Nulbasisbudgettering - beste praktijken

Invoering

Tal van bedrijven schakelen over naar de herstelmodus na de economische ontwrichting veroorzaakt door COVID-19. De crisis heeft bedrijfsleiders gedwongen om de kostenbeheersing te intensiveren, de liquiditeit te waarborgen en budgetten nauwkeurig te controleren. Naast het nemen van kortetermijnmaatregelen – zoals het terugschroeven van marketingbudgetten of IT-projecten – heeft de situatie geleid tot kostenbesparingen. Denk bijvoorbeeld aan de drastisch lagere uitgaven aan reizen als gevolg van de verschuiving van fysieke vergaderingen en evenementen naar virtuele bijeenkomsten.

Hoewel de hoop groot blijft dat de crisis snel voorbij zal zijn, zijn verhoogde volatiliteit en onzekerheid onmiskenbaar. Dit roept een aantal cruciale vragen op: Hoe kunnen organisaties hun proces voor resourceallocatie en budgettering in de toekomst herzien? Hoe kunnen ze de tactische besparingen die ze het afgelopen jaar hebben gerealiseerd behouden? En hoe kunnen ze deze gedragsveranderingen omzetten in duurzame besparingen – en de kostenstijgingen vermijden die onvermijdelijk optreden wanneer bezuinigingsprogramma's een vast onderdeel worden?

Er bestaat een bijzonder effectieve manier om de kostenbeheersing binnen organisaties te veranderen: via zero-based budgeting.

Overzicht van zero-based budgeting

Pete Pyrr Hij ontwikkelde het idee van zero-based budgeting (ZBB) in de jaren 70 toen hij accountmanager was bij Texas Instruments, VS. Zowel grote bedrijven als private equity-organisaties hebben deze budgetteringstechniek de afgelopen jaren overgenomen. Een gedetailleerde studie van Accenture Strategy uit 2018 over zero-based thinking toonde aan dat deze budgetteringsmethode tussen 2013 en 2017 exponentieel groeide bij de 85 grootste organisaties ter wereld, met een groei van 57 procent per jaar. Tot deze bedrijven behoren onder andere Mondelez International Inc., Kraft Heinz Co. en Unilever PLC.

Het primaire doel van ZBB (Zero Budgeting) is het afstemmen van de uitgaven van een organisatie op de algehele strategische visie van het bedrijf. Een ZBB-aanpak vereist dat organisaties hun budget in elke periode vanaf nul opbouwen en alle onderdelen van het budget valideren die noodzakelijk zijn en aansluiten bij de strategische doelstellingen van de organisatie. Bedrijven van alle groottes en in verschillende sectoren hebben solide resultaten geboekt met ZBB, waaronder hogere winstmarges en veranderingen in de manier waarop leidinggevenden binnen de verschillende bedrijfsonderdelen (LOB's) en andere niet-financiële managers over uitgaven denken.

Verschil tussen nulbasisbudgettering en traditionele budgettering

Nulgebaseerde budgettering	Traditionele budgettering
Het houdt geen rekening met de budgetten van het voorgaande jaar of de jaren daarvoor. Er wordt altijd vanaf nul gebudgetteerd. Dit betekent dat er voortdurend met een frisse blik naar de budgettering wordt gekeken, zonder aannames en doelstellingen uit voorgaande jaren.	Het houdt in dat eerdere budgetten worden bijgesteld zodat ze beter aansluiten bij de werkelijke uitgaven van het bedrijf. Bij traditionele budgettering wordt altijd gekeken naar wat er in het verleden is gedaan en hoe dat is gedaan.
Bij zero-based budgeting is een rechtvaardiging van de uitgaven essentieel. Elke investering wordt in dit type budgettering verantwoord, waardoor het grondiger en realistischer is. Het biedt een scherp inzicht in de verschillende kostenfactoren, waardoor deze budgetteringsmethode een duurzamere aanpak voor kostenreductie vormt.	Traditionele budgettering hanteert een gematigde aanpak en wordt voornamelijk gebruikt om de omzet te verhogen in plaats van manieren te vinden om de kosten van individuele eenheden te verlagen. Het is niet zo specifiek in het verantwoorden van elke uitgave. Het omvat een verhoging van de uitgaven of een kostenverlaging, maar niet tot in de kleinste details zoals bij zero-based budgeting.
Het vergt meer inspanning en tijd, omdat alles grondig wordt geanalyseerd voordat een budget wordt opgesteld. Bovendien is training nodig om ervoor te zorgen dat de budgettering op de juiste manier wordt uitgevoerd.	Het is een gegeneraliseerd model dat minder moeite en tijd kost om te ontwikkelen in vergelijking met een zero-based budgeting model. De implementatie van een traditioneel budgetteringssysteem is minder arbeidsintensief, waardoor elk type bedrijf het snel kan uitproberen.
Beslissingen over budgetuitgaven op basis van nul worden genomen door managers. De uitgaven zijn afhankelijk van welke activiteiten worden uitgevoerd en hoe deze moeten worden uitgevoerd om kosteneffectief te zijn. De focus ligt meer op het optimaliseren van kosten dan op het verhogen van de omzet.	Traditionele budgetbeslissingen worden genomen door het topmanagement van een bedrijf. Ze richten zich meer op hoe bedrijfsactiviteiten moeten worden uitgevoerd. Ze gaan niet dieper in op zaken zoals welke activiteiten prioriteit moeten krijgen.
Het is beter in staat om kostenbesparingen te koppelen aan sets van bedrijfsactiviteiten. Dit maakt de implementatie en opvolging veel transparanter. Het verdeelt de activiteiten op basis van de afdeling waar ze moeten worden uitgevoerd.	Het gaat er meer om een verandering te bepalen die op iedereen van toepassing is, zoals een verhoging van de uitgaven met 1%. Door dit algemene karakter wordt niet gedetailleerd beschreven hoe de activiteiten aan de budgetten zijn gekoppeld, waardoor de implementatie lastig kan zijn.

Voordelen van een nulgebaseerde budgettering

Er zijn diverse potentiële voordelen verbonden aan de nulgebaseerde budgetteringaanpak. Met de juiste implementatie stelt ZBB uw organisatie in staat om

• Daag de status quo uit:Zero-based budgeting stimuleert bedrijven om kritisch te kijken naar wat wel en niet werkt binnen de verschillende processen en bedrijfsactiviteiten. Kostenplaatsen kunnen opnieuw worden gedefinieerd en activiteiten worden onderzocht om ervoor te zorgen dat financiën zo effectief mogelijk worden toegewezen.
• Kosten verlagen en tegelijkertijd de efficiëntie verhogen:ZBB stimuleert afdelingshoofden om efficiënter te werken, zodat een toenemende werkdruk niet actief leidt tot hogere uitgaven – in feite wordt zo bepaald hoe je meer kunt doen met minder.
• Houd de controle over het budget:In tegenstelling tot traditionele budgettering, waarbij veel budgethouders het budget van het voorgaande jaar zonder rechtvaardiging overnemen of verhogen, moedigt ZBB afdelingen aan om alle aspecten van hun budget te herzien voordat ze het indienen. Dit geeft meer controle over de budgetten binnen de organisatie en kan tevens helpen om inefficiënte uitgaven te verminderen.
• Stimuleer continue verbetering in activiteiten:In plaats van eerdere budgetten als basis voor het volgende te gebruiken, stimuleert zero-based budgeting managers om de activiteiten van hun afdeling continu te evalueren en te bepalen waar verbeteringen mogelijk zijn.
• Stimuleer initiatief en flexibiliteit:Om aan de eisen van zero-based budgeting te voldoen, moeten afdelingshoofden creatief, flexibel en verantwoordelijk zijn.

Beste praktijken voor zero-based budgeting

De zakenwereld is ingrijpend veranderd, onder andere op het gebied van operationele processen, bedrijfscultuur en technologie voor financieel beheer. Bekijk enkele van de beste praktijken die organisaties gebruiken om succes te behalen.

# Identificeer de snelle successen

Richt uw zero-based budgeting-initiatief doorgaans op de grotere en stabielere bedrijfsonderdelen die winstgevend zijn, of op geselecteerde overheadkosten (zoals verkoop-, algemene en administratieve kosten) waar de hoge indirecte kosten niet duidelijk in kaart zijn gebracht. Dergelijke keuzes versterken de rationale achter de implementatie van ZBB, maar leveren ook de grootste kostenbesparingen op met minimale verstoring van de rest van de organisatie.

# Bouw een cultuur van afstemming en verantwoordelijkheid op.

Naarmate technologie een beter inzicht biedt in de factoren die kosten en winsten beïnvloeden, kunnen organisaties gebruikmaken van...nulgebaseerde budgetteringom middelen en investeringen soepeler af te stemmen op strategische doelstellingen.

Enerzijds kan ZBB kansen voor strategische uitgaven aan het licht brengen die over het hoofd zijn gezien of niet de moeite waard werden geacht. Volgens de Harvard Business Review gebruikte een bedrijf ZBB om vast te stellen dat de commerciële korting hoger was dan nodig – een uitgave die niet werd geëvalueerd. Een ander bedrijf gebruikte ZBB om een specifiek probleem met de logistieke kosten op te lossen: de arbeidskosten waren niet onderhandelbaar, maar dankzij een ZBB-oefening ontdekte het bedrijf een manier om de kosten te verlagen door te onderhandelen met transporteurs.

ZBB kan er ook toe bijdragen dat men anders gaat denken over hoe uitgaven gepland moeten worden. In plaats van dat de jaarlijkse budgetplanning een routinematig proces is gebaseerd op traditionele uitgavenpatronen, wordt elke uitgave nauwkeurig geanalyseerd op wat deze voor het bedrijf oplevert. Dit proces integreert verantwoording in de besluitvorming.

# Het juiste planningsplatform kiezen

Het succes van zero-based budgeting hangt af van een diepgaand inzicht in de operationele kostenfactoren zoals productiviteitsratio's, activiteitsvolumes en inputkosten – factoren die niet in traditionele plannings- en budgetteringssoftware zijn opgenomen. Deze oudere systemen bevatten alleen sterk geclusterde financiële gegevens en moeten daarom worden aangevuld met aanzienlijke hoeveelheden data uit andere bronnen, zoals spreadsheets. Het bewerken van deze data in aanvullende spreadsheets verhoogt de werkdruk en complexiteit van elk zero-based budgeting-initiatief.

Een aantrekkelijk alternatief is om alle gedetailleerde financiële en operationele gegevens op te slaan in één centraal platform voor financiële planning en analyse, zoals Anaplan. Zo'n platform maakt het eenvoudig om de causale relatie tussen activiteitsvolumes en de daaruit voortvloeiende resourcebehoeften te modelleren. Bovendien biedt de eigen in-memory rekenengine van Anaplan de benodigde rekenkracht om de grote hoeveelheden data te verwerken.

Conclusie

Het is waarschijnlijk waar dat elk bedrijf er baat bij zou hebben om ZBB (Zero-Based Budgeting) op zijn minst eens uit te proberen. Vooral met moderne technologie maakt zero-based budgeting een meer inclusieve en onderbouwde besluitvorming over investeringen mogelijk, en helpt het deelnemers om meer verantwoording af te leggen voor hun beslissingen. Neem contact op metPolestar AnalyticsEen brede aanpak hanteren om tot meer strategische en succesvolle ZBB-programmaresultaten te komen.Boek nu een sessie!