Inkoopanalyse is het proces van het verzamelen, opschonen en analyseren van gegevens uit de inkoop om inzichten te verkrijgen en beslissingen te nemen. Inkoopgegevens, die afkomstig zijn van meerdere bronnen en datasystemen, zijn vaak onsamenhangend en verspreid over verschillende systemen, waardoor analyse lastig is. Al deze gegevens worden vervolgens opgeslagen, grondig opgeschoond en geclassificeerd om te worden gebruikt op basis van de bedrijfsbehoeften of specifieke use cases.
Enkele van de systemen die gegevens bevatten, zijn betalingsgegevens, leveranciersgegevens, inkoopgegevens, contractgegevens, facturatiegegevens en goederengegevens.
Enkele redenen waarom inkoopanalyse belangrijk is, zijn:
- Inkoopprocessen die niet uniform zijn binnen alle bedrijfsonderdelen.
- Gebrek aan integratie tussen verschillende technologieën.
- Inconsistentie tussen de te volgen meetwaarden.
- Gebrek aan uniforme data binnen de gehele onderneming.
- Inefficiënte kosten- en betalingsregistratie.
TechOps: Een herziening van de inkoopaanpak in de farmaceutische industrie
Ontdek onze blog Om de waarde van inkoopanalyses goed te begrijpen, is het belangrijk de volgende termen te kennen:
Het proces van sourcing omvat het herkennen van behoeften, het monitoren van leveranciers en het voldoen aan de vraag om te voorzien in de voortdurende behoefte aan middelen van bedrijven. Het omvat strategie, onderzoek en beoordeling. De focus ligt met name op het evalueren, selecteren en beheren van leveranciersrelaties. Hoewel het vaak wordt verward met inkoop, kan het worden beschouwd als een onderdeel van de totale inkoop.
Inkoop is een proces dat zich bezighoudt met het vinden van leveranciers, het beheren ervan en de betaling, inclusief planning, onderhandelen, voorraadbeheer, het plaatsen van inkooporders, enzovoort. Oftewel, van het vinden van leveranciers tot de betaling. Organisaties gebruiken gegevens uit de inkoop om mogelijkheden voor kostenbesparing te identificeren, leveranciers te evalueren, de inkooptijd te verkorten, enzovoort. Inkoop kan verder worden onderverdeeld in strategische en transactionele inkoop.
De Source-to-Pay-cyclus, ofwel de S2P-cyclus, is de volledige inkoopcyclus. Deze omvat het hele proces, van het vinden van leveranciers tot de betaling na de levering van de goederen. De S2C-cyclus is verder onderverdeeld in twee delen: de S2C-cyclus en de P2P-cyclus.
Het traject van inkoop tot contract omvat functies zoals inkoop, contractbeheer, leveranciersbeheer en categoriebeheer. Het gaat om het identificeren van de juiste leveranciers en het onderhouden van een relatie met hen.
Purchase-to-Pay omvat het beheer van inkooporders, facturen, inkoop en betalingen. Deze cyclus draait vooral om het voldoen aan de eisen van het team wanneer dat nodig is.
Uitgavenanalyse, een van de meest gebruikte voorbeelden van inkoopanalyse, verwijst naar de analyse van uitgavengegevens uit meerdere bronnen, zoals factuuranalyse per categorie, analyse van inkooporders om de doorlooptijden of het leveranciersbeheer te begrijpen, en analyse van betalingstermijnen om eventuele afwijkingen of verbeterpunten te identificeren.