Sammanfatta detta blogginlägg med:
Redaktörens anmärkning: Är det frustrerande att höra "Varför kan vi inte spara mer?" år efter år, även när ni tror att ni har den mest kostnadseffektiva upphandlingsplanen? Det är vad de flesta upphandlingschefer vi har pratat med säger. Sann strategisk excellens kommer när man förfinar planer på lång sikt baserat på kategorier.
I det ökande konkurrenslandskapet kan kategorihantering skilja de verkliga ledarna från eftersläntrarna och bana väg för kostnadsminskningar inom utgiftsanalys, tail spend-analys och skapa grunderna för upphandlingsanalys .
”Enligt en analys från McKinsey ökar en förbättring av kostnaden för sålda varor med 1 procent EBITDA med i genomsnitt mer än 18 procent.”
Det enklaste sättet att förklara kategorihantering är "bundling". Att bunta eller gruppera inköpta/upphandlade varor baserat på efterfrågan, leverantör, syfte och andra egenskaper som typ etc. för att konsolidera effektivitet, uppnå stordriftsfördelar, förbättra relationer och effektivisera processer.
Låt oss förklara detta enkelt, vi har alla sett "The Home Edit" eller någon form av att organisera din hemmavideo någon gång. Bundling liknar processen att identifiera alla produkter som du använder tillsammans eller har samma färg eller av samma säsongskläder etc. och gruppera dem för att effektivisera din dagliga verksamhet. Bara det att istället för färger gör organisationer det baserat på FN:s standardkod för produkter och tjänster (UNSPSC) eller genom att definiera sina egna taxonomier.
För att besvara frågan om var man ska börja, vi pratade till och med om detta när vi pratade om utgiftsanalys , det första steget är att skapa taxonomin, vilket bör betraktas som det första steget i kategorihantering.
Men innan vi fördjupar oss i 8-stegsprocessen och definierar byggstenarna i kategorihantering, bör du som upphandlingsledare ställa dig själv dessa frågor:
- Hur ser min kategorihantering ut just nu? Är den effektiviserad? Finns det några viktiga åtgärder på plats?
- Finns det nödvändiga system och verktyg i praktiken för att genomföra strategin?
- Är den nuvarande strategin i linje med alla organisationssegment och funktioner?
- Är intressenterna tydligt överens om de nödvändiga kraven?
- Kommuniceras fördelarna tydligt genomgående?
Dessa frågor är viktiga att ställa och besvara eftersom de utgör några av de grundläggande principerna.
1. Avtalshantering
Kontrakt beskriver villkor, prissättning, kvalitetsstandarder, leveransscheman och andra viktiga aspekter av materialupphandling. Effektiv kontraktshantering bidrar till kostnadskontroll, riskreducering och tydlighet i upphandlingsprocessen. Detta är särskilt viktigt eftersom kategorihantering inte är en kortsiktig process utan istället behöver tänka på volymer, rabatter och stordriftsfördelar på lång sikt.
2. Tvärfunktionellt arbete
Intressenter från flera team, såsom upphandling, ekonomi, drift och andra relevanta områden, behöver arbeta tillsammans. Helst bör team bestå av personer som kommer att använda systemet och personer som kommer att äga en specifik kategori, t.ex. använda RACI-modellen för att skapa ett team. Denna samarbetsmetod behövs för att beakta kostnad, kvalitet och interna krav baserat på användningsfall efter behov.
3. Kategorisering och aggregering
Genom att gruppera liknande produkter (kategorisering) och öka inköpsvolymerna av artiklar (aggregering) kan antalet transaktioner och avtal minskas, vilket i sin tur sänker de totala priserna. Detta är det första steget i att analysera utgiftsmönster och utnyttja köpkraft för att uppnå kostnadsbesparingar. Denna princip ökar effektiviteten och minskar komplexiteten i upphandlingen.
4. Standardisering
Standardisering kan vara tvåfaldig. Ett: Processer. En serie steg, processer eller riktlinjer för alla team i organisationen för att upphandla varor enligt kategorier. Två: Specifikationer. Genom att standardisera specifikationerna kan du förenkla leverantörsutvärdering, effektivisera leverantörsinteraktioner, förbättra kvalitetskontrollen och minska fel.
5. Leverantörshantering
Även om vi har pratat lite om detta tidigare effektiva leverantörsarbete med prestationsövervakning, kommunikation och riskbedömning kan förbättra tillförlitlighet, hållbar värdeleverans och förbättra ömsesidiga fördelar under en längre tidsperiod. Med dessa principer i åtanke, låt oss börja med en 8-stegsprocess för kategorihantering.
Låt oss dyka djupt in i processen för hur man börjar med kategorihantering i praktiken.
1. Definiera kategorierna
Kategorier bör definieras baserat på den funktion som varan tillhandahåller. Uppdelningen kan göras efter värde, leverantör, typ eller volym. För segmenteringsbaserade leverantörer baserade på värde kontra volym kan man använda tekniker som Kraljics modell, utgiftsallokeringsmodell, eller baserat på deras användning som direkt material och indirekt material, eller CPV (Common Procurement Vocabulary) , ECLASS, GPC (Global Product Classification) , etc. Det är vanligtvis bättre att definiera flera hierarkier av kategorier och underkategorier, vilket skulle vara ytterligare användbart för utgifts-/kostnadsanalys.
2. Identifiera och prioritera kategorier
När kategorierna är definierade måste du klassificera de viktigaste baserat på risk, volym och värde. Detta kan göras genom att utföra kostnadsanalyser (efter kategorier, leverantörer, intressenter) med hjälp av tekniker som ABC-analys, Pareto-principen, leverantörspåverkansanalys etc. med hänsyn till faktorer som total ägandekostnad, marknadsvolatilitet, strategisk anpassning och komplexitet i leveranskedjan.
3. Insamling av data
Effektiv datahantering, styrning och datakvalitet spelar en viktig roll här. Det finns ett känt talesätt om dataanalys: "Garbage In = Garbage Out" . Att upprätthålla datahelhet i alla system är alltid viktigt för all analys, inte bara för kategorihantering. Några av de viktigaste källorna från vilka data nås (även för efterföljande aktiviteter som utgiftsanalys) är:
- Inköpsordrar och fakturor
- ERP-systemdata
- Data om leverantörsavtal
- Leverantörspoängkortsdata
- Finansiella rapporter
- Lagerhanteringssystem
- Utgiftsrapporter
- Interna intressenters synpunkter
- Efterlevnadsdata
Dessutom kan det finnas data från tredjepartskällor eller leverantörers ERP-/upphandlingssystem.
4. Utvärdering och identifiering av möjligheter
Här utförs en detaljerad analys av alla leverantörer baserat på deras kategori baserat på parametrar som efterfrågan, värde, logistik (leveranstid, villkor, fraktkostnader etc.), volym (frekvens, lager, påfyllning etc.) och/eller eventuella problem eller problem som befintliga leverantörer eller produkter står inför. Detta kan identifiera specifika förbättringsområden och identifiera möjligheter till kostnadsbesparingar, processförbättringar och förbättrade leverantörsrelationer.
5. Marknadsanalys
Därefter är det viktigt att göra en grundlig analys av marknadsdynamiken, inklusive pristrender, konkurrenslandskapet och framväxande tekniker. Du kanske tror att du har de bästa avtals- och prisvillkoren, men om du inte jämför med andra och förstår strukturen på lokala, federala och internationella marknader finns det ingen validering för detta. Du kan använda RFI, en internetsökning i flera webbläsare (även om det låter enkelt, ger olika webbläsare ibland olika sökresultat) , aggregatorwebbplatser, B2B-marknadsplatser, handelsstödjande statliga organisationer, professionella industrimässor etc. för att jämföra din prissättningsstrategi.
6. Formulera strategi
Förutom att titta på vilken kategori de hör hemma i, bör den övergripande strategin vara en funktion av det värde som kan tillföras organisationen.
Källa: BCG
Baserat på nödvändig skala och tillgänglig köp- och leverantörsstyrka kan strategin per kategori vara exklusiv, selektiv, hybrid, anbudsbaserad etc. Utöver de sju ovan nämnda nivåerna bör TCO (total cost of ownership) och transaktionskostnader beaktas.
7. Fastställ nyckeltal
Ingen process är komplett utan att faktiskt mäta resultatet och den inverkan det har på organisationen. Några av de viktigaste nyckeltalen inkluderar:
- Kategori Omsättning
- Bruttomarginal
- Kostnadsundvikande
- Utgifter under förvaltning
- Kategoriöverensstämmelse
- Leverantörsdiversitet
- Vinst per kategori etc.
Vi kommer att prata om nyckeltalen i detalj i vårt nästa blogginlägg.
8. Granska och iterera
Den viktigaste delen av varje process är att undersöka hur processen går och iterera stegen baserat på den givna granskningen. Företag bör använda PDCA-cykeln (Planera-Gör-Kontrollera-Akta) för kontinuerlig förbättring. Genom att regelbundet granska leverantörernas prestanda och uppdatera strategier baserat på förändrade marknadsförhållanden eller interna krav kan du säkerställa företagets relevans i denna snabbt föränderliga miljö.
Nu när du förstår vad kategorihantering handlar om, vilka byggstenarna är och var du kan börja med det – handlar nästa frågor om hur du kan förfina det eller hur du ska möta de vanliga utmaningar som du står inför.
Det här är frågorna vi besvarar i nästa blogginlägg i vår upphandlingsserie. Vilka är de nyckeltal som bör mätas, bästa praxis att tänka på, förstå var ni står i kategorihanteringsprocessen och hur ni kan mildra de utmaningar ni står inför i enlighet därmed.