Vat dit blogbericht samen met:
Belangrijkste inzichten uit deze blog:
✔ Ontdek verborgen winsten: Ontdek waarom verouderde voorraden uw cashflow en marges ongemerkt kunnen uitputten.
✔ Beheers de cijfers: Leer eenvoudige methoden om de voorraadleeftijd te berekenen en rapporten over voorraadveroudering te genereren, zodat u data kunt omzetten in slimme beslissingen.
✔ Belangrijke KPI's: Ontdek de essentiële statistieken om achterblijvers te signaleren en de prestaties van uw aandelen te monitoren.
✔ Verminder verouderde voorraad: bewezen strategieën – van prognoses tot audits – om onverkoopbare voorraad en omzetverlies te voorkomen.
✔ Geef uw toeleveringsketens een boost: gebruik analyses en dashboards om uw voorraad te optimaliseren en de efficiëntie te verhogen.
Wat is de waarde van een product? Is dat de adviesprijs, de voorgestelde prijs of de kostprijs? Hoewel het op het eerste gezicht eenvoudig lijkt, spelen er bij het bepalen van de werkelijke waarde van een product voor een bedrijf meerdere parameters een rol (naast materiaal- en arbeidskosten), zoals opslagkosten, marktvraag, houdbaarheid, voorraadkosten, merkreputatie, schaarste, beschikbaarheid, enzovoort.
Van al deze componenten is de ouderdom van de voorraad een van de belangrijkste parameters voor het bepalen van de waarde van een product voor een bedrijf. Door de beweging en opslag van artikelen te volgen, kunnen merken manieren vinden om de voorraadomlooptijd te verkorten en verliezen als gevolg van verouderde of onverkoopbare voorraad te beperken.
Voorraadveroudering verwijst naar de voorraad die niet snel verkoopt of die langer in het magazijn blijft liggen (dit verschilt per bedrijf, ongeveer 3 tot 6 maanden) . Modebedrijven moeten bijvoorbeeld de goederenstroom per seizoen bijhouden, omdat seizoensgebonden of trendy kleding na 2-3 maanden mogelijk niet meer nodig is, waardoor kortingen nodig zijn.
Voorraadveroudering of -rijpheid is een natuurlijk onderdeel van elk product, maar waar zit het probleem? Alleen wanneer de voorraad langer in uw bezit blijft en/of geen tekenen van verkoop vertoont. Wat betekent deze voorraad? Welke gevolgen heeft dit voor de bedrijven?
Dode voorraad: Voorraad die niet verkocht wordt, moet worden aangemerkt als dode voorraad en er moet een strategie voor aanbiedingen worden ontwikkeld – bundeling, uitverkoop, enz. In de voedingsmiddelenindustrie kunnen bijvoorbeeld producten die langer dan een paar weken houdbaar zijn, letterlijk als 'dood' (of verlopen) worden gemarkeerd.
Discrepantie tussen verkoop en voorraad: Wanneer de verkoopverwachtingen niet overeenkomen met de realiteit, kan een te hoge voorraad een veelvoorkomend gevolg zijn. In dat geval moeten winkels of merken hun KPI's, zoals de verkoopsnelheid, opnieuw bekijken en nagaan of er een oorzaak is, zoals seizoensinvloeden, die de verkoopcijfers beïnvloedt.
Opslagkosten, overheadkosten en opportuniteitskosten: Elk opgeslagen artikel brengt opslagkosten met zich mee, gebaseerd op de huur van het magazijn (die per volume wordt berekend = hoe meer u opslaat, hoe meer u betaalt). Door langzaam verkopende producten langer op voorraad te houden, missen winkels de kans om snel verkopende producten in hun winkelvoorraad te presenteren en op te slaan. Het langer aanhouden van de voorraad vereist routinematige inspecties, kwaliteitscontroles, verzekeringen, controles van de opslagomstandigheden en meer.
Verminderde liquiditeit en marges: Oude voorraden leggen beslag op het werkkapitaal, veroorzaken problemen met de cashflow en belemmeren het vermogen van een bedrijf om te investeren in nieuwe producten of snel te reageren op marktveranderingen. Langere voorraden leiden tot hogere onderhoudskosten, wat ook resulteert in lagere marges op de producten.
Promoties en kortingen: De leeftijd van de voorraad kan de promotiestrategie bepalen. Voorbeelden van promoties zijn: 'koop er één, krijg er één gratis', combinatieaanbiedingen of bundels, gratis geschenken, donaties, uitverkoop, gereduceerde tarieven, verhogingen van handelspromoties (voor kanaalpartners), enzovoort.
Afval en milieueffecten: Als de voorraad onverkoopbaar of verouderd raakt, kan deze worden weggegooid, wat leidt tot afvalproductie en negatieve gevolgen voor het milieu.
Naast het vinden van de juiste balans tussen voorraadtekorten en overtollige voorraad (oftewel "voldoende voorraad"), moet je dus ook rekening houden met de vraag en trends begrijpen. Vaak is overbevoorrading het gevolg van een onjuiste voorraadplanning: onnauwkeurige prognoses, een gebrek aan een voorraadbeheersysteem, seizoensgebonden vraag of concurrentie tussen producten.
Om bij te houden wat er binnenkomt en wat er uitgaat, zijn voorraadverouderingsrapporten een goede manier. Een voorbeeldrapport kan bijvoorbeeld informatie bevatten over:
- SKU's met productcode
- Voorraad
- Inventarisatiedatum
- Inventarisleeftijdscategorieën (bijv. 0-30 dagen, 31-60 dagen, 61-90 dagen en ouder dan 90 dagen)
- Totale inventariswaarde
Er kan meer informatie worden toegevoegd op basis van de specifieke behoeften van de organisatie, zoals kosten of waarde, en redenen voor eventuele vertragingen. Dit kan helpen bij de oorzaakanalyse, het bepalen van actiepunten, de locatie van de voorraad, enzovoort. Op basis hiervan kunt u grafieken en dashboards maken, waar we later dieper op ingaan.
Over het algemeen geldt: hoe korter de doorlooptijd (TAT) van een product, hoe beter dat is voor bedrijven. Niet alle producten kunnen echter binnen een paar dagen worden verkocht. Het is daarom belangrijk om de doorlooptijd te begrijpen en te beheren. Rapportages kunnen hierbij een cruciale rol spelen.
Door KPI's en statistieken te berekenen en te analyseren, krijgt u niet alleen inzicht in welke producten het minst goed verkopen, maar kunt u ook:
- Identificeer de beste en snelst verkopende producten.
- Voer een oorzaakanalyse uit om te begrijpen waarom de beweging traag is.
- Trends in onverkochte voorraad: biedingen vooraf uit.
- Verbeter de besluitvorming op winkelniveau.
De kern van de zaak: de waarde van elk product optimaliseren door de beste verkoopmethode te vinden. Een realtime dashboard om de productbewegingen in de gaten te houden en trends te analyseren is daarom de beste aanpak.
De vraag is nu: wat moet je precies bijhouden?
Allereerst is het belangrijk om de ouderdom van de voorraad te berekenen. Houd er rekening mee dat alle voorraadgerelateerde formules en kosten doorgaans worden berekend voor een bepaalde periode, zoals een week, maand of jaar. Daarom zijn zowel de begin- als de einddatum cruciaal voor alle berekeningen.
De ouderdom van de voorraad kan als volgt worden berekend: Voorraadouderdom (dagen) = Huidige datum - Datum toegevoegd .
Stel bijvoorbeeld dat een artikel met artikelcode ABC123 op 1 mei 2023 aan de inventaris is toegevoegd en dat de huidige datum 25 juli 2023 is. Om de inventarisleeftijd van dit artikel te berekenen:
Inventarisleeftijd = 25 juli 2023 - 1 mei 2023
Voorraadleeftijd = 85 dagen
Zo simpel is het. Dit wordt meestal gebruikt in magazijnen of winkels.
Maar als u een overzicht vanuit vogelperspectief wilt, is deze berekening niet haalbaar of praktisch. Een andere, eenvoudigere manier om dit te berekenen is door de gemiddelde voorraadwaarden en de kostprijs van de verkochte goederen (COGS) te begrijpen.
Gemiddelde voorraadleeftijd = (Gemiddelde voorraadwaarde / kostprijs van verkochte goederen) * 365
De berekeningen zouden er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
De leeftijd van de voorraad is slechts één parameter. Welke andere parameters zouden we moeten analyseren? Hier is een lijst met een aantal andere KPI's die in overweging genomen moeten worden:
Voorraadomloopsnelheid: Hoe snel de voorraad in een bepaalde periode wordt verkocht en aangevuld. Een hogere voorraadomloopsnelheid duidt op efficiënt voorraadbeheer, terwijl een lagere omloopsnelheid kan wijzen op een langzaam lopende of stagnerende voorraad.
Voorraadomloopsnelheid = Kosten van verkochte goederen (COGS) / Gemiddelde voorraadwaarde
Percentage van verouderde voorraad: Toont het aandeel van de voorraad dat binnen verschillende leeftijdscategorieën valt (bijv. 0-30 dagen, 31-60 dagen, 61-90 dagen, ouder dan 90 dagen). Het helpt bij het identificeren van de verdeling van verouderde voorraad en eventuele problemen met langzaam lopende artikelen.
Voorraadkosten: De som van alle kosten die verband houden met het aanhouden en beheren van voorraad, inclusief opslag, verzekeringen, belastingen en afschrijvingskosten. Het monitoren van voorraadkosten helpt bij het identificeren van mogelijkheden voor kostenbesparing.
Percentage langzaam lopende voorraad: Het percentage van de voorraad dat niet snel verkoopt, wat helpt om de verhouding ten opzichte van de totale voorraad te bepalen. Nuttig om te begrijpen of er problemen zijn met de vraagplanning.
Percentage langzaamlopende voorraad = (Waarde van langzaamlopende voorraad / Totale voorraadwaarde) * 100
Voorraadkosten als percentage van de omzet: De voorraadkosten uitgedrukt als percentage van de totale gegenereerde omzet.
Voorraadkosten als percentage van de omzet = (Voorraadkosten / Totale omzet) * 100
Deze KPI's zijn de meest gebruikte en bijgehouden KPI's. Het is belangrijk om te weten dat elke organisatie andere criteria hanteert en andere parameters bijhoudt. Daarom is het raadzaam om eerst een grondige analyse uit te voeren voordat u met uw eigen analyse begint.
Het antwoord in twee woorden: voorraadbeheer. Maar die twee woorden omvatten een zee aan activiteiten. Van het verbeteren van de communicatie tussen verkoop en operationele afdeling tot het effectief identificeren van trends, dit is een taak die meerdere domeinen omvat.
Enkele van de beste manieren om dit te verminderen zijn:
Effectieve verkoop- en operationele planning (S&OP): S&OP is geen nieuw concept meer; de meeste organisaties hebben het al geprobeerd of zijn ermee bezig. Effectieve S&OP omvat continue planning van de activiteiten aan de vraagzijde en de voorraad. Wanneer dit efficiënt wordt gedaan, kunnen langzaam lopende producten worden geëlimineerd door ze continu te identificeren.
Vraagvoorspelling: Nauwkeurige vraagvoorspellingen stellen bedrijven in staat om de voorraadbevoorrading te plannen, over- en onderbevoorrading te voorkomen en de opslagperiodes te minimaliseren. Het probleem zit hem in het voorspellen van de vraag naar een product met een lage omloopsnelheid als populairder vanwege informatievertraging, grotere vertekening, gebrek aan samenwerking tussen verschillende afdelingen, enzovoort.
AI-agenten voor voorraadveroudering: Gartner voorspelt dat AI-agenten in 2028 minstens 15% van de dagelijkse zakelijke beslissingen autonoom zullen nemen – een stijging ten opzichte van vrijwel 0% in 2024. Toekomstgerichte bedrijven zetten nu AI-agentsystemen in die continu meerdere vraagsignalen, markttrends, economische indicatoren, weerpatronen en prijsstelling van concurrenten kunnen analyseren om voorspellingen te genereren die veel nauwkeuriger zijn dan conventionele methoden.
Inzichten in uw voorraad zijn waardevol. Maar Agentic AI maakt ze onstopbaar. Begin vandaag nog met onze implementatiehandleiding.
Regelmatige voorraadcontroles: Door de voorraadniveaus routinematig te controleren, kunt u niet alleen de administratie afstemmen op de verkoopcijfers, maar ook de nauwkeurigheid van de voorraadgegevens verbeteren. Met dergelijke controles kunt u trends in langzaam verkopende producten vroegtijdig signaleren, voordat ze als onverkochte voorraad worden beschouwd. Dit kan u helpen te bepalen hoe u de voorraad van producten met een lage vraag kunt verminderen met marketingcampagnes, acties of kortingsaanbiedingen vóór het einde van het seizoen (in het geval van seizoensproducten).
Oorzaakanalyse: Zijn uw voorraadniveaus voor bepaalde producten altijd hoger dan normaal? Heeft u de oorzaak hiervan achterhaald? Met een oorzaakanalyse of diagnostische analyse van uw voorraadgegevens kunt u de redenen voor langzaam lopende producten achterhalen en passende maatregelen nemen. Enkele mogelijke oorzaken zijn:
- Voorspellingsfouten
- Verkoopkannibalisatie
- Seizoensgebonden vraag
- Problemen met voorraadbeheer
- Veiligheidsvoorraadniveaus
Samenwerking met stakeholders: Door relaties met leveranciers, retailers en andere externe stakeholders te onderhouden en te versterken, wordt een snelle goederenstroom door de hele toeleveringsketen gewaarborgd. Merken kunnen bijvoorbeeld van tevoren handelsbevorderende activiteiten identificeren die een aantal producten onder de aandacht brengen, of e-commercebedrijven kunnen een aantal marketingcampagnes bedenken. Ook de voorraadbeweging kan worden geanalyseerd aan de hand van opslagkosten versus logistieke kosten, waarbij wordt gekeken of de voorraad niet hoeft te worden opgeslagen, maar kan worden verplaatst naar een locatie waar de vraag relatief sneller is.
Of het nu gaat om voorraadveroudering, optimalisatie van de toeleveringsketen of zelfs AI voor agenten, onze experts helpen u graag bij deze reis.
Je wilt je klanten natuurlijk altijd de meest verse producten aanbieden. Dit verbetert niet alleen de naamsbekendheid (TOMR) en versterkt het merkimago, maar vergroot ook de kans op doorverkoop. Maar hoe doe je dat effectief? We hebben dit hierboven al kort besproken aan de hand van een voorbeeldrapport.
Maar voor effectief voorraadbeheer heb je realtime of bijna realtime data nodig (die ook de algehele S&OP ondersteunt), ondersteund door dashboards en rapporten.
Hier is een voorbeeld van een dashboard ter referentie:
Bij het maken van dashboards voor voorraadveroudering is het belangrijk te beseffen dat dit onderdeel uitmaakt van dashboards voor voorraadbeheer en moet worden gebruikt in combinatie met andere dashboards, zoals overzichts-, nabestel-, status- en WIP-dashboards.
Om de opslagkosten van verouderde voorraad te verlagen, is het voor organisaties beter om producten snel te verkopen via kortingen, bundels of herverkoop, en te overwegen om onverkochte goederen te doneren als fiscaal aftrekbare giften. Om toekomstige verouderde voorraad te voorkomen, moeten organisaties beschikken over een robuust voorraadbeheersysteem, betere vraagvoorspellingen toepassen, onderhandelen over leveranciersvoorwaarden, het magazijnbeheer verbeteren en lean-praktijken zoals Just-in-Time (JIT) voorraadbeheer implementeren.
Het uitstellen van voorraadcontroles kan bedrijven financieel gezien ernstig in gevaar brengen, bijvoorbeeld door gemiste verkopen en vastgelopen kapitaal. Het leidt ook tot operationele problemen zoals tekorten en overbevoorrading, en risico's voor de klant, zoals verlies van vertrouwen en reputatieschade door het niet kunnen leveren van bestellingen. Zonder regelmatige controles kan een bedrijf diefstal, administratieve fouten of beschadigde goederen over het hoofd zien, wat leidt tot onnauwkeurige financiële rapportages en slechte besluitvorming. Dit kan de winstgevendheid en de marktpositie van een bedrijf ernstig beïnvloeden.
Organisaties zouden actieve stappen moeten ondernemen om langzaam lopende voorraden te voorkomen door robuuste vraagvoorspellingen en coördinatie van de toeleveringsketen te implementeren. Dit kan door geavanceerde voorraadbeheersystemen te gebruiken voor regelmatige audits, het opbouwen van klant- en leveranciersrelaties, realtime data en waarschuwingen, en het volgen van veranderende marktdynamiek. Daarnaast kunnen strategische aanpassingen, zoals gerichte promoties en het bundelen van langzaam lopende producten, ook helpen om kosten te verlagen en de verkoop te verbeteren voordat problemen escaleren.
Leiders op beslissingsniveau gebruiken inzichten uit voorraadveroudering om langzaam lopende en waardevolle voorraad te volgen, de aanvulling te optimaliseren en prioriteit te geven aan producten die snel verkopen. Deze waardevolle inzichten kunnen helpen bij betere promoties, prijsstrategieën en voorraadtransfers, waardoor er meer werkkapitaal vrijkomt. Door overtollige voorraad te verminderen, verbeteren bedrijven hun liquiditeit, behouden ze hun marges en verdelen ze hun middelen efficiënt, wat uiteindelijk leidt tot slimmere investerings- en groeibeslissingen.
Voordat u begint met het rapporteren van uw voorraad, moet u ervoor zorgen dat u de voor u relevante vragen beantwoordt, zoals:
- Wat is de huidige leeftijd van de voorraad?
- Welk magazijn of welke winkel heeft de meeste voorraden opgestapeld?
- Hoe is de voorraadwaarde in de loop van de maanden veranderd?
- Wat zijn de snel (of langzaam) lopende productcategorieën, enzovoort?
De toekomst: Voorraadbeheer ontwikkelt zich in een razend tempo, doordat organisaties steeds vaker AI-gestuurde systemen inzetten. Deze systemen kunnen helpen bij het oplossen van problemen met verouderde voorraden door corrigerende strategieën uit te voeren en de gehele toeleveringsketen continu te optimaliseren. Zo wordt voorraadbeheer getransformeerd van een kostenpost tot een concurrentievoordeel en groeimotor.
Als u op zoek bent naar deskundig advies om uw voorraadbeheer te optimaliseren, te verbeteren of op te zetten, kunnen onze experts u daarbij helpen.