Oorspronkelijk geplaatst op: Futureofsourcing
In een exclusief artikel deelt Siddharth Poddar, Practice Head Procurement Insights bij Polestar Solutions, zijn inzichten in de noodzaak van een volwassenheidsmodel voor inkoopanalyses, de belangrijkste stappen om de volwassenheid van inkoopanalyses te beoordelen en te verbeteren, en hoe een duurzaam programma voor inkoopanalyses kan worden opgebouwd.
Het is alweer 3 jaar geleden dat de Covid-19-pandemie begon, en het is moeilijk te geloven wat de wereld in die 36 maanden allemaal heeft meegemaakt. Gelukkig is Covid-19, op een paar landen na, vrijwel uit de krantenkoppen verdwenen en proberen bedrijven over de hele wereld het tempo van vóór de pandemie weer op te pakken. Desondanks blijven bedrijfsleiders pessimistisch over de economische situatie, met als waarschuwingen inflatie, risico's in de toeleveringsketen, veranderingen in het handelsbeleid, de wereldwijde energiecrisis en de vrees voor een naderende wereldwijde recessie.
Organisaties hebben op verschillende manieren gereageerd om zich voor te bereiden op deze economische onzekerheid en de steeds dreigende recessie. Sommige reacties krijgen de meeste aandacht, zoals ontslagen, herstructureringen, managementwijzigingen, het doorberekenen van hogere kosten aan klanten, het verkleinen van verpakkingen om de prijs en marges te behouden, enzovoort. Veel andere organisaties kijken intern om de benodigde efficiëntieverbeteringen te vinden om een moeilijkere markt het hoofd te bieden.
Een aspect dat veel aandacht krijgt in deze zelfreflecties, maar waar weinig vooruitgang wordt geboekt, is het gebruik van data door inkoopmanagers bij besluitvorming. Jaar na jaar wijzen CPO-onderzoeken een groter gebruik van data aan als een belangrijke prioriteit voor inkoopmanagers, maar slechts weinigen boeken concrete vooruitgang, zoals blijkt uit dit onderzoek uit 2023 onder wereldwijde CPO's, waarin maar liefst 85% aangeeft het gebruik van data te willen uitbreiden.
Figuur 1: Het perspectief van de CPO op het benutten van data voor inkoopanalyses.
De behoefte aan een volwassenheidsmodel voor inkoopanalyse
Hoewel elke organisatie streeft naar een toonaangevende, volwaardige inkoopfunctie, zal elke organisatie haar eigen uitdagingen en traject naar volwassenheid kennen. Traditionele fysieke bedrijven met handmatige werkprocessen zullen bijvoorbeeld een ander uitgangspunt hebben dan digitaal georiënteerde bedrijven.
Om een gelijk speelveld te creëren, investeren inkooporganisaties fors in digitale transformatieprojecten en een scala aan geavanceerde inkooptechnologieën en -tools. Het rendement op deze investeringen moet echter nog blijken of adequaat worden geëvalueerd.
In de kern wordt van inkoop verwacht dat het vier belangrijke doelstellingen dient:
Figuur 2: Gebieden waar waarde wordt geleverd door inkoop
Verbeterde dienstverlening – Maak het proces efficiënter voor zakelijke gebruikers en vergroot de betrokkenheid van bedrijven bij inkoop.
Verbeterde relaties met leveranciers – Zorg voor continuïteit van de levering, verbeter de prestaties en het risicoprofiel van leveranciers en bied belangrijke leveranciers zinvolle groeimogelijkheden.
Verbeterde winstgevendheid – Zorg voor budgetconforme prestaties, realisatie van besparingen op de winst- en verliesrekening, verbetering van het werkkapitaal en nog veel meer.
Inzicht in groeifactoren – Help bedrijven duurzame keuzes te maken bij inkoopbeslissingen, integreer AI/ML in besluitvorming en onderzoek de mogelijkheden van verrijking met behulp van data van derden.
Het meten van deze cruciale inkoopdoelstellingen kan mogelijk worden gemaakt door een efficiënt inkoopanalyseprogramma. Veel organisaties stuiten echter op bepaalde obstakels die hen ervan weerhouden belangrijke inzichten uit hun inkoopgegevens te halen. Vaak worden de kwaliteit van de gegevens en een gebrekkige integratie genoemd als de twee meest genoemde factoren die de implementatie van een op analyses gebaseerd besluitvormingskader voor inkoop belemmeren.
Deze twee redenen zijn echter slechts het topje van de ijsberg. Er moeten meer factoren worden onderzocht om de volwassenheid van inkoopanalyses binnen een organisatie te beoordelen.
Belangrijke stappen om de volwassenheid van inkoopanalyses te beoordelen en te verbeteren:
Om de mystiek rondom inkoopanalyses te ontrafelen en ze effectief in te zetten, zijn helderheid van denken, prioritering, intensieve samenwerking met IT en de business en een flinke dosis geduld essentieel. Hieronder vindt u een raamwerk dat inkoopmanagers kunnen overwegen bij het beoordelen van de volwassenheid van hun inkoopanalyses en het doorvoeren van verbeteringen.
1. Beoordeling van de belangrijkste toepassingsgevallen van analyses in relatie tot elk van de waardecreatiegebieden van inkoop (Figuur 2).
Het identificeren van prioritaire analyse-usecases voor elk van de waardeleveringsgebieden is van cruciaal belang. Er kunnen enorm veel usecases zijn die optimalisatie vereisen, waardoor prioritering enorm helpt om de focus te behouden. Voor een relatief nieuwe inkoopafdeling kan het verbeteren van de doorlooptijd van aanvraag tot inkooporder om aan de bedrijfsbehoeften te voldoen, een hogere prioriteit hebben dan het verbeteren van de contractdoorlooptijd, wat een minder frequente activiteit is.
2. Gedetailleerde evaluatie van elk analysegebruiksscenario op basis van de 5 componenten (Figuur 3).
Om de prioriteitslijst met toepassingsmogelijkheden voor analytics te bepalen, kunt u een aantal fundamentele vragen beantwoorden om de volwassenheid van de analyse te beoordelen. Voorbeelden van vragen zijn, maar niet beperkt tot:
Gegevensbronnen
Worden alle gegevensbronnen die bijdragen aan de gebruiksscenario's consistent gebruikt?
* Kunnen de via de bronnen verkregen gegevens als betrouwbaar worden beschouwd?
Data Estate
Hoe effectief is de samenwerking tussen de IT- en inkoopafdeling?
Kunnen de gegevens uit deze gegevensbronnen automatisch naar een datawarehouse worden verzonden?
Welke transformaties moeten er op de data worden uitgevoerd voordat deze in het datawarehouse wordt geladen?
Rapportagekader
Wordt er een standaard rapportagecyclus gevolgd?
Wordt de rapportage via een systeem/applicatie gedaan in plaats van in Excel?
Welke leidende en achterlopende statistieken worden bijgehouden?
* Zijn deze meetwaarden representatief voor wat we willen optimaliseren?
Besluitvormingskader
Is er een team dat de taak heeft om inzichten uit de bedrijfsstatistieken te halen?
Worden er corrigerende maatregelen genomen op basis van de gegevens?
Geavanceerde analyses
Gebruikt u machine learning-modellen om datapunten te voorspellen?
Ziet u enige meerwaarde in geavanceerde analysemodellen die door data science-teams zijn ontwikkeld?
3. Reflectie op de resultaten en ontwikkeling van een stappenplan voor verbetering
De evaluatie van de antwoorden op de zelfbeoordeling kan een goed beeld geven van de acties die ondernomen kunnen worden om een meer volwassen inkoopanalysepraktijk te ontwikkelen. Voor de meeste organisaties is het van cruciaal belang om rekening te houden met het aspect van verandermanagement dat met de transities gepaard gaat. Technologische vernieuwingen kunnen relatief eenvoudiger verlopen door een cultuur van op analyses gebaseerde besluitvorming te creëren, maar ze kunnen ook complexer zijn en de hulp van partners vereisen. Beloningen en erkenning zijn eveneens belangrijke factoren bij het institutionaliseren van een analysecultuur.
4. Periodieke herbeoordeling van de volwassenheid om de vooruitgang te evalueren.
Een verandering omwille van de verandering is zelden duurzaam. Verandering moet aanvoelen als een logische evolutie om een welkome en blijvende culturele verschuiving te worden. Daarom is het belangrijk om regelmatig te evalueren of de nieuwe meetmethode de verwachte waarde oplevert. In het geval van de verbetering van de doorlooptijd van aanvraag tot inkooporder: als de tevredenheid van stakeholders over de inkoopondersteuning niet verbetert, ondanks de verbetering van de KPI-cijfers, is het wellicht nodig om kritisch te kijken naar de compromissen die zijn gesloten om de doorlooptijd te verkorten.
Het opzetten van een duurzaam inkoopanalyseprogramma
Inkoopmanagers moeten beseffen dat inkoopanalyses, net als andere waardevolle ervaringen in het leven, een proces zijn en geen implementatieproject van X maanden.
Hoewel ingrijpende veranderingen in de technische infrastructuur binnen een bepaalde tijd kunnen worden doorgevoerd, zullen blijvende culturele verschuivingen bij het opbouwen van een datagedreven functie aanzienlijk meer tijd in beslag nemen. Het identificeren van belangrijke toepassingsmogelijkheden voor data-analyse, met inzicht in de procesvolwassenheid van een organisatie, is de eerste stap naar een succesvolle implementatie.
Speciaal ontwikkelde meetinstrumenten kunnen uiteindelijk leiden tot zinvolle acties. Zoals eerder vermeld, bestaat er geen universele oplossing om de inkoopprestaties te verbeteren. Daarom is een flexibele en collaboratieve aanpak nodig om geavanceerde kwantitatieve analyses uit te voeren en bruikbare inzichten en waarde te genereren.
Een goed ontworpen data-analyseprogramma stelt organisaties in staat robuuste inkoopstrategieën te formuleren om risico's en volatiliteit te minimaliseren. Het helpt inkoop zich te concentreren op de gebieden waar het waarde levert: een verbeterd bedrijfsresultaat, een betere dienstverlening voor zakelijke gebruikers, verbeterde relaties met leveranciers en het opbouwen van een inkoopfunctie die is voorbereid op onzekere economische, politieke en ecologische uitdagingen.
In een exclusief artikel deelt Siddharth Poddar, Practice Head van Procurement Insights bij Polestar Solutions, zijn inzichten in de noodzaak van een volwassenheidsmodel voor inkoopanalyses, de belangrijkste stappen om de volwassenheid van inkoopanalyses te beoordelen en te verbeteren, en hoe een duurzaam programma voor inkoopanalyses kan worden opgebouwd.