Het implementeren van business intelligence is geen hogere wiskunde, maar het vereist wel een zorgvuldige voorbereiding en het volgen van een stapsgewijs proces:
1. Ontwikkel een strategie voor de implementatie van business intelligence: Zonder een duidelijke strategie gaan medewerkers uit van onduidelijke zakelijke termen en definities, gebruiken ze verschillende gegevens en volgen ze tegenstrijdige instructies. Wat de situatie nog verergert, is dat de datakwaliteit tijdens dergelijke willekeurige en ongeplande inspanningen slechts incidenteel in overweging wordt genomen.
Bij het opstellen van een routekaart is het essentieel dat u deze fundamentele vragen beantwoordt:
Wat biedt uw bedrijf? Wat is uw einddoel? Welke technologie/middelen heeft u nodig?
Maak een lijst van de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de opslag van de gegevens en van de gegevens die momenteel beschikbaar zijn. Bepaal vervolgens of u aanvullende gegevens nodig hebt en welke middelen daarvoor nodig zijn. Het is belangrijk om vast te leggen waar u de BI-inzichten uit de gegevens wilt gebruiken en hoe u uw bedrijfsdoelstellingen wilt vormgeven.
Door doelstellingen te formuleren en data slim te gebruiken, kunt u uw doelen efficiënt bereiken. Ontwikkel bovendien een visie op hoe uw toekomstige BI-systeem eruit zal zien – of het de bestaande structuur zal integreren of vervangen. Pas nadat u een gedegen BI-implementatiestrategie hebt opgesteld, kunt u verder gaan.
2. Professionals aanstellen voor de BI-implementatie: Zodra de strategie is ontwikkeld, moet u een team van professionals kiezen dat deze zal uitvoeren. Het implementatieteam moet vertegenwoordigers van elke afdeling omvatten, omdat business intelligence in wezen een afdelingsoverstijgend probleem is en niet slechts een IT- of financieel initiatief.
Ook medewerkers die bij het project betrokken zijn en met bedrijfsdata werken, moeten worden betrokken. Om de traditionele weerstand tegen verandering te overwinnen, moet het hele personeel van de organisatie zorgvuldig worden geïnformeerd over de voordelen die de BI-implementatie voor ieder individu met zich meebrengt.
3. Definieer relevante KPI's: Analyseer de bedrijfsdoelstellingen en pijnpunten van uw organisatie om te bepalen welke KPI's cruciaal zijn, welke zeer effectief zijn en welke kunnen worden weggelaten. Organiseer de KPI's in categorieën om het wervingsproces te versnellen.
Enkele voorbeelden zijn projectmanagementstatistieken (ROI en productiviteit), financiële indicatoren (nettowinst, omzetgroei, liquiditeitsratio), marketinggegevens (kosten voor klantacquisitie, kosten per lead, conversieratio), klantstatistieken (verkeer op sociale media, klantwaarde gedurende de levensduur, maandelijks aantal nieuwe klanten) en HR-indicatoren (kosten per aanwerving, nettowinst per medewerker). Weten welke KPI's je gebruikt om de prestaties binnen de hele organisatie te meten, is ook van groot belang.
4. Zoek een betrouwbare softwareleverancier: Moderne bedrijven zijn sterk afhankelijk van IT. Daarom is het gebruik van de juiste softwareoplossingen essentieel voor de integratie van bedrijfsinformatie. Natuurlijk kunt u proberen dit zelf te doen en vertrouwen op uw interne team.
In dit geval zou het team moeten bestaan uit een projectmanager, een data-kwaliteitsanalist, een applicatieleider en ETL- hoofdontwikkelaar, een data-mining specialist, een data- en databasebeheerder en een projectmanager.
5. Kies de juiste BI-technologie en -tools: Er is tegenwoordig een grote verscheidenheid aan business intelligence-technologieën en -tools beschikbaar. Om een verstandige keuze te maken uit het aanbod, is het belangrijk om rekening te houden met uw functionele behoeften en niet-functionele vereisten (beveiliging, prestaties, beschikbaarheid, enz.).
Uw beslissing wordt sterk beïnvloed door de manier waarop u de gegevens verzamelt, visualiseert en met de statistieken omgaat. Kant-en-klare oplossingen volstaan als uw data-intelligentieactiviteiten van gemiddelde omvang zijn. Als u echter diepgaande analyses wilt uitvoeren, overweeg dan te investeren in gespecialiseerde tools die beter aansluiten bij uw visie op business intelligence.
U kunt het gedoe van het selecteren van BI-tools echter vermijden door de gekozen leverancier volledige controle te geven over alle technische aspecten, wat doorgaans de beste aanpak is.
6. Denk aan de infrastructuur: Gegevensopslag en het BI-platform zijn de twee essentiële infrastructuurcomponenten die nodig zijn om business intelligence-projecten te realiseren. On-premise databanken worden gezien als verouderd en omslachtig, en kunnen de enorme hoeveelheden data en de steeds veranderende eisen aan datamanagement van vandaag de dag nauwelijks bijbenen.
Daarom kiezen de meeste bedrijven voor enterprise data warehouses (EDW), die grote hoeveelheden data uit talloze systemen en applicaties (zoals ERP, CRM en HRM) effectief kunnen verwerken en opslaan. Lokale BI-platformen zijn bovendien verouderd en worden steeds vaker vervangen door clouddiensten.
Probeer hybride oplossingen die het beste van beide werelden combineren, als een evenwichtige afweging tussen de mate van controle en de opslagkosten die beide bieden.
7. Gegevensvoorbereiding: Het voorbereiden van de gegevens neemt ongeveer vier vijfde van de tijd in beslag die nodig is voor de ontwikkeling van BI. Datasilo's, een fenomeen waarbij verschillende afdelingen mogelijk verschillende tools, technieken, codes, opslagpatronen, enz. gebruiken, moeten als eerste worden aangepakt. Er zijn andere kwaliteitsindicatoren voor de gegevens waarmee rekening moet worden gehouden zodra de gegevensintegriteit is gewaarborgd (volledigheid, validiteit, consistentie, relevantie, nauwkeurigheid, uniciteit).
8. Start een feedbackloop: De huidige projectstatus moet worden geëvalueerd, eventuele aanpassingen moeten regelmatig worden doorgevoerd en er moeten bijeenkomsten met de BI-stakeholders worden gepland.
9. Begin klein: Het is sterk aan te raden een proef te starten met een paar belangrijke KPI's. Verzamel feedback over de effectiviteit en eventuele knelpunten om het algehele plan te verbeteren (indien nodig).
10. BI-implementatie op grotere schaal: Nadat u ervoor hebt gezorgd dat de nodige aanpassingen zijn gedaan en uw aanpak effectief is, kunt u business intelligence integreren met aanvullende KPI's. Om het project te voltooien en de gewenste resultaten te behalen, is het belangrijk om het proces regelmatig te evalueren en de probleemgebieden te optimaliseren.
LEES MEER: Waarom u de Agile-methodologie zou moeten gebruiken in uw business intelligence-project