaarden. Deze routekaart kan worden gestructureerd met behulp van een 4-punts volwassenheidsschaal (zoals hierboven weergegeven), waarmee de voortgang van elke use case kan worden gevolgd, van de beginfase tot een transformatiefase. Ook de bijbehorende KPI's kunnen worden bijgehouden.

Voer inkoop-KPI's in: de sleutel tot een succesvol inkoopproces.

We hebben eerder al uitgebreid gesproken over KPI's voor categoriebeheer, maar velen van u hebben gevraagd om meer gedetailleerde KPI's die aansluiten bij de algehele inkooppraktijk.

1. Het rapportagekader waarmee u dashboards en rapporten kunt maken die inkoopmanagers helpen snel weloverwogen beslissingen te nemen.

2. Inzicht in de volwassenheid van de use cases

3. Bestuur tijdens de transformatie van het inkoopproces

Kortom: KPI's zijn alomtegenwoordig! Enkele belangrijke meetwaarden zijn:

15 belangrijkste KPI's om te volgen in inkoop

Inkoopbeheer

a. Financieel

Spend under management reporting (SUM) - Het percentage van de totale uitgaven van een organisatie dat actief wordt beheerd door de inkoopafdeling. Waarom dit belangrijk is: Het geeft aan hoe goed de inkoopafdeling de uitgaven beheert, wat bijdraagt aan besparingen en naleving van contractvoorwaarden.

b. Strategisch

Duurzame uitgaven - Percentage van milieuvriendelijke en maatschappelijk verantwoorde inkoop ten opzichte van het totaal. Duurzame uitgaven = (Waarde van duurzame aankopen / Totale inkoopuitgaven) * 100 Waarom dit belangrijk is - Het sluit aan bij de doelstellingen van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en duurzaamheidsinitiatieven.

c. Operationeel

Procesconformiteitspercentage (% van de transacties die de standaardprocedure volgen) - Percentage van inkooptransacties dat de vastgestelde procedures volgt. Waarom dit belangrijk is: het helpt bij het afdwingen van best practices en het verminderen van risico's.

Categoriebeheer

a. Financieel

Nauwkeurigheid van artikelprijsvoorspellingen - Meet de efficiëntie van toekomstige voorspellingen door inkoopprofessionals aan de hand van historische gegevens, markttrends en inzichten van leveranciers. Waarom dit belangrijk is - Biedt meer controle over financiële beslissingen en verbetert de budgetplanning.

b. Strategisch

Beheer van 'tail spend' – Dit omvat het beheersen en optimaliseren van de inkoop van laagwaardige, niet-strategische aankopen. Tail Spend Management = (Beheer van 'tail spend') / Totale 'tail spend'. Waarom dit belangrijk is: Het vermindert ongecontroleerde uitgaven door de kostenbeheersing bij aankopen van lage waarde te verbeteren, wat uiteindelijk op de lange termijn een aanzienlijk verschil maakt.

c. Operationeel

Doorlooptijd van het inkoopproces - Meet de tijd die nodig is om het volledige inkoopproces te voltooien, van aanvraag tot contract. Formule: Totale doorlooptijd van het inkoopproces / Aantal inkoopactiviteiten. Waarom dit belangrijk is: Een kortere doorlooptijd betekent een snellere contractafhandeling en een betere uitvoering.

Leveranciersmanagement

a. Strategisch

Scorekaart voor leveranciersprestaties (gewogen score) - Rangschikt leveranciers op basis van hun prestaties: levering, kwaliteit en kosten. Waarom dit belangrijk is - Helpt bij het analyseren van leveranciersprestaties en het nemen van beslissingen op basis daarvan.

b. Operationeel

Doorlooptijd van bestelling tot facturering (OB) - De tijd die leveranciers nodig hebben voor het plaatsen van een bestelling, de afhandeling ervan en de facturering. Formule: OB-doorlooptijd = Tijd voor orderplaatsing + Tijd voor orderafhandeling + Tijd voor factuurgeneratie. Waarom dit belangrijk is: kortere doorlooptijden betekenen betere prestaties en helpen bij voorraadbeheer.

Contractbeheer

a. Financieel

Financiële verplichtingen - Houdt toezicht op de financiële verplichtingen die leveranciers moeten nakomen. Waarom dit belangrijk is - Verbetert het cashflowbeheer en beperkt financiële risico's.

b. Strategisch

Contractnaleving - Meet de mate waarin contractuele verplichtingen worden nagekomen. Formule: Werkelijke prestatie / Contractueel overeengekomen prestatie x 100. Waarom dit belangrijk is: risicovermindering en betere relaties met leveranciers.

c. Operationeel

Contractduur - De totale tijd die nodig is om de volledige contractlevenscyclus te voltooien. Formule: Contractduur = Datum van contractondertekening - Datum van contractaanvang. Waarom dit belangrijk is: kortere cycli betekenen een snellere implementatie.

Orderbeheer

a. Strategisch

Prijsconformiteit - Meet het verschil tussen de werkelijke inkoopprijzen en de contractueel overeengekomen prijzen. Formule: (Som van prijsverschillen / Totale contractwaarde) Waarom dit belangrijk is - Dit helpt ervoor te zorgen dat contractuele afspraken worden nageleefd en verbetert de relaties met leveranciers.

b. Operationeel

Vereiste voor ordercyclus

Dit is de gemiddelde tijd die nodig is om een inkoopaanvraag om te zetten in een inkooporder. Waarom dit belangrijk is: een kortere tijd betekent meer flexibiliteit in de inkoop en een snellere aanschaf van de benodigde goederen en diensten.

Factuurbeheer

a. Financieel

Werkkapitaalbeheer - Het gemiddelde aantal dagen dat een bedrijf nodig heeft om zijn facturen te betalen. Formule: (Crediteuren / Kosten van verkochte goederen) x Aantal dagen. Waarom het belangrijk is: Het bepaalt de efficiëntie en zorgt ervoor dat inkoopbeslissingen aansluiten bij de algehele financiële gezondheid.

b. Strategisch

Efficiëntie van e-facturering: Dit geeft de vermindering van factureringsfouten, handmatige handelingen en verwerkingstijd weer dankzij de implementatie van e-facturering. Formule: (Vermindering van fouten + Vermindering van verwerkingstijd) / Aantal verwerkte facturen. Waarom dit belangrijk is: Het bevordert procesefficiëntie en tijdsbesparing.

c. Operationeel

Factureringscyclustijd - Dit is de gemiddelde tijd tussen ontvangst van de factuur en betaling. Waarom dit belangrijk is - Verbeterde leveranciersrelaties en financieel beheer.

Het monitoren van belangrijke prestatie-indicatoren voor inkoop met behulp van dashboards

We hebben het gehad over het waarom (de noodzaak van inkoop-KPI's met analyses) en wat (de KPI's zelf) – laten we het nu hebben over het hoe – je moet ze in een begrijpelijke vorm presenteren (wie wil er nu weer tabellen!). Dit stelt je in staat om:

• Spoor inefficiënties en knelpunten direct op zodra ze zich voordoen.
• Zorg voor naleving en verminder risico's op continue basis.
• Houd de financiële prestaties bij, zoals het werkkapitaal of de kostenbesparingen.

Met dergelijke dashboards kan realtime tracking van inkoop-KPI's uw besluitvorming van reactief naar proactief transformeren. Naarmate de volwassenheid toeneemt (de 4 hierboven besproken fasen) kunnen de nuances en de gegevens waarmee de KPI's worden gemeten opnieuw worden beoordeeld.

Conclusie - De weg naar expertise in inkoopanalyse

Inzicht in de KPI's – Check ✔

De KPI's afstemmen op uw inkoopstrategie – Aanvinken ✔

Dashboards ervoor maken – Aanvinken ✔

Het idee achter dit artikel, het 5-stappenplan of zelfs onze periodieke tabel voor inkoop, is om een gestructureerde manier te bieden om prioriteit te geven aan en de belangrijkste use cases te volgen. Dus, als u klaar bent om uw inkoop naar een hoger niveau te tillen, begint het allemaal met de juiste use cases en het correcte gebruik van KPI's! Als u hierbij ergens tegenaan loopt, laat het ons dan weten – onze experts op het gebied van inkoopanalyse staan klaar om u te helpen!