Att tämja svansen: Strategier för effektiv hantering av svansutgifter

Introduktion Vad är Tail Spend Management?

Har du tittat på dina kreditkorts- eller kontoutdrag i slutet av månaden och tänkt: Vart tog alla pengar vägen? Då känner du till känslan av hur dessa små saker kan ackumuleras och skapa en oönskad belastning på ditt bankkonto. Idag ska vi ta upp hur dessa små anskaffningsutgifter, dvs. tail spend, påverkar ett företag. Låt oss diskutera hur det händer, varför det är relevant och var man ska börja hantera det.

Observera: Alla utgifter för upphandling kan inte behandlas som dåliga eller onödiga – de måste analyseras och förstås om de har ett problem och hur de behöver optimeras.

Vilka kostnader ingår i Tail Spend?

Alla vet vad tail spending är: De utgifter med lågt värde och hög volym, normalt kallade C-spend, som har ett brett utbud av leverantörer med låg risk. Detta tillskrivs cirka 10–20 % av en organisations totala utgifter.

Även om det finns många sätt att förklara det, är ett av de vanligaste sätten Pareto-principen – 20 % av utgifterna för 80 % av varorna (det kan variera från 70 % till 90 % av volymen och 10 % till 30 % av värdet beroende på organisationens utgifter). En annan är baserad på definitionen av varje organisation baserat på ett tal de definierar (vare sig det är 10 000 eller 100 000) enligt deras utgiftsdata.

Vi ska inte gå in på definitionen ytterligare, utan låt oss titta närmare på vad den omfattar:

• Marick-utgifter: Detta är utgifter som sker utanför den etablerade upphandlingsprocessen – normalt inkluderar dessa poster som vanligtvis inte är strategiska till sin natur, därför kan de betraktas som en delmängd av tail-utgifter.
• Engångsköp
• Småsaker/Kontantköp
• Taktiska inköp
• Automatiska förnyelser eller månadsprenumerationer

Några exempel på tail-spendskostnader inom upphandling inkluderar kontorsmaterial, underhålls- och reparationsmaterial, resekostnader, kurir- och fraktkostnader, prenumerationskostnader, utbildningsavgifter etc. Även om en del av dessa är planerade misslyckas många företag med att kategorisera eller kartlägga dem på grund av att deras volym är låg.

Den trefaldiga betydelsen av Tail Spend Management

Även om det betraktas som den svaga länken i upphandlingsutgifter är det viktigt att komma ihåg att alla "tail costs" "inte är dåliga". I de flesta organisationer är någon nivå av "tail costs", som småkassaköp eller lågkostnadsutgifter, normalt och en del av företagets allmänna verksamhet. Men problemet ligger i dess synlighet och kartläggning.

För att förstå varför det är viktigt att kartlägga utgifter efter köptillfället (tail spend) behöver du också förstå fördelarna det ger. Här är en trefaldig fördel:

Kostnadsbesparingar: Att minska utgiftskostnaderna har alltid rankats bland de tre viktigaste prioriteringarna för inköpsledare, åtminstone de senaste åren. Enligt en undersökning från Hackett Group har inköpsorganisationer i den översta kvartilen, både vad gäller affärsvärde och operativ excellens, en 90 % fördel jämfört med konkurrenter vad gäller kostnadsutgifter. Med tanke på att utgiftskostnaderna står för upp till 20 % av de totala utgiftskostnaderna, skulle även en besparing på 5–10 % påverka resultatet.

Leverantörskonsolidering: Eftersom de flesta leverantörer som är under tail spend skulle ha låg risk, försöker de flesta organisationer se dem som icke-kritiska. Med hänvisning till Kraljics leverantörssegmenteringsmodell skulle de normalt falla under antingen icke-kritiska eller flaskhalsleverantörer. Det bästa sättet att förbättra deras effektivitet är att samla behov, bygga skräddarsydda lösningar och/eller hitta konsoliderade leverantörer för att uppnå stordriftsfördelar och förbättra förhandlingsstyrkan. Du kan skapa möjligheten att fullfölja individuella beställningar vid behov men med effektiv bearbetning, och minska beroendet av flaskhalsleverantörer.

Processeffektivitet: Utgiftsläckage uppstår när man har att göra med icke-godkända, icke-föredragna eller icke-kontrakterade leverantörer. När man har att göra med tail spend, eftersom de normalt inte går igenom en strömlinjeformad process och är en användningsfallsbaserad verksamhet, ökar det friktionen och ineffektiva utgifter att ha att göra med sådana leverantörer.

För att undvika detta kan företag inkludera förhandsgodkända leverantörer, godkänna e-marknadsplatser eller skapa kataloger för sina tail spends. Enligt en undersökning från Hackett Group från 2023 ansåg mer än 70 % av ledarna att verktygen för hantering av tail spends antingen har överträffat eller uppfyllt deras förväntningar.

Några andra fördelar inkluderar minskade cykeltider, möjligheten att driva utgifter till mer hållbara eller godkända leverantörer, vilket skapar mindre exponerad risk etc.

5 viktiga tecken på att identifiera om dina inköpsutgifter har problem

Men hur vet vi att era inköpskostnader har problem? Om ni funderar på det – se då över hur ni närmar er inköpskostnader. De flesta organisationer känner att processimplementeringen är för kostsam. Men för dem är det faktiskt dyrare att inte analysera inköpskostnader för sin verksamhet. De potentiella besparingarna förbises ofta på grund av låg förväntad avkastning, bristande insyn, interna resurser och jämförelsedata.

Du kan få problem när du ständigt hör saker som: ”Varför betalar vi leverantör B extra pris för samma produkt som leverantör A”, ”Det här är inte våra vanliga villkor”, ”Det finns ingen central leverantörsdatabas”, ”Dessa transaktioner återspeglas inte i vårt ERP”, etc.

Högt antal leverantörer: En fragmenterad leverantörsbas kan resultera i minskad hävstångseffekt vid förhandlingar om volymprisavtal, ökad administrativ börda och missade möjligheter till kostnadsbesparingar.

Svårigheter att spåra och rapportera: Svårigheter att kategorisera, klassificera eller konsolidera data gör det svårare att övervaka utgiftsmönster, identifiera möjligheter till kostnadsbesparningar och fatta välgrundade beslut.

Brist på insyn och transparens: Utan tydlig insyn i kategorier eller data blir det svårt att effektivt hantera och optimera inköp. Detta kan bero på att man överdrivet beroende av manuella processer som e-postmeddelanden och kalkylblad utan att ha en gemensam databas.

Felaktig samordning av ekonomi och upphandling: När ekonomi- och upphandlingsteam "definierar" sina lågvärdiga utgifter på olika sätt, eller för att förståelsen kring slutkostnader inte är så djupgående som den behövs i organisationen. Detta kan resultera i en felberäkning i upphandlingsfakturorna hos endera teamet.

Överfyllt lager: Detta innebär att inköpsproblemet har överflyttat till lagerhanteringen. Detta uppstår när flera avdelningar eller funktioner hanterar sin lagerpåfyllning oberoende av varandra, vilket leder till högre lager- och förvaringskostnader.

Om du känner att du upplever något av detta bör du prova en upphandlings- eller efterspurtgranskning för att hjälpa till med minskningen.

Metod för optimering av Tail Spend i din organisation

Innan vi går in på vad Tail spend-analys är, kartläggning och processen för implementering av Tail spend, är det viktigt att ha en liten anteckning om orsakerna till varför Tail spend är svårt att hantera.

Några av dem inkluderar:

• Brist på kategoriexpertis
• Ingen intern eller extern benchmarking
• Ingen strategistödjande effekt
• Brist på synlighet
• Brist på ledningens stöd
• Ökade bearbetningskostnader

Även om vi inte kommer att ta upp dem idag, är det för att ge en uppfattning om var problemet ligger. När du väl har fått ledningens stöd för korrekt analys av tail spend, måste du börja där de flesta inköpschefer har problem med, dvs. brist på expertis eller insyn.

Här är en 5-stegsstrategi att följa för din optimering av tail spend:

Steg 0: Definiera en taxonomi

Detta definieras som steg 0 och inte steg 1 eftersom utan effektiv taxonomi, dvs. gruppering av data i olika klasser med hjälp av koder eller siffror, skulle inga av de andra stegen ens vara möjliga. Om du inte har några definierade koder, börja där. Du måste tilldela koder till varorna och leverantörerna för enkel analys.

Steg 1: Klassificera dina data om slututgifter

Data om utgifter för slutresultat är mycket distribuerade och mycket breda eftersom varorna och marginalerna kan variera baserat på deras position.

Den första segmenteringsnivån måste göras oavsett om varorna är av strategisk karaktär eller skulle hamna under "tail spend". När denna segmenteringsnivå är klar kan själva "tail spend" delas upp i fyra olika delar.

• Dold svans: Detta kan hittas även i strategiskt hanterade utgifter, dessa kan inkludera poster för artiklar utanför kontrakt från samma leverantörer etc.
• Huvudet på svansen: Lågvärdesupphandling där leverantörer kan konsolideras.
• Mitt i svansen: Spotköp där inköpsprocesserna kan effektiviseras och strömlinjeformas.
• Svansen på svansen: Köp med lågt värde som är mycket transaktionella till sin natur.

Denna klassificeringsnivå kan ge insyn i båda de områden där fragmenteringen och prisvariationen är som störst.

Steg 2: Segmentering av leverantörer

Du behöver förstå leverantörsmarknaden, för att förstå din köpkraft över flera kategorier och geografiska områden. Normalt sett görs leverantörssegmentering i en organisation med ABC-analys, där leverantörer i kategori "A" får ledningens uppmärksamhet. Det finns flera sätt att göra detta, vi ska diskutera de tre bästa för idag.

Det första sättet är att förstå leverantörerna baserat på en värmekarta. Du kan helt enkelt kartlägga kategorityperna och antalet leverantörer per geografisk plats enligt dina behov.

Andra sättet: Leverantörsklustring. Detta kan hjälpa dig att inte bara förstå antalet leverantörer utan också att bunta och klustra dem enligt liknande inköp. Några av de vanliga maskininlärningsalgoritmer som kan vara användbara är k-means-klustring, hierarkisk klustring, mean-shift-klustring, gaussisk blandningsmodell, spektralklustring etc.

Tredje sättet: Utgiftsallokeringsmodell. Med denna modell kan du kartlägga leverantörerna baserat på deras risk och deras värde (liknande Kraljics modell). Detta kan hjälpa till att bedöma färdplanen och skapa strategier för omedelbara kontra långsiktiga planer.

Dessa tre typer av leverantörssegmentering kan användas inte bara för tail spend utan för alla typer av leverantörssegmenteringar. Det är särskilt viktigt för tail spend eftersom kartläggningen och vidare kan skapa orealiserade kostnadsbesparingar.

Steg 3: Fastställ strategi och baslinjemått

Strategin för att kartlägga tail spend måste komma från ledningen själv. Först, förstå de hierarkier där tail spend kartläggs. Till exempel, här är ett exempel på en nivå av hierarkier:

Nivå 1: Företagsstrategi

Nivå 2: Funktionell strategi

Nivå 3: Kategoristrategi

Nivå 4: Huvud-/svansutgifter

(Nästa nivåer kan utvecklas specifikt för organisationer)

Nivå 5: Inköpslösningar

Nivå 6: Använda lösningar

Strategin eller typen av hierarkier behöver definieras baserat på hur inköpsstrategierna skapas, sourcing-hävstångar, utförandenivå etc. Genom att dela upp huvud- och svansutgifter på strategisk nivå kan en strategi med tydlig synlighet implementeras.

Steg 4: Identifiera kritiska användningsfall

När en strategi är fastställd måste du definiera nyckeltal (KPI:er) för analys av efterspurtkostnader (tail spend analysis) och även hitta det viktigaste och mest kritiska användningsfallet för implementering. Du kan inte skala upp tillvägagångssättet till hela organisationen på en gång, du måste tillämpa det på ett fåtal användningsfall baserat på funktion eller problem. Vid tveksamhet kan de etablerade nyckeltalen användas för att identifiera det mest lönsamma eller brådskande användningsfallet.

De nyckeltal som oftast används i tail spend-analys är:

• % utgifter under huvud kontra svans
• Variation i inköpspris
• Avtalsbesparingar och rabatter
• Kvalitetsprestanda hos olika leverantörer
• Cykeltid för inköpsrekvisition
• Leverantörsfrekvens för slututgifter

Att regelbundet övervaka och analysera dessa nyckeltal kan hjälpa organisationer att identifiera förbättringsområden, optimera upphandlingsprocesser och uppnå kostnadsbesparingar.

Du kan ta en titt på vår tidigare blogg för fler användningsområden för upphandlingsanalys .

Steg 5: Skala och övervaka

Det vi har diskuterat hittills handlar mestadels om strategin eller implementeringsstarten. Det som kommer efter detta kan avgöra om era tail spend-analyser blir implementerade eller inte. För implementering och uppskalning behöver ni identifiera rätt uppsättning verktyg, tillhandahålla anpassningsbara rapporter och ge betydande insikter.

När testpiloten är klar med användningsfallet måste du skala upp verksamheten till alla nödvändiga funktioner och sedan fortsätta övervaka både KPI:erna och processerna.

Slutsats

Att hantera utgifter, för att inte tala om tail spend, är en svår uppgift. För att få maximala möjliga besparingar eller resultat bör du skapa ett team som är tillräckligt kapabelt för att hantera både de tekniska och funktionella aspekterna av upphandling, och utnyttja tail spend-teknik för bättre effektivitet.

Det är här vi kan hjälpa till. Utforska våra tjänster för upphandlingsanalys eller skicka bara ett meddelande så återkommer vi till dig snart!