Ursprungligen postat: Futureofsourcing
I en exklusiv artikel delar Siddharth Poddar - Practice Head, Procurement Insights på Polestar Solutions med sig av sina insikter om behovet av en mognadsmodell för upphandlingsanalys, viktiga steg för att bedöma och förbättra mognaden för upphandlingsanalys och hur man bygger ett hållbart program för upphandlingsanalys.
Det har gått tre år sedan Covid-19-pandemin började, och det är svårt att tro vad hela världen har gått igenom under dessa 36 månader. Lyckligtvis, med undantag för några få länder, har Covid-19 i stort sett försvunnit från tidningsrubriker och företag över hela världen försöker komma upp i samma takt som före pandemin. Företagsledare fortsätter dock att visa pessimism gentemot den ekonomiska miljön och hänvisar till inflation, risker i leveranskedjan, förändringar i handelspolitiken, global energikris och rädsla för en kommande global recession.
Organisationer har reagerat på en mängd olika sätt för att förbereda sig för denna ekonomiska osäkerhet och ständigt annalkande recession. Vissa åtgärder får det mesta av uppmärksamheten, såsom uppsägningar, omstruktureringar, ledningsförändringar, att föra över kostnadsökningar till kunderna, minska förpackningsstorlekar för att hålla priser och marginaler uppe etc. Många andra organisationer blickar inåt för att hitta de effektivitetsvinster som krävs för att möta en tuffare marknad.
Ett område som får mycket uppmärksamhet, men få framsteg, i dessa eftertankar är hur upphandlingschefer utnyttjar data i beslutsfattandet. År efter år identifierar CPO-undersökningar ökad användning av data som en nyckelprioritet för upphandlingsledningen, men få gör konkreta framsteg, vilket framgår av denna undersökning av globala CPO:er från 2023 där hela 85 % strävar efter att utöka användningen av data.
Figur 1: CPO:s perspektiv på att utnyttja data för upphandlingsanalys
Behovet av en mognadsmodell för upphandlingsanalys
Även om varje organisation önskar ha en branschledande, mogen upphandlingsfunktion, kommer var och en att ha sina egna utmaningar och sin egen resa mot mognad. Till exempel kommer traditionella fysiska företag med manuella arbetsflöden att ha en annan utgångspunkt jämfört med digitala företag.
För att skapa lika villkor investerar upphandlingsorganisationer kraftigt i digitala transformationsprojekt och en mängd olika nästa generations upphandlingstekniker och verktyg. Avkastningen på investeringen (ROI) för sådana investeringar återstår dock att realisera eller utvärdera på lämpligt sätt.
På en grundläggande nivå förväntas upphandling tjäna fyra huvudmål:
Figur 2: Värdeleveransområden för upphandling
Förbättrad tjänsteleverans – Gör processen effektiv för företagsanvändare och förbättra företagens upphandlingsengagemang.
Förbättrade leverantörsrelationer – Säkerställ leveranskontinuitet, förbättra leverantörernas prestanda och riskprofil samt erbjuda meningsfulla tillväxtmöjligheter till viktiga leverantörer.
Förbättrat slutresultat – Säkerställ resultat i förhållande till budget, resultatbesparingar, förbättring av rörelsekapitalet och mycket annat.
Synlighet mot tillväxtfaktorer – Hjälp företag att fatta hållbara beslut i upphandlingsbeslut, integrera AI/ML i beslutsfattande och utforska berikande medel via tredjepartsdata.
Mätning av dessa viktiga upphandlingsmål kan möjliggöras genom ett effektivt upphandlingsanalysprogram. Många organisationer möter dock vissa hinder som avskräcker dem från att utvinna viktiga insikter från sina upphandlingsdata. Ofta är datakvalitet och dålig integration de två mest nämnda faktorerna som förhindrar antagandet av analysbaserade upphandlingsbeslutsramverk.
Dessa två anledningar är dock bara toppen av isberget. Fler faktorer behöver granskas för att utvärdera mognaden av inköpsanalys i en organisation.
Viktiga steg för att bedöma och förbättra mognaden på upphandlingsanalys:
Att avmystifiera auran kring upphandlingsanalys och få den att fungera för dig kräver tydlighet i tankarna, prioriteringar, mycket samarbete med IT- och affärsfunktioner och en betydande mängd tålamod. Nedan följer ett ramverk för upphandlingschefer att beakta när de beslutar sig för att bedöma mognaden hos sin upphandlingsanalys och göra stegvisa förändringar i den.
1. Bedömning av viktiga användningsfall för analys i relation till vart och ett av områdena för värdeleverans inom upphandling (Fig 2).
Att identifiera prioriterade analysanvändningsfall för varje värdeleveransområde är av avgörande betydelse. Det kan finnas ett överväldigande antal användningsfall som kräver optimering, och prioritering kommer därför att vara till stor hjälp för att bibehålla fokus. För en relativt nystartad upphandlingsfunktion kan förbättring av cykeltiden från begäran till inköpsorder för att möta affärskrav prioriteras högre än förbättring av kontraktscykeltiden, vilket är en mindre frekvent aktivitet.
2. Detaljerad utvärdering av varje analysanvändningsfall på de 5 komponenterna (Fig 3).
För den prioriterade listan över användningsfall för analys, försök att besvara några grundläggande frågor för att utvärdera mognaden. Exempel på frågor kan inkludera, men är inte begränsade till:
Datakällor
* Är alla datakällor som bidrar till användningsfallen kända och används konsekvent?
* Kan informationen som framställs via källorna anses vara tillförlitlig?
Datatillgång
* Hur effektivt är samarbetet mellan IT- och inköpsfunktionerna?
* Kan data från dessa datakällor skickas till ett datalager på ett automatiserat sätt?
* Vilka transformationer behöver göras med data innan de går in i DW?
Rapporteringsramverk
* Följs det en standardiserad rapporteringskadens?
* Sker rapporteringen via ett system/applikation istället för i Excel?
* Vilka ledande och eftersläpande mätvärden spåras?
* Är dessa mätvärden representativa för vad vi vill optimera?
Beslutsramverk
* Finns det ett team som har i uppgift att läsa insikter ur affärsmåtten?
* Vidtas deras korrigerande åtgärder baserat på datapunkterna?
Avancerad analys
* Använder du maskininlärningsmodeller för att förutsäga datapunkter?
* Ser du något värde i avancerade analysmodeller skapade av data science-team?
3. Introspektion av resultaten och utveckling av en färdplan mot förbättring
Utvärdering av svaren på självbedömningen kan ge en stark uppfattning om vilka åtgärder som kan vidtas för att skapa en mer mogen praxis för upphandlingsanalys. Nyckeln för de flesta organisationer kommer att vara att ta hänsyn till förändringsledningsaspekten relaterad till övergångarna. Tekniska översyner kan vara relativt enklare genom att bygga en kultur av analysdrivna beslut, men de kan vara mer utmanande och kräva hjälp från partners. Belöningar och erkännande utgör också en viktig möjliggörare för att institutionalisera en analyskultur.
4. Regelbunden omvärdering av mognad för att utvärdera framsteg.
En förändring för förändringens egen skull är sällan hållbar. Förändring måste uppfattas som en logisk utveckling för att bli ett välkommet och permanent kulturellt skifte. För detta ändamål är det viktigt med frekvent omprövning av huruvida det nya mätvärdet levererar det förväntade värdet eller inte. När det gäller förbättring av cykeltiden från begäran till inköpsorder, trots förbättring av nyckeltalen, om intressenternas nöjdhet med upphandlingsstödet inte visar någon förbättring, kan det behövas mer självrannsakan kring de avvägningar som har gjorts för att förbättra leveranstiden för tjänster.
Att bygga ett hållbart upphandlingsanalysprogram
Upphandlingschefer måste inse att upphandlingsanalys, liksom andra givande upplevelser i livet, är en resa och inte ett implementeringsprojekt som tar X månader.
Medan stegvisa förändringar i den tekniska infrastrukturen kan genomföras inom en definierad tidsram, kommer varaktiga kulturella förändringar i att bygga en datadriven funktion att ta betydligt mer tid. Identifiering av viktiga användningsområden för analys, med medvetenhet om en processmognad i en organisation, är det första steget mot att påbörja en givande resa.
Ändamålsenliga mätvärden kan i slutändan omsättas i meningsfulla åtgärder. Som tidigare nämnts finns det ingen universallösning för att förbättra upphandlingsprestanda, så det är nödvändigt att använda en agil och samarbetsinriktad metod för att utföra sofistikerade kvantitativa operationer och få fram handlingsbara insikter och värde.
Ett väl utformat dataanalysprogram gör det möjligt för organisationer att formulera robusta upphandlingsstrategier för att minimera risk och volatilitet. Det hjälper upphandlingsavdelningen att fokusera på sina värdeområden: ett förbättrat slutresultat, förbättrad tjänsteleveransupplevelse för affärsanvändare, förbättrade leverantörsrelationer och att bygga en upphandlingsfunktion som är redo för osäkra ekonomiska, politiska och miljömässiga utmaningar.
I en exklusiv artikel delar Siddharth Poddar - Practice Head, Procurement Insights på Polestar Solutions med sig av sina insikter om behovet av en mognadsmodell för upphandlingsanalys, viktiga steg för att bedöma och förbättra mognaden för upphandlingsanalys och hur man bygger ett hållbart program för upphandlingsanalys.