Nollbaserad budgetering - Bästa praxis

Introduktion

Många företag går in i återhämtningsläge efter den ekonomiska störning som orsakats av covid-19. Krisen har tvingat företagsledare att fördubbla kostnadshanteringen, säkerställa likviditet och granska budgetar. Förutom att främja kortsiktiga beredskapsåtgärder – som att minska marknadsföringsbudgetar eller IT-projekt – har situationerna lett till kostnadsminskningar. Tänk bara på de dramatiskt lägre utgifterna för resor som har följt med övergången från fysiska möten och evenemang till virtuella.

Även om förhoppningarna om att krisen snart ska ta slut fortfarande är stora, råder det otvivelaktiga rådande ökad volatilitet och osäkerhet. Detta väcker flera kritiska frågor: Hur omprövar organisationer sin resursallokering och budgeteringsprocess framöver? Hur kan de bevara de taktiska besparingar de har gjort under det senaste året? Och hur kan de utnyttja och omsätta dessa beteendeförändringar i hållbara besparingar – och undvika den kostnadsminskning som oundvikligen uppstår när kostnadsbesparingsprogram blir en del av regelverket?

Det finns ett särskilt effektivt sätt att förändra hur organisationer hanterar kostnader: genom nollbaserad budgetering.

Översikt över nollbaserad budgetering

Pete Pyhrr Han utvecklade idén om nollbaserad budgetering (ZBB) på 1970-talet medan han var Account Manager på Texas Instruments, USA. Både stora företag och private equity-organisationer har anammat denna budgeteringsteknik de senaste åren. En detaljerad studie från Accenture Strategy om nollbaserat tänkande, publicerad 2018, visade att denna budgeteringsmetodik växte exponentiellt bland världens 85 största organisationer från 2013 till 2017, med en takt på 57 procent varje år. Bland dessa företag finns Mondelez International Inc., Kraft Heinz Co. och Unilever PLC.

Det primära syftet med ZBB är att anpassa organisationens utgifter till företagets övergripande strategiska vision. En ZBB-metod kräver att organisationer bygger sin budget från noll i varje period och validerar alla komponenter i budgeten som är nödvändiga och i linje med organisationens strategiska mål. Företag av alla storlekar och i olika branscher har rapporterat solida resultat med ZBB, inklusive ökade vinstmarginaler och förändringar i hur ledare inom affärsområden (LOB) och andra icke-finansiella chefer tänker på utgifter.

Skillnaden mellan nollbaserad budgetering och traditionell budgetering

Nollbaserad budgetering	Traditionell budgetering
Den tar inte hänsyn till föregående års budgetar eller de föregående åren. Den börjar alltid budgetera från grunden, vilket är noll. Det innebär att man ständigt ser på budgetering med nya ögon och inte har några antaganden eller mål från tidigare år.	Det innebär att justera budgetar som gjorts tidigare genom att göra justeringar så att de ligger nära de faktiska utgifterna i verksamheten. Traditionell budgetering tar alltid hänsyn till vad som gjordes tidigare och hur det gjordes.
Nollbaserad budgetering kräver motivering av utgifter. Varje investering redovisas i denna typ av budgetering, vilket gör den mer grundlig och realistisk. Det innebär hög insyn i de olika kostnadsdrivarna, vilket gör denna budgetering till en mer hållbar kostnadsminskningsmetod.	Traditionell budgetering har en moderat metod och används främst för att driva intäkter snarare än att hitta sätt att minska kostnaderna från enskilda enheter. Den är inte lika specifik när det gäller att redovisa varje krona. Den inkluderar en ökning av utgifter eller kostnadsminskning, men inte till den minimala nivån för nollbaserad budgetering.
Det kräver mer ansträngning och tid eftersom allt analyseras noggrant innan en budget upprättas. Dessutom är utbildning nödvändig för att säkerställa att budgeteringen implementeras på rätt sätt.	Det är generaliserat och kräver mindre ansträngning och tid att skapa jämfört med nollbaserad budgetering. Att implementera traditionell budgetering är inte lika ansträngande i jämförelse, vilket gör det möjligt för alla typer av företag att prova det snabbt.
Nollbaserade budgetutgiftsbeslut fattas av chefer. Utgifterna beror på vilka aktiviteter som utförs och hur de ska utföras för att vara kostnadseffektiva. Fokus ligger mer på att optimera kostnader snarare än bara intäktsökningar.	Traditionella budgetbeslut fattas av företagets högsta ledning. Det lutar mer åt hur affärsaktiviteter ska utföras. Det går inte djupare in på, till exempel vilka aktiviteter som ska prioriteras.
Det är bättre på att koppla kostnadsreduktion till uppsättningar av affärsaktiviteter. Detta gör det mycket mer transparent att implementera och följa. Det delar upp aktiviteterna enligt vilken avdelning de ska utföras.	Det handlar mer om att fastställa en förändring som gäller alla, till exempel att öka utgifterna med 1 %. Denna generiska natur specificerar inte hur aktiviteterna är kopplade till budgetarna, vilket gör det förvirrande att implementera.

Fördelar med nollbaserad budgetering

Det finns en rad potentiella fördelar med nollbaserad budgeteringtillvägagångssätt. Med rätt implementering kommer ZBB att göra det möjligt för din organisation att

• Utmana status quo:Nollbaserad budgetering uppmuntrar företaget att noggrant granska vad som fungerar och vad som inte fungerar i olika processer och affärsaktiviteter. Kostnadsställen kan omdefinieras och aktiviteter granskas för att säkerställa att ekonomin fördelas mest effektivt.
• Minska kostnaderna samtidigt som du ökar effektiviteten:ZBB uppmuntrar avdelningschefer att sträva efter att bli mer effektiva, så att ökande arbetsbelastningar aktivt inte driver ökade utgifter – utan i praktiken avgör hur man kan göra mer med mindre.
• Behåll kontrollen över budgeten:Till skillnad från traditionell budgetering, där många budgetinnehavare förlänger eller blåser upp föregående års budget utan att motivera varför – uppmuntrar ZBB avdelningar att granska alla aspekter av sin budget innan de lämnar in den. Detta ger större kontroll över budgetar i hela organisationen och bidrar potentiellt också till att minska ineffektiva utgifter.
• Driva kontinuerlig förbättring av aktiviteter:Istället för att använda tidigare budgetar som grund för nästa, uppmuntrar nollbaserad budgetering chefer att kontinuerligt granska sina avdelningars aktiviteter och avgöra var förbättringar kan göras.
• Uppmuntra initiativförmåga och smidighet:För att möta kraven från nollbaserad budgetering måste avdelningschefer vara kreativa, flexibla och ta ansvar.

Bästa praxis för nollbaserad budgetering

Mycket har förändrat affärsvärlden, inklusive operativa metoder, arbetsplatskulturer och teknik för ekonomistyrning. Kolla in några av de bästa metoderna som organisationer använder för att nå framgång.

# Identifiera de snabba vinsterna

Vanligtvis bör du fokusera ditt nollbaserade budgeteringsinitiativ antingen på de större och mer stabila affärsenheterna som kämpar med lönsamhet eller på utvalda omkostnader (såsom försäljnings-, allmänna och administrativa kostnader) där höga indirekta kostnader inte är tydligt förstådda. Sådana val kommer att förstärka motiveringen för att genomföra nollbaserad budgetering, men de kommer också att ge de största kostnadsbesparingarna med minimal störning för resten av organisationen.

# Bygg en kultur av samordning och ansvarsskyldighet.

I takt med att tekniken möjliggör djupare insikt i vad som driver kostnader och vinster kan organisationer användanollbaserad budgeteringför att smidigare anpassa resurser och investeringar till strategiska mål.

Å ena sidan kan ZBB belysa möjligheter till mer strategiska utgifter som har förbisedds eller inte ansetts vara värda att betala. Enligt Harvard Business Review använde ett företag ZBB för att fastställa att deras kommersiella rabatt var högre än den behövde vara – en utgift som inte granskades. Ett annat företag använde ZBB för att lösa en utmaning specifikt gällande deras logistikkostnader: arbetskraftskostnaderna var inte förhandlingsbara, men genom en ZBB-övning identifierade företaget ett sätt att minska kostnaderna genom förhandlingar med fraktleverantörer.

ZBB kan också bidra till att ändra uppfattningar om hur utgifter bör planeras. Istället för att årlig budgetplanering ska vara en rutinerad process baserad på traditionella utgifter, granskas varje utgift för vad den ger tillbaka till företaget. Processen integrerar ansvarsskyldighet i besluten.

# Att välja rätt planeringsplattform

Framgången med nollbaserad budgetering är beroende av djupgående insikter i de operativa kostnadsdrivarna, såsom produktivitetskvoter, aktivitetsvolymer och insatskostnader – vilka inga ingår i traditionell planerings- och budgeteringsprogramvara. Dessa äldre system använder endast mycket klustrade finansiella data och kräver därför komplettering med betydande mängder data från andra håll, såsom kalkylblad. Att manipulera dessa data i kompletterande kalkylblad ökar arbetsbelastningen och komplexiteten i alla ZBB-initiativ.

Ett föredraget alternativ är att samla all detaljerad finansiell och operativ data på en enda plattform för ekonomisk planering och analys, som Anaplan. En sådan plattform gör det enkelt att modellera orsakssambandet mellan aktivitetsvolymer och de resulterande resursbehoven. Dessutom ger Anaplans egenutvecklade beräkningsmotor i minnet den kraft som krävs för att bearbeta de stora datamängder som är inblandade.

Slutsats

Det är förmodligen sant att alla företag skulle kunna dra nytta av att åtminstone prova ZBB. Speciellt med modern teknik möjliggör nollbaserad budgetering mer inkluderande och välgrundade beslut om investeringar, och det hjälper deltagarna att vara mer ansvariga för sina beslut. KontaktaPolestar Analyticsatt anta en bred strategi för mer strategiska och framgångsrika resultat från ZBB-programmet.Boka en session nu!